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¿Por qué utilizar una metodología? Una metodología no soluciona nada por sí misma, si no contamos con la experiencia de la práctica continuada. Esta nos dota de la capacidad de resolver problemas, afrontar situaciones y crear planes de actuación. Las siguientes líneas pretenden ser un ejemplo de cómo un método como GTD puede ayudarte afrontar problemas comunes. Para cada una de ellas se presentan puntos de respuesta, ampliables a través de los links.
A menudo olvido citas y compromisos
No sólo los marcados en la agenda como una reunión o un acto al que asistir, también las fechas de entrega de proyectos estragos. Si no te das cuenta con suficiente antelación de una fecha clave que requiere una cierta carga de trabajo, te verás obligado a terminar ese asunto en un espacio de tiempo comprimido. El hecho de trabajar bajo presión, con tiempo limitado provocará un encuentro no deseada con el estrés y la realización de una entrega mermada de calidad.
- Registra todo, envíalo a una bandeja de entrada y una vez al día procésalo. Es el momento de introducir las nuevas entradas en la agenda. Es la única forma de dedicar la atención suficiente para mantener al día nuestra agenda.
- Empieza por una revisión diaria de lo que tienes que hacer al día siguiente. Tareas imprescindibles a terminar y un repaso a tu agenda. Refrescas la memoria, y remarcas mentalmente lo indispensable.
- Una revisión semanal te permite examinar tu agenda a semanas vista y anticipar momentos clave como fechas de entrega o el inicio de un nuevo asunto, previniendo posibles problemas y preparando acciones para que no te pille el toro.
Me siento sobrepasado por el trabajo y las responsabilidades
No crees que puedas dar un golpe de timón a la situación actual encauzándola de nuevo. Cada nueva tarea o imprevisto es una carga adicional que incrementar la presión que tienes sobre el pecho. Concibes cada nueva acción a realizar como un problema y no como algo que se debe acabar. Pierdes la perspectiva, ya ni siquiera te planteas en parar y replantear la situación, sólo aspiras a llegar al final de tu jornada .
- Percibes tus problemas como un todo homogéneo y compacto. Desglosa tu actividad en un sistema de listas para verla como algo alcanzable a través de las acciones y proyectos.
- Pon en marcha los 5 hábitos (recopilar , procesar , organizar , revisar y hacer) . Comienza con una gran recopilación inicial, anota todo lo que tienes pendiente, recoge todo lo que tienes que poner en orden y envía a tu bandeja de entrada .
- Una vez recogido, procesa todo el material item por item, y toma una decisión sobre lo que debes hacerse para cada uno de ellos. Estructura lo que hay que hacer en acciones y proyectos, enviando el más inminente a la lista de siguientes acciones.
- Céntrate en la lista de siguientes acciones.
Tengo la sensación de ser arrastrado por las circunstancias
Te centras en lo más inmediato, el día a día. Si todo va bien es bastante agradable, el problema llega cuando levantas la vista y miras más allá de la actividad ordinaria:
No hay nada, niebla, como mucho ilusiones y deseos poco realistas.
Si las cosas van mal te encuentras con el culo al aire sin esperarlo. Si te quedas sin trabajo deberás ocuparte en solucionar lo más inmediato pero si cuentas con objetivos bien acotados tienes algo a lo que agarrarte.
- Mantente proactivo, preocupado de que tus asuntos pendientes no se conviertan en problemas. Identifícalos (revisión diaria -semanal), traduce los mismos a acciones y envíalos a tu inbox para ser procesados e introducidos en el sistema de listas.
- Crea un gráfico con tus áreas de responsabilidad para ayudarte a realizar el primer punto. Repasa cada zona y extrae los puntos conflictivos a anticipar.
- Empieza por marcarte un objetivo a uno o dos años vista, de forma realista y pragmática. Trabaja dando prioridad a las acciones y proyectos que se deriven, es tu primera gran batalla .
- Dedica tiempo a estudiar tus valores como persona y como profesional. Crea una visión de futuro, contesta a la pregunta ¿Como me gustaría que fuera mi vida dentro de 5 años?
Retraso compulsivamente tareas
Gestionas tu flujo de trabajo, tu agenda y te encuentras que determinadas tareas se enquistan en la lista de próximas acciones. Tardas mucho en quitártelas de encima, y cuando lo haces es a toda prisa, a disgusto y con una evidente falta de atención al detalle. Has intentado evitarlo marcando la prioridad de la tarea, destacando por encima del resto, pero no hay manera .
- Elimina los sistemas de priorización para elegir una tarea. Decide que vas a hacer escogiendo el contexto en que te encuentras ahora, del tiempo y la energía que dispones. El resto vendrá solo.
- Identifica durante la revisión semanal las acciones y proyectos que cuesta terminar. Toma una decisión , replantea la acción, motívate recordando la finalidad del proyecto y si es necesario, vuelve a recurrir a la planificación natural para replantear el tema
Me cuesta priorizar
De hecho priorizar no es tu fuerte. Has intentado establecer un sistema para ‘destacar’ las tareas más importantes, pero las interrupciones, las urgencias te ahogan. Y cuando no son los imprevistos lo hace la simple desgana, por lo que sea olvidas los criterios marcados y acabas dando respuesta a lo más inmediato. Muchos días te das cuenta que te vas a casa dejando las mismas tareas importantes en la lista.
- Crea una infraestructura productiva, definiendo tus metas i responsabilidades, esta será la guía que marque tus prioridades (Ver post ejemplo).
- Ocúpate de no dejar vencer fechas límite y de entrega
- Ocúpate de tus áreas de responsabilidad
- No olvides que la línea entre lo personal y profesional no existe
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