Bases para la gestión de proyectos con GTD

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En uno de mis primeros post sobre el sistema GTD hacía un repaso de los motivos que me empujaron a buscar recursos y poner en práctica una metodología para aumentar mi rendimiento. La sensación que desaprovechaba mi tiempo libre, el cual invertía en proyectos de carácter personal, se hizo cada vez más intensa. Después de casi un año la situación ha cambiado sustancialmente. Han desaparecido los huecos y el aburrimiento en mi tiempo no laboral. Por primera vez en mucho tiempo avanzo, y eso me satisface.

Pero a pesar de mirar atrás y apreciar el camino recorrido soy consciente de que todavía queda mucho por andar. Mi próximo reto es optimizar la gestión y ejecución de mis proyectos. En el siguiente post muestro algunos de los problemas más comunes, y como los estoy solucionando aplicando GTD al pie de la letra.

No esperéis un decálogo de cómo afrontar un proyecto, ni una lista de consejos y recomendaciones. La primera meta es comprender y consolidar conceptos básicos cómo:  Que entiende GTD cómo proyecto y con que se confunde habitualmente.

En GTD un proyecto es cualquier tarea compuesta por varias acciones simples e indivisibles. Para quien no practica una metodología de gestión de tareas un proyecto puede ser algo más extenso y complejo, por ejemplo: Crear un blog. Sin GTD crearemos una lista titulada Blog Personal donde enumeraremos las siguientes tareas:

  1. Buscar un CMS y un servicio de hosting.
  2. Diseñar el blog.
  3. Crear cuentas en las redes sociales para promocionarlo.
  4. Empezar a crear contenido.
  5. Iniciar campaña de promoción
  6. etc ….

Pasos poco concretos, que cuesta diferenciarlos y que pueden estar compuestos de una gran cantidad de acciones individuales. Probablemente si tuviera que crear un blog y usar GTD para gestionar el proceso cada uno de los anteriores pasos sería un proyecto, el primero quizá lo podría dividir en dos diferentes localizar un hosting y elegir un CMS para estructurar el contenido. Utilizando GTD cogería el paso 4 Crear contenido / Escribir un post, lo transformaría en un proyecto y la lista de acciones resultante sería algo similar a lo siguiente:

  1. Elegir un tema por el post
  2. Crear un esquema del contenido
  3. Buscar documentación y referencias
  4. Redactar el texto
  5. Maquetar el contenido.
  6. Buscar imagen, o material multimedia para ilustrarlo
  7. SEO: Escribir una breve descripción y clasificarlo con tags.
  8. Hacer un adelanto del contenido en redes sociales como Twitter
  9. Programar su publicación

Para cada uno de los temas que se prolongan en el tiempo, no tienen una fecha de finalización concreta, como el desarrollo de nuestro blog, seguir nuestros estudios (Ej: un postgrado), la gestión de finanzas personales…  es mejor ubicarlos en listas separadas fuera del sistema GTD básico. Para cada una de las tareas relacionada con uno de estos asuntos que queramos completar, abrimos un nuevo proyecto y secuenciamos las acciones a ejecutar. Algunas de las ventajas que me aporta seguir esta rutina son las que siguen:

  • Simplificamos el problema. La división en acciones sencillas nos permite desglosar el trabajo y el esfuerzo que dedicaremos.
  • Listar todas las acciones del proyecto nos marcará la ruta a seguir hasta el final. Siempre tenemos claro la siguiente tarea evitando confusiones i pérdidas de tiempo decidiendo que tenemos que hacer. Al mismo tiempo nos ayudará a visualizar el final del proyecto.
  • Nos ayuda a mantener la motivación. Cada vez que finalizamos una de las acciones experimentaremos el placer de finalizar una parte de la tarea y vernos más cerca del final.
  • No ensuciaremos el sistema de listas GTD. Cada tema permanente dispone de su lista fuera del sistema, evitando que tareas vinculadas se mezclen en las carpetas algún día, o queden depositadas en Proximo ad eternum.

Como punto y final del post, subrayar un par de ideas. Remarcar que aplicando al pie de la letra los conceptos acción simple y proyecto como conjunto secuencial de acciones simples, facilitaremos el acto de HACER, de ejecutar y terminar nuestras tareas. Por otra parte, el hecho de mantener listas separadas del sistema GTD para los temas permanentes colaborará a mantener el dinamismo de nuestro sistema de gestión de tareas.

Es una parte del sistema de gestión de proyectos con el que trabajo. Me gustaría que compartierais las prácticas que utilizáis al poner en marcha un proyecto. Como siempre podéis hacerlo a través de un comentario en el post.

  • Toni Min

    Retomando el tema un año después, que es cuando he leido el post, quería preguntar por esa lista de proyectos.

    Trabajo actualmente con Nirvanahq, en la practica mismo funcionamiento que Things. El problema es que en la mayoria de aplicaciones de tareas, aparecen las listas:

    – Siguientes
    – En espera
    – Programadas
    – Algun día

    El tema es, que las tareas que pertenecen a un proyecto han de ir en una de esas listas, pero en la mayor parte de los casos, si quieres escoger una o dos que iran a siguientes, el resto has de mantenerlas en Algun día, para no tener una lista interminable de Siguientes, o porque en algunos casos, no puedes hacerlas hasta que alguna de las anteriores este realizada.

    Mi pregunta es, ¿donde poner esas acciones?, ¿en algun día?

  • Exactamente. Es lo que hago yo, envío lo que puedo hacer como siguientes acciones a esa lista y el resto a algún dia. El tema es que tienes que estar alerta de no cortar el flow de actividad del proyecto, en el caso que finalices esas acciones y no te acuerdes de enviar las siguientes. Con la revisión semanal eso se soluciona, o en tu revisión diaria al final del día si tu flujo de trabajo es muy intenso en este aspecto.

    Yo utilizo facilethings que permite enviar varias acciones a la lista de siguientes y solo se muestra la primera, las otras van apareciendo a medida que vas terminando la precedente. Otra forma de trabajar.

    Un saludo,

  • Rafael Hernampérez

    Creo que la abstracción de las tareas dependerá de cada uno. Habrá quien descomponga más tareas atomizadas, y quien considere una tarea explícita a un conjunto de tareas implícitas. Desde luego, coincido en lo comentado en el post sobre cómo enfocar el concepto de proyecto y como gestionarlo. El “divide y vencerás” se aplica a todo en esta vida, incluido en la gestión de proyectos.

    Aprovecho la ocasión para darte las gracias por el post y para felicitarte las fiestas.

  • Joaquin Bresan

    Excelente información amigo. Muchas gracias por compartir.