Tu oficina en casa

Si eres un autónomo, un freelance, o simplemente alguien que tiene la necesidad de atender sus asuntos desde su propio hogar este post te interesa. El entorno de trabajo afecta de forma determinante nuestra productividad. Tanto si trabajas, desarrollas proyectos personales, o dedicas tiempo a una afición, necesitas definir un espacio para centrarte y sacar el mayor rendimiento a tu tiempo y energía. En las siguientes líneas hablo de algunas pautas para crear nuestra oficina en casa, dedico el post a hablar a todos aquellos que pueden disponer de un espacio propio, a los que no ya hablaremos sobre el tema en próximos posts : )

Imatgen vía mkosut bajo licencia Creative Commons

El primero, y más importante, es crear una separación entre el lugar de trabajo y donde realizamos nuestra vida personal. Si somos profesionales freelance o autónomos lo ideal sería contar con una oficina externa a la vivienda, ya que muchos no nos podemos permitir ese lujo, tendremos que crear una serie de costumbres que fijen una separación – mental – entre el espacio profesional y personal.

Cuando entremos en nuestro espacio será para trabajar, o para hacer algo relacionado con el trabajo. Nada de tiempo de relax, ni escuchar música, ni videojuegos etc… Lleva la costumbre al límite: reserva tu archivo para temas del trabajo, evitarás las interrupciones de terceras personas que vienen a buscar no se qué documento, o vete a saber qué libro. Que los niños no entren, nada de jugar con el ordenador, ni utilizar los recursos de la oficina. Si ves este punto difícil marca unas horas determinadas dejándolos con claridad que sólo se entra para trabajar y que lo que hay allí son herramientas, no juguetes.

Nos rodearemos de lo indispensable para trabajar, apartando todo aquello que no tenga una razón funcional. Todo lo que escape a este principio nos distrae y nos empuja hacia una zona de dispersión, donde nuestra productividad baja y la calidad de nuestro trabajo se diluyen. Extiende este principio a los recursos que uses en tus ordenadores.

Podemos conservar fotografías de la familia o algún recuerdo, pero te recomiendo que no los tengas en tu escritorio, te pueden llegar a hacer perder el hilo de lo que estás haciendo. Por ejemplo si miras las fotos de tus hijos, o tu mujer, la carga sentimental te puede hacer pensar en temas/problemas familiares que tengas en ese momento.

Para mantener la fuerza de la simplicidad y que ésta se convierta en eficiencia crea la costumbre de ubicar tus herramientas en un mismo lugar, para que cuando las necesites no tengas que realizar la acción ‘buscar herramienta’. Crea el hábito de devolver las herramientas a su lugar al final de cada jornada, o cuando ya las hayas utilizado y no las necesites más.

Ordenar periódicamente nuestro despacho nos ayudará a mantener el orden y la pulcritud. Aparte de la indispensable limpieza semanal, debemos establecer revisiones periódicas de nuestro archivo físico y virtual para evitar que en lugar de ordenar, se convierta en un emplazamiento donde acumular o apilar. La sedimentación de documentación no es una buena forma de almacenar tu información.

Convierte tu emplazamiento en un lugar atractivo, donde te resulte fácil estar. Más allá de la mención a la simplicidad del entorno, podemos crear una office at home con cierta sofisticación y simplicidad, sólo con una capa de pintura, con una buena combinación de colores y cuatro detalles, crearemos nuestro espacio en casa. Si no quieres, o no puedes invertir todo lo que se necesitaría, mi consejo es que te centres en descargar el despacho de todos los muebles innecesarios, reubica los que ya tienes y maximiza el espacio útil sobre el escritorio (un escritorio demasiado ocupado ahoga). Mejora la iluminación del habitáculo, bombillas de bajo coste y luz blanca y un plexo (o similar) para el escritorio.

Aparte de atractivo debe ser un emplazamiento agradable y tranquilo. Si trabajamos en casa nos aseguraremos de que esté suficientemente aislado de la vida familiar. Hablamos de un lugar que hacemos nuestro y que lo dedicamos a trabajo, nuestros proyectos. Si no cuentas con un lugar exclusivamente para ti tendrás que llegar con acuerdos con el resto de la familia, o personal que te acompañe, para crear un ambiente idóneo. Nada de ruido, nada de niños (al menos mientras estés trabajando), y por favor, nada de aquellas costumbres tanto molestas como fumar o comer en el lugar de trabajo. Una oficina no es un bar, aunque sólo estés tú solo trabajando, mantén la costumbre de separar trabajo y otras actividades.

Algo fundamental para crear un entorno agradable, y por tanto favorecer la productividad, es mantener una temperatura constante y una iluminación adecuada. Si descuidamos cualquiera de los dos factores degradará nuestra energía y nuestra atención al trabajo. Trabajar con una mala iluminación puede generar dolores de cabeza, y trabajar con una temperatura inadecuada nos fatiga.

Sólo siguiendo la recomendación de dividir el espacio para la vida familiar y el trabajo, marcando unas pautas de comportamiento para todos los que lo utilizan, simplificando y renovando un poco el entorno, experimentaremos una mejora notable. Las próximas semanas llegarán posts para todos aquellos que no disponen de un espacio para trabajar en casa, o para los que necesitan un entorno móvil que se desplace con ellos. Espero vuestros comentarios, sobre todo de aquellos que habéis aplicado soluciones innovadoras para crear una oficina en casa, dejad vuestro comentario.

Para comentar sobre el tema, hablar de productividad puedes seguirme en twitter @davidtorne o plantearme tu pregunta apartado Cuestióname