Revisando GTD: Desglosando el seguimiento semanal

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El momento cumbre  de la semana llega los sábados cuando miro atrás y me dispongo a hacer la revisión semanal. Es la forma que tengo de resintonizar mi sistema GTD, puliendo todas aquellas imperfecciones y corrigiendo los desvíos que van surgiendo. Desincronización. Una parte importante del sistema consiste en aplicar de forma estricta sus preceptos básicos, adaptándolos –de forma creativa– a nuestra manera de trabajar. En ambos casos es frecuente el alejamiento del patrón de aplicación, y por tanto una pérdida de eficiencia a la hora de gestionar nuestras tareas. Hace tiempo ya dedique un post a este tema, a continuación presento su desglose y mis particularidades a la hora de aplicarlo.

Para empezar reviso todo lo que tengo pendiente, me refiero a todo lo que me ha caído en las manos durante la semana, correspondencia, correos electrónicos que han quedado pendientes de contestar o que he separado para releer y contestar con más calma. Miro el calendario y añado a la lista para procesar todas las citas de la próxima semana. Una vez finalizado este paso previo, estoy listo para zambullirme en el seguimiento semanal.

Primero proceso mi bandeja de entrada física, convirtiendo todos los papeles, correspondencia, citas y otros asuntos pendientes en una nota en mi bandeja de entrada virtual en Evernote. Reconozco que gran parte de mi correspondencia real y virtual –email– acaba en la papelera, pero concentrar su revisión en un solo día permite dedicar el tiempo (cantidad) y la atención (calidad) necesaria para evaluar si se deriva alguna acción, o se puede desestimar.

El segundo paso consiste en la revisión de las listas GTD. La revisión del contenido de las listas nos permitirá reubicar tareas, desestimarlas y agruparlas para evitar duplicidades. El proceso incluye las listas comunes de GTD y las listas de control que hayamos creado para gestionar tareas específicas. La gestión del material de consulta queda fuera. Revisaremos nuestros archivos periódicamente, una vez al mes. No entran directamente en juego y por tanto no son vitales para su buen funcionamiento, y el movimiento de contenido no es tanto dinámico por lo tanto su organización no se deteriorará a tanta velocidad.

El tercer paso consiste en realizar una recopilación creativa que nos permita realizar un volcado de ideas, un vaciado mental de todas nuestras ocurrencias y posibles proyectos. Personalmente integro este paso en el resto de etapas de la revisión, a través de la relación de ideas y conceptos me he dado cuenta que puedo sacarle más jugo. A la hora de revisar y analizar los diversos temas en curso durante la revisión me van viniendo a la mente todos los detalles pendientes, formas para mejorar el resultado de cualquier actividad u ocurrencias que pueden acabar convirtiéndose en futuros proyectos.

El cuarto paso es la clave para la mejora de nuestros hábitos productivos. En la parte final de la revisión evaluaremos las decisiones tomadas durante la semana en el ámbito productivo. Por eso es importante contar con un registro de actividad diario. Si no disponemos de uno, corremos el riesgo de olvidar o pasar por alto detalles importantes. Repasamos cada uno de los problemas y valoramos la solución aplicada, si ésta no ha sido del todo óptima proponemos una alternativa. Mirarlo en frío, desde la distancia, nos permitirá aplicar una mayor perspectiva. Es importante remarcar que tenemos que realizar la evaluación sin culpabilizarnos, entendiendo que no podemos cambiar de costumbres de un día a otro, variando cada semana detalles que sumándos – al cabo de algunas semanas – hagan evidentes las mejoras.

Por último, y como paso adicional, enumero todas aquellas tareas de crecimiento que he realizado durante la semana y que me han aportado algo nuevo. Todas las acciones que realizamos las podemos dividir en tareas de mantenimiento, que sirven para sacar adelante nuestras tareas y proyectos habituales, y las de crecimiento, nuevas experiencias o conocimientos que nos dan una nueva perspectiva para afrontar nuestras obligaciones. En mi caso es una costumbre que me sirve para no perder el entusiasmo en la buscar continuada de la mejora, una manera de estar lo suficientemente atento a las oportunidades i a los cambios.

Por último, recordar la importancia de dedicar un tiempo predefinido, en un lugar tranquilo, durante el cual podamos centrarnos en realizar la revisión sin interrupciones. Si la realizamos de forma difusa, descentrados, o de forma parcial perderá toda la efectividad, no contaremos con la perspectiva crítica suficiente para decidir qué cambios hay que aplicar para restablecer nuestro sistema.