13 puntos a favor de facilethings

Se ha acabado mi etapa Evernote + GTD, he ido un poco más allá y después de aceptar que no hay que tener todo instalado en mi ordenador me he decantado por una aplicación en  la nube como facilethings. Los cambios en la operativa son sustanciales, pero me han permitido extraer una serie de ventajas funcionales sobre Evernote que os describo en el post de hoy.

  • No hay que destinar recursos a mantener la infraestructura. Toda la estructura de listas, proyectos, así como el marco para definir objetivos y áreas de responsabilidad ya viene dada por el sistema, no hace falta que pierdas tiempo ‘inventandotela’.
  • Descubres la fuerza que tiene la simplicidad del sistema de listas. El problema del software no orientado a GTD es la cantidad de ruido que generas añadiendo listas de creación propia u otros recursos de creación propia que interfieren más que ayudan.
  • Proyectos y sistema de listas separados. Separar los dos conceptos en entornos independientes es importante para el enfoque que se les da. Las listas nos orientan a la acción, a pensar en lo que debemos hacer. El apartado de proyectos resulta más óptimo para la planificación, tanto la definición del proyecto, como de las acciones a realizar y sobre todo para la elección de cuales priorizamos sobre otros.
  • Dinámico y fácil de usar. Se trata de una interfaz web donde crear una acción es tan sencillo como redactar una frase que la describa correctamente, y asignar los tags que definen los contextos. Crear un proyecto es similar, definimos un proyecto asignando nombre, el tag que lo describe, el área de responsabilidad y definimos las acciones. Está todo pensado para hacerlo con 2 o 3 clics.
  • Intuitivo. Dando un vistazo podemos asimilar los principales conceptos sin necesidad de formación  ni lecturas de tutorial. Me gusta especialmente lo fácil que es asignar un tiempo y el nivel de energía a cada tarea. Muy gráfico y comprensible.
  • Un sistema GTD on rails. Se incorporan los diferentes aspectos del sistema con coherencia entre ellos, relacionando, acciones – proyectos-objetivos – áreas de responsabilidad. Al ser una aplicación con un entorno estructurado no permite al usuario tomarse libertades y salir de la ortodoxia.
  • Inclusión de la funcionalidad procesar para vaciar el inbox. El hecho de crear un proceso que obliga a vaciar el inbox cuando se lanza, evita en gran medida procastinar esta tarea. A veces resulta desagradable por la gran cantidad de material que se acumula.
  • Integra una agenda. Si asignas una fecha y/u hora a una acción, queda catalogada dentro de la agenda. Crea el hábito de controlarla y no crear acciones-recordatorio que pueden disgregar la función de la lista de siguientes acciones.
  • Integra apartado para la información. Documentación para tus proyectos y acciones. Hasta 5 GB, aunque yo sigo utilizando Evernote, vinculando acción y material con un Evernote-link. La separación evita la contaminación.
  • Facilidades para recopilar. Sincronía con redes sociales y Evernote para importar contenido. Podemos enviar notas por email.
  • Programar tareas repetitivas. Adiós a hacer inventos con Google Calendar para que tus reminders acaben en tu inbox. El sistema incorpora un sistema de tareas repetitivas que te permite gestionar tus compromisos vía agenda.
  • Asignar las tareas a otros usuarios. Puedes contactar con otros usuarios del sistema a través de una invitación vía mail, y asignarles tareas a realizar. Productividad personal, pero sin estar aislado.
  • Registro de tu actividad diaria y mensual. Todo lo que vayas atendiendo y desestimando queda registrado en un sistema de estadísticas que podrás utilizar para hacer un seguimiento de tu actividad: acciones atendidas, media de tiempo empleado, detectar si una semana baja tu actividad …

Todavía quedan cosas por mejorar pero a través de su canal en twitter nos mantienen informados y nos dan feedback a nuestras demandas y dudas. Creo que con el tiempo se acabará convirtiendo en la aplicación GTD de referencia.

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