13 puntos a favor de facilethings

Se ha acabado mi etapa Evernote + GTD, he ido un poco más allá y después de aceptar que no hay que tener todo instalado en mi ordenador me he decantado por una aplicación en  la nube como facilethings. Los cambios en la operativa son sustanciales, pero me han permitido extraer una serie de ventajas funcionales sobre Evernote que os describo en el post de hoy.

  • No hay que destinar recursos a mantener la infraestructura. Toda la estructura de listas, proyectos, así como el marco para definir objetivos y áreas de responsabilidad ya viene dada por el sistema, no hace falta que pierdas tiempo ‘inventandotela’.
  • Descubres la fuerza que tiene la simplicidad del sistema de listas. El problema del software no orientado a GTD es la cantidad de ruido que generas añadiendo listas de creación propia u otros recursos de creación propia que interfieren más que ayudan.
  • Proyectos y sistema de listas separados. Separar los dos conceptos en entornos independientes es importante para el enfoque que se les da. Las listas nos orientan a la acción, a pensar en lo que debemos hacer. El apartado de proyectos resulta más óptimo para la planificación, tanto la definición del proyecto, como de las acciones a realizar y sobre todo para la elección de cuales priorizamos sobre otros.
  • Dinámico y fácil de usar. Se trata de una interfaz web donde crear una acción es tan sencillo como redactar una frase que la describa correctamente, y asignar los tags que definen los contextos. Crear un proyecto es similar, definimos un proyecto asignando nombre, el tag que lo describe, el área de responsabilidad y definimos las acciones. Está todo pensado para hacerlo con 2 o 3 clics.
  • Intuitivo. Dando un vistazo podemos asimilar los principales conceptos sin necesidad de formación  ni lecturas de tutorial. Me gusta especialmente lo fácil que es asignar un tiempo y el nivel de energía a cada tarea. Muy gráfico y comprensible.
  • Un sistema GTD on rails. Se incorporan los diferentes aspectos del sistema con coherencia entre ellos, relacionando, acciones – proyectos-objetivos – áreas de responsabilidad. Al ser una aplicación con un entorno estructurado no permite al usuario tomarse libertades y salir de la ortodoxia.
  • Inclusión de la funcionalidad procesar para vaciar el inbox. El hecho de crear un proceso que obliga a vaciar el inbox cuando se lanza, evita en gran medida procastinar esta tarea. A veces resulta desagradable por la gran cantidad de material que se acumula.
  • Integra una agenda. Si asignas una fecha y/u hora a una acción, queda catalogada dentro de la agenda. Crea el hábito de controlarla y no crear acciones-recordatorio que pueden disgregar la función de la lista de siguientes acciones.
  • Integra apartado para la información. Documentación para tus proyectos y acciones. Hasta 5 GB, aunque yo sigo utilizando Evernote, vinculando acción y material con un Evernote-link. La separación evita la contaminación.
  • Facilidades para recopilar. Sincronía con redes sociales y Evernote para importar contenido. Podemos enviar notas por email.
  • Programar tareas repetitivas. Adiós a hacer inventos con Google Calendar para que tus reminders acaben en tu inbox. El sistema incorpora un sistema de tareas repetitivas que te permite gestionar tus compromisos vía agenda.
  • Asignar las tareas a otros usuarios. Puedes contactar con otros usuarios del sistema a través de una invitación vía mail, y asignarles tareas a realizar. Productividad personal, pero sin estar aislado.
  • Registro de tu actividad diaria y mensual. Todo lo que vayas atendiendo y desestimando queda registrado en un sistema de estadísticas que podrás utilizar para hacer un seguimiento de tu actividad: acciones atendidas, media de tiempo empleado, detectar si una semana baja tu actividad …

Todavía quedan cosas por mejorar pero a través de su canal en twitter nos mantienen informados y nos dan feedback a nuestras demandas y dudas. Creo que con el tiempo se acabará convirtiendo en la aplicación GTD de referencia.

Sigamos hablando sobre productividad personal desde el 2.0: En twitter @davidtorne, o Google +.
Puedes hacerme llegar tus dudas sobre GTD, Evernote o cualquier tema relacionado con la productividad personal a través de Cuestióname



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  • Juan Miguel Olivares

    Buenas tardes David,
    Llevo varios años usando GTD + Evernote + Google Calendar. Y un total de más de 9000 notas que demuestran que al menos “el vaciado mental” y la fase de Recopilación las tengo claras :-). No llevo tan bien lo de “Revisar”, pero estoy en ello. Tengo algunas problemáticas que no sé si resuelve FacileThings, Hightrack, alguna otra aplicación GTD o una combinación de varias :-). Te cuento.
    Cuando tengo un proyecto compuesto por muchas tareas y algunas tengo que delegarlas, en evernote pierdo el control de las tareas y el estado real del proyecto. Por ejemplo:
    PÁGINA WEB 1
    - Hacer Estudio SEO (Proyecto con tareas)
    - Registrar Marca “Página Web 1″ (Proyecto con tareas)
    - Subcontratar Diseño (Delegado)
    - Registrar Entornos Sociales (Delegado)
    - Promocionar web en blogs (Delegado)
    - Reunión con Community Manager (Agenda, Fecha Concreta)

    DUDAS
    - Se me hace complicado a veces saber el estado del proyecto global y avanzarlo. Es decir, qué tareas están hechas, cuales están en curso, cuáles están planificadas y cuáles son los siguientes pasos. ¿Esto lo resuelve alguna aplicación GTD que conozcas?
    - Con las notas de evernote es muy complicado tener un “índice” con el orden de las tareas. Lo he intentado con notas anidadas, pero cuando tienes que delegar tareas esto no sirve para nada. Lo que necesitaría es una “entidad proyecto” compuesta por tareas que a su vez puedan ser delegadas pero que “permanezcan” dentro del proyecto para conocer su estado. ¿Es esto posible en FacileThings?
    - Por otro lado me gustaría poder saber el tiempo dedicado al proyecto global y controlar las fechas de inicio y fin. O incluso controlar el tiempo total dedicado globalmente a cada entorno: #llamadas, #oficina, #web, #ordenador, …
    Me temo que estas funcionalidades son más propias de una aplicación de Project Management tipo Redmine o Jira, pero no sé si hay en el mercado alguna de GTD que incorpore estas opciones.

    He estado viendo Hightrack y tiene muy buena pinta. Todo lo que hace Berto Pena tiene una diseño único pero a nivel de funcionalidad no sé si cubre todo lo que necesito. Probaré en los próximos días Hightrack y FacileThings para ver que tal, pero una opinión tuya me vendría muy bien.

    Bueno, enhorabuena por tu blog y muchas gracias por tu respuesta.

  • http://blog.davidtorne.com David Torné 2.0

    Hola Juan Miguel

    Contesto tus cuestiones enfocándolas desde facilethings la
    cual conozco mejor.

    Por parte de facilethings tienes una perspectiva desde apartado de proyectos de todo lo que tienes en
    la agenda, delegado (a la espera), en algún día tal vez y de lo que ya has
    hecho. Además del material de referencia
    y lo que has enviado a la papelera. Todo en un mismo entorno, seleccionando el
    apartado proyectos, un proyecto en concreto se te presenta una vista de 5
    solapas con cada uno de los estados de las tareas.

    Puedes ver una captura de pantalla del apartado de proyectos
    en https://s3.amazonaws.com/ft-docs/tour/es/feature4.gif

    Con este sistema puedes tener una visión global del proyecto
    de un solo vistazo. Puedes establecer una fecha límite pero en cuanto a métricas
    no permite el cálculo total de tiempo dedicado a cada uno de los conceptos. Por
    lo que se hightrack tampoco a no ser que con las opciones premium si que lo
    permita.

    Sincroniza las tareas con Google calendar, cosa que también
    hace hightrack, o sea que en ese aspecto no tendrías ningún problema.

    Mi consejo es que pruebes ambos administrando un par de
    proyectos reales y valores que opción se ajusta más a tus necesidades.

    Si tienes alguna duda más aquí me tienes