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Este blog está centrado en GTD , pero no es ni mucho menos el único sistema para controlar el flow de trabajo . Quiero hablar de Autofocus , una metodología enfocada a HACER y COMPLETAR nuestras tareas . Mucho más simple, sin tanta infraestructura y centrado en el horizonte inmediato.
El post describe el método, y lo cierro explicando cómo lo utilizo para focalizar en las tareas a realizar , en la fuerza que me aporta para centrarme en mi trabajo y de qué forma complementa mi sistema GTD en la fase de ejecución.
Trabajaremos distribuyendo nuestro trabajo en lotes. Creamos dos listas , una en la que trabajamos la cual permanece cerrada a nuevos inputs, y una abierta donde iremos añadimos todo lo que se nos vaya ocurriendo mientras trabajamos. Una vez confeccionado el lote de tareas a realizar, aplicamos un proceso de selección y ejecución de la tarea . Aquí tienes el proceso al detalle:
- Empezamos a crear nuestra lista volcando sobre la libreta todas las acciones que nos vengan a la cabeza , sin utilizar el pensamiento crítico, sólo recopilamos. Una vez compuesta la ‘cerramos’ y no añadiremos otras tareas. A partir de este momento, todo lo que se nos ocurra lo anotaremos en una segunda lista editable (abierta).
- Hacemos una lectura de la lista creada . Una primera lectura rápida para generar una visión global del trabajo pendiente . En una segunda lectura , revisaremos cada una de las anotaciones hasta sentirnos atraídos por una. Esta atracción puede venir generada por su prioridad o su atractivo.
- Trabajamos en la tarea todo el tiempo que deseemos y si no la finalizamos la tachamos y la anotamos al final de la lista cerrada . Le dedicamos un esfuerzo necesario y continuado.
- Repetimos los pasos de lectura y selección dentro de la lista cerrada hasta que finalizamos las tareas de la lista, o llegamos al punto en que realizamos una lectura sin trabajar ninguna.
- En el caso de finalizar todas las tareas, cerramos la segunda lista dejando de añadir tareas, iniciando una nueva lista abierta y volviendo a realizar el proceso de lectura , selección y ejecución de lo que tenemos pendiente .
- En caso de quedar tareas pendientes en la lista cerrada podemos cruzar la línea entre ambas listas y hacer un pase a la lista abierta aplicando el proceso de lectura, selección y ejecución .
Si no hemos terminado las tareas de la lista cerrada, cuando acabamos de realizar la pasada por la lista abierta tendremos que tomar decisiones sobre lo que tenemos pendiente : Lo desestimamos , lo volvemos a plantear revisando la redacción o la dejamos tal y como está. En estos dos últimos casos añadiremos las tareas al final de la lista abierta y la cerraremos para trabajar con un nuevo lote ( punto 5 ).
Podéis encontrar otros post que os ayudarán a complementar la información de este artículo escritos por Jeronimo Sanchez y Omar Carreño . A vuestra disposición queda la página de Mark Foster y la versión en castellano de la documentación del sistema .
Acoplando Autofocus a mi GTD
Veo Autofocus como una herramienta para potenciar el paso final de mi GTD, el dedicado a hacer mi trabajo. La división de las tareas en acciones y el hecho de contar con un sistema de filtrado permite aumentar la capacidad de focalización de forma notable . Lamentablemente el trabajo no suele ser tan sencillo, las interrupciones primero y las tareas derivadas de las misma actividad que realizamos empañan nuestro horizonte más inmediato .
El sistema de lista abierta y cerrada me permite concentrarme en una lista reducida de actividad extraída de las mis siguientes acciones . Uso el sistema en momentos difíciles, cuando quiero centrarme en proyectos específicos o en acciones procrastinadas por su poco atractivo. Crear una lista sobre papel me ayuda a dejar de lado el resto , como mínimo por unas horas , y facilita la digestión de las obligaciones como algo menos desagradable.
El proceso de lectura – selección – ejecución de las tareas me ayuda a crear un circuito cerrado del que no salgo hasta que he terminado con ese poso en la lista de siguientes acciones . El precepto de trabajar el tiempo suficiente en cada tarea permite no aburrirse de una obligación y desestimarla por la incapacidad. Si no la termino , la anoto al final de la lista cerrada variando la redacción y dejando claro lo que queda por hacer, evidenciando lo que ya he hecho. Es lo mismo pero menos pesado
En cierta forma cambia tu visión sobre los asuntos que no has conseguido sacar adelante. Al revisar lo procrastinado durante la revisión semanal aplico el filtro autofocus . Lo elimino , lo replanteo o me doy otra oportunidad para acabar tal cual. Cuando es necesario dedico una tarde exclusiva a tareas ‘difíciles’ para acabar con ellas .
Si no necesitas toda la infraestructura que ofrecen sistemas como GTD , o tu problema es la fase de ejecución , Autofocus puede ser el giro para rebajar la tensión producida por lo que debes hacer y lo que realmente haces.
Imagen vía claspingwalnut bajo licencia Creative Commons
