Treballar en projectes i sobretot aconseguir tancar-los. Obtenir resultats i treure la feina endavant, una cosa que per molt sistema de productivitat tinguis no sempre és fàcil.

Estic cansat de que la meva llista de pròximes accions s’ompli de temes anecdòtics i que el gruix dels projectes siguin  per atendre assumptes d’intendència o projectes inconnexos. Accions que no són res més que colesterol que obstrueix la meva productivitat.

La qüestió és que per molt conscient que en sigui es continua omplint. Vaig pensar que es solucionaria marcant unes pautes clares com no fer res que no estigui relacionat amb els meus objectius o amb la meva visió a llarg termini, aplicar un filtre per tal de realitzar només els projectes/accions imprescindibles durant la següent setmana etc…

Tot i tenir uns efectes balsàmics encara em faltava alguna cosa. Els resultats no fluïen com jo creia que havien de fluir. Massa poc a poc, massa projectes abandonats o encallats, massa vies mortes…

Quina és la llista guia del teu sistema?

Gestionem les nostres accions pendents distribuint els nostres assumptes, les accions i projectes, en diferents llistes segons el seu estat.

T’has preguntat mai quina és la llista central del teu sistema de productivitat?

En el cas del meu GTD (Getting Things Done) sempre havia estat la llista de pròximes accions. És allí on es concentra l’activitat que consultava contínuament deixant la resta de llistes a l’ombra.

La llista guia és el centre de gravetat de la teva activitat. On dirigeixes la teva atenció constant per saber que has de fer – @davidtorne Click To Tweet

Donar el rol de llista guia a les pròximes accions provoca una dispersió de la teva atenció per la quantitat massa amplia i irrellevant d’assumptes.

La llista es recarrega un cop a la setmana amb la revisió setmanal. És llavors quan es carrega amb un “core” d’accions importants. Actualitzes els projectes que has de fer i la seva pròxima acció. 

Però a mesura que va avançant la setmana tendeix a omplir-se d’accions de baixa intensitat. Recordatoris, accions de manteniment  etc…  

Ens costa continuar centrar l’atenció en els assumptes del “core” i tendim a obrir-nos a altres a activitat de menor valor.

Canviar les pròximes accions per projectes

Fa alguns mesos  vaig canviar la forma de fer la meva revisió setmanal. Començo confeccionant una llista de projectes a treballar la pròxima setmana.

La confecciono amb les meves noves obligacions laborals i personals, els projectes que han quedat inacabats l’anterior setmana i repassant la llista “aquesta setmana no” (per activitat incubada però realitzable a curt termini).

És una llista preliminar. Un cop he especificat els diferents elements confecciono una llista definitiva no més gran que una pàgina A5 de llibreta, plantejant la redacció de cada element com si ja hagués estat assolit (destacant així quin és el resultat real a aconseguir):

Ja ho he mencionat moltes vegades, no és el mateix “Programar el tancament contable per la aplicació web” que “El tancament contable de l’aplicació web esta funcionant en l’entorn de proves”.

Avantatges i problemes que em resol

Limitar el nombre d’assumptes en els que treballaréPrioritzo que faig i a que dedico atenció. Centro l’atenció en el més important i immediat i  incubo la resta.
Simplifica el manteniment del sistemaLa llista pels projectes es toca una vegada a la setmana. Molts cops ni declaro les següents accions.
Replantejar els projectes no assolits amb facilitatDeclarant l’enunciat de forma diferent, rebaixant el resultat o treballant un altre aspecte.
Combina professional i personalÉs la forma més senzilla i integrada que he trobat fins ara per combinar ambdós àmbits en el mateix sistema.
Una forma eficaç de definir l’activitat importantDefineixes el “core” de la teva activitat fins la propera revisió.

Amb un cop d’ull se el següent pas de cada projecte i el seu estat. Mantenir el full al meu costat mentre treballo és la forma més accessible per refrescar la memòria.

La llista de projectes no és una llista tancada però difícilment hi entra res més. En el cas dels projectes professionals difícilment s’acaba la feina.  En els personals destino l’excedent a un altre tipus d’oci.

Molts cops ni em molesto a escriure la pròxima acció. Mirant la llista de projectes ja se que he de fer.

Dos dels grans problemes del meu sistema de productivitat era que combinar activitat personal i professional no era eficaç. No em resultava satisfactori. El fet de declarar l’activitat professional al sistema personal (GTD) era redundant i no m’aportava res.

Ara mantinc una llista mínima on combino ambdues activitats sense esforç.

L’altre gran problema era com replantejo aquella activitat no resolta l’anterior setmana. Em resulta molt més fàcil tornar-la definir, sovint rebaixant el resultat a un de més modest.  Un pas més petit ajuda a avançar i permet eludir la procrastinació al aturar-se el projecte.

La llista de pròximes accions

La llista de pròximes accions a quedat reduïda a una llista de accions-recordatori de coses que vull o he de fer no relacionades amb els projectes: cerques a google, compres, temes d’intendència i poca cosa més.

Llistes d’elements del sistema GTD

Les pròximes accions dels projectes les declaro en contades ocasions. Ho faig per definir l’activitat i prendre aquelles decisions que m’ajuden a entendre quina direcció prendre i que he de fer realment. 

La consulto esporàdicament, amb sort una vegada al dia i en el moment quan tinc temps pels assumptes de baixa intensitat (caps de setmana).

Un sistema directe amb un manteniment mínim, que m’ajuda a centrar-me en el més importat i obtenir resultats. Què és pot demanar més?

No és res més que alinear  els resultats desitjats amb la teva activitat. Hi ha gent que ho aconsegueix  d’una forma més formal, més cartesiana, seguint GTD al peu de la lletra… i d’altres el hackegem sense sortir-nos de marc definit per David Allen.

Fins aquí un altre post de la serie així treballo jo. Si teniu alguna pregunta o voleu un aclariment us animo a enviar-me el vostre comentari al post o un tweet dirigit a @davidtorne

Photo by Vince Fleming on Unsplash

Opt In Image
Llista privada
Els artícles directe a la teva safata d'entrada

 

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.

Em convides a un cafè?

Buy Me A Coffee
Escric sobre productivitat, hàbits i habilitats perquè m'agrada i com a vehicle per aportar quelcom als lectors. Si t'agrada, t'aporta i t'ho pots permetre convida'm a un cafè. T'estaré agraït i m'animaràs a continuar.