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Todos nos interesamos por cómo podemos hacer mejor las cosas, por agilizar el trabajo, hacer más y mejor y en definitiva funcionar de forma más inteligente.
Cuando empiezas a buscar «cómo hacerlo» te sumerge en la red y empiezas a pescar entre post y vídeos que hablan sobre cómo mejorar algún aspecto concreto: ¿Cuáles son los 10 hábitos que pueden marcar la diferencia?, algún review de una herramienta maravillosa para mejorar tu organización personal… multitud de sugerencias para mejorar tu productividad …
Piezas inconexas y parches con los que no alcanzarás ninguna mejora significativa. Quizás un cambio superficial, la sensación de que algo va mejor simplemente porque funciona de una forma diferente, pero al final la sensación se desvanece y vuelves al punto de partida.
Si quieres una mejora persistente y en profundidad necesitas algo más: Encontrar un sistema.
Saber qué hacer en cada momento
«Con un sistema no necesito pensar en cómo hacer las cosas cada vez que se presenta un problema «
La carga de trabajo sigue existiendo pero un sistema te aporta claridad. Desaparece el ruido derivado del «como me he de organizarme». Tener una forma pautada de actuar me permite responder de forma automática a las incidencias y problemas que van surgiendo durante el día a día.
Por ejemplo:
Una llamada de un cliente. Hablo con él y anoto las peticiones comentadas. Los envío a mi bandeja de entrada.
Al final de la mañana o de la jornada proceso mis bandejas de entrada. Transformo cada petición en acciones que puedo realizar y si las realizo ASAP o las demoro.
Durante mi revisión diaria y semanal en haré el seguimiento.
Hay un proceso definido sobre cómo actuar y tratar los asuntos. Desaparece las preocupaciones innecesarias derivadas de intentar decidir en caliente y con criterios diferentes sobre cada asunto que nos llega.
Un sistema para centrarte en lo importante
«Lo importante no es tu organización, lo importante es tener claro cuáles son tus prioridades, saber transformarlas en actividad realizable y dedicar tu tiempo y energía a hacerlas realidad»
Quien se interesa por la organización personal, por la productividad y la efectividad llega un momento en que se pierde. Centra su foco en organizarse mejor en lugar de saber dónde quiere llegar y caminar para alcanzar la meta.
Innovar en la tu sistema de organización es una cortina de humo. Es una forma sofisticada para mantenerte ocupado mientras no consigues nada tangible.
Disponer de un sistema estable te permite olvidar todo este abanico de detalles y re-enfocar en lo que es importante de verdad: Obtener resultados.
Complementar tu sistema
Getting Things Done (GTD) es un sistema que me ha permitido ordenar mi vida. Establece una serie de pautas sobre cómo gestionar tu actividad a través de 5 pasos y un sistema de listas, aún así no da respuesta a todas mis necesidades.
Uno de mis grandes problemas era dar continuidad a mis objetivos. Al cabo de uno o dos meses los grandes proyectos se ralentizan y se detenían. Necesitaba encontrar una correa de transmisión que me permitiera seguir llenando mis listas de actividad relacionada con mis metas.
El post explica cómo a través de una lista de control y unas pautas simples para revisarla doy solución al problema. Siempre estableciendo unas pautas estables, que no cambian cada vez que reviso la lista y que me permiten centrarme en hacer no en pensar que tengo que hacer.
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Como comentaba al inicio del post nos atraen los artículos y los vídeos que nos prometen una mejora a través de una píldora (de conocimiento).
En el mejor de los casos nos dan una respuesta parcial, un parche a un problema concreto. En el peor de los casos crean confusión y aumentan el ruido.
Si eres una persona que busca una mejora en su productividad personal deja que te diga que no hay soluciones mágicas, ni trucos ni herramientas que puedan representar un aumento significativo de tu eficacia.
Para lograr una mejora consistente encontrar y crear un sistema. Como siempre yo me quedo con Getting Things Done (GTD)
Si ya lo has encontrado, trabajar con él de forma constante y hazte preguntas sobre cómo se desempeña tu actividad. ¿Qué necesidades derivadas de la gestión de tu actividad te quedan por atender? ¿Puedes crear un procedimiento sencillo y pautado para atenderlas?
¿Te ves capaz de crear tus propios elementos para completar tu sistema?
