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Acción: Productividad personalPensé en escribir sobre las características más curiosas de un sistema de listas para tus tareas pendientes, pero lo primero que me vino a la cabeza fue porque tengo que tener un sistema de listas, ¿es lógico no?
¿Por qué debo tener un sistema de listas para administrar mis temas pendientes?
Pues porque de alguna manera debes administrarlos y ya te digo ahora que con una lista de temas pendientes o de acciones a realizar no tienes suficiente.
La filosofía de un sistema de listas es disponer de una por cada uno de los estados en los que se encuentra aquella acción a realizar. Te propongo un esquema de listas con los estados más frecuentes:
- Próximas acciones: Para las acciones que debes realizar ahora. En una ventana de 7 días.
- En espera: Acciones delegadas o aquellas que necesitan que ocurra algo para ser reanudadas.
- Esta semana no: Acciones que no realizarás esta semana pero que pueden ser realizadas la próxima o posteriores.
- Algún día/Quizá: Proyectos futuros y deseos. Un almacén de ideas para tu actividad.
- Proyectos. Lista de resultados a lograr. Cada actividad es una tarea que completar necesita más de una acción independiente.
(*) A esta lista le falta una especial que comentaremos en el próximo punto, llamada inbox o bandeja de entrada.
Con las anteriores listas controlas todos los estados posibles de una acción y por tanto sabes si debes hacerlo ahora o puedes demorarla. El gran QUE es que controlas lo que debes hacer y lo que no debes hacer a la vez.
Las listas están basadas en el sistema GTD de David Allen.
¿Por qué necesito una bandeja de entrada?
En nuestro ecosistema se encuentra un elemento llamado la bandeja de entrada. Cuando digo esto piensas en tu correo electrónico, en cómo entran los correos nuevos en la cuenta y se depositan en la bandeja.
El concepto en tu sistema de listas es el mismo, una lista abierta donde se puede incorporar contenido en cualquier momento, ya sean ideas, e-mails que lleguen, peticiones de terceros etc… Los incorporas a tu bandeja de entrada y esperarás el momento de procesarla para darles entrada a la lista que toque según su estado (ya hablaremos de ello).
No hace falta que te esmeres en redactar lo que debes hacer, únicamente una nota telegráfica para recordar que debes hacer y depositarlo en un espacio de fácil acceso. Sí, puedes tener muchas bandejas de entrada, una libreta, una app de notas, una bandeja física sobre la mesa o los inbox de tus múltiples correos electrónicos. Todas serán procesadas en el momento que toque.
La gracia de ello es la de no contaminar el resto de listas del sistema con actividad espontánea que no se han “trabajado” previamente para que sean suficientemente comprensibles y se puedan accionar, en otras palabras mala redacción, no evaluar bien si es una sola actividad y si debes realizarla ahora.
Cómo introducir contenido en mi sistema de listas
Llega un momento en que las bandejas de entrada deben vaciarse y debes dar entrada al contenido a tu sistema de listas. Recuerda, debes convertir cada elemento en una acción, archivarlo o eliminarlo.
¿Por qué es tan importante ese momento? Porque es cuando tomamos decisiones. Decidimos que debemos hacer exactamente, cuál es el siguiente paso a realizar para resolver un problema, atomizamos esta cuestión dividiéndola en acciones y proyectos, en actividad realizable que nuestro sistema puede digerir.
«Por una parte pensamos que debemos hacer, por otra definimos la actividad con precisión y finalmente la enviamos a una lista del sistema para hacerla cuando corresponda.»
Procesar/transformar los elementos de la bandeja de entrada es todo un mundo, si quieres puedes leer este artículo para hacerte una idea más aproximada. (Click aquí)
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La cuestión es si vale la pena todo este trabajo para organizar tu actividad. ¿Lo vale? Por supuesto que sí. Todo el trabajo se enfoca a dos cuestiones primordiales:
- Poder ejecutar tu trabajo pendiente sin tener que preocuparte de otra cosa, sin que ninguno de los cientos de detalles relacionados con la organización interfiera.
- Vaciar tu mente de la necesidad de recordar todos o parte de los detalles de tus proyectos o tareas. Al tener todo en una app de listas o en un cuaderno escrito, tu mente se libera y queda disponible para crear.
En el fondo, lo que debe proveerte un sistema de productividad personal es algo bastante simple. La respuesta a la pregunta “¿Qué es lo siguiente que debo hacer?”
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