Típicos errores al implementar GTD

Imagen vía 30heme bajo licencia Creative Commons

Como final a la serie de posts sobre la implementación del método GTD quisiera repasar los problemas más comunes con los que se puede encontrar un rookie. Malas interpretaciones de los conceptos básicos de esta disciplina pueden llevar a la pérdida de efectividad a la hora de aplicarla, o a su abandono en caso de caer en demasiados baches como los que a continuación se presentan.

Definición de las tareas. Hay que ser preciso y conciso a la hora de redactar las tareas. En una frase, debemos resumir la acción a realizar. Tareas como: Buscar información crear empresa, Trabajar en el diseño de la web son dos ejemplos de inconcreción que no definen dónde empieza y dónde acaba la acción.

Atomizar los proyectos. Los proyectos deben ser tareas compuestas de varias acciones físicas. No podemos definir un proyecto como Mi blog, Diseño de la imagen corporativa, tenemos que crear proyectos más específicos: Publicar Impuesto sobre la película la red social, donde cada uno de los pasos para realizarlo sería una tarea del proyecto. Sólo así conseguiremos avanzar hacia nuestras metas sin perdernos -o desviarnos – por el camino.

Uso de las listas para archivar. En los proyectos, sobre todo en los primeros intentos de implementar su seguimiento en GTD, dejaba una o dos notas definitorias del proyecto, o con material de consulta esencial dentro de la lista, para tenerlos a mano. Mezclar material de consulta y tareas a realizar crea confusión, y corrompe el sistema difuminando la línea entre archivos y tareas.

No llevar alguna herramienta para recopilar encima durante todo el día. Las ideas vienen y van, y a veces no vuelven. Pensamos que las podemos retener en la memoria, pero eso va contra la filosofía GTD: Vaciar nuestra mente de cargas innecesarias. El hecho de llevar una pequeña libreta nos evitará olvidos y la posterior frustración al sentir que se nos ha escapado alguna buena idea.

Como extensión del anterior punto mencionar el hecho de contar con herramientas adecuadas. Contar con una aplicación / herramienta para recopilar todas las ocurrencias que queramos transformar en acciones, y tener a mano calendario o agenda para anotar nuestros compromisos y eventos, que sean sencillos de utilizar es básico para seguir trabajando con GTD, y afianzar su el uso. Ejemplo: Implementar GTD con una aplicación informática cuando no se tiene facilidad con los ordenadores puede ser un obstáculo insalvable.

Otro de las trampas para los iniciados en GTD es el de sobrecargar la lista Próximo / Siguiente con un número de tareas excesivo. El hecho de crear una lista que parece no acabarse desmotiva, si además sabemos que algunas de éstas tareas no se harán en los próximos días, sino que se solucionarán en el periodo de una o varias semanas puede convertirse en algo similar a un archivo de tareas a corto plazo. Debemos conocer nuestras limitaciones, fijar un máximo de tareas y trabajar con varias listas para diferentes tipos de tareas son soluciones para no caer en esta costumbre.

Sin duda uno de los peores errores en el que uno puede caer es el de no tomarse suficientemente en serio la revisión semanal. No dedicarle un tiempo predeterminado, no programarla correctamente -evitando interrupciones- puede acabar convirtiendo este momento clave en una acción superficial y sin ningún valor. Un momento para reordenar nuestros pensamientos e ideas, para ajustar nuestro sistema, puede acabar siendo una mera tarea periódica.

Seguro que me he olvidado de algún error importante a la hora de implementar GTD. ¿Qué problemas o malas costumbres os habéis encontrado al iniciaros en este método productivo? No olvidéis hacer vuestra aportación en forma de comentario :)

  • Joaquin Bresan

    Típicos errores al implementar GTD