Las 3 cosas que debes saber para mejorar la productividad

Cuando piensas en cómo mejorar la productividad, una de las primeras ideas que a menudo tenemos es recurrir a técnicas, estrategias o sistemas o implementar nuevas herramientas. Sin embargo, mejorar tu productividad es algo un poco más complejo que aplicar unas cuantas técnicas y nada más.

En mi opinión, si realmente quieres aumentar tus resultados y lograr hacer más en tu vida, hay 3 conceptos clave que debes tener en cuenta: claridad, hábitos y flexibilidad. Si sigues leyendo descubrirás como enfocar para crear tu propio sistema productivo. ¿De qué sirve esforzarse en ser más productivo si no tienes claro qué quieres conseguir? ¿Qué sentido tiene lograr más tiempo libre si no tienes ningún propósito?

Imagen vía jinax bajo licencia Creative Commons

Para lograr esa claridad necesitas definir objetivos (SMART) específicos, medibles, que te motiven y que tengan una fecha límite.

La productividad, como muchas otras cosas, es cuestión de hábitos.
Si haces lo que siempre has hecho consigues lo mismo de siempre. No nos engañemos, si quieres lograr resultados diferentes y mejorar tu productividad tienes que hacer las cosas de forma diferente, y eso pasa por cambiar tus hábitos de trabajo.

La flexibilidad es clave a la hora de mejorar la productividad, puesto que aunque tengas tus objetivos claros y estés dispuesto a cambiar tus hábitos de trabajo, el camino para llegar a ellos no lo está tanto.
De la misma forma que un misil se mueve a izquierda y derecha antes de alcanzar su objetivo, también debes realizar correcciones mientras te desplazas hacia tu objetivo.

Para ayudarte en el camino es importante tener un método de organización que te funcione y sea eficaz. Hay diferentes sistemas que pueden ser útiles a distintos perfiles de usuario:

  • Si tienes muchas tareas entre manos y necesitas una gran organización para que todo tenga sentido, GTD (Getting Things Done) puede resolver tu problema.
  • Si te gusta mantener la gestión al mínimo y usar un sistema de listas que simplifica en pasos todo lo que necesitas hacer, Autofocus puede serte útil.
  • La técnica Pomodoro puede ayudarte si prefieres trabajar en pequeños periodos de tiempo, controlados por un temporizador, para evitar las distracciones.
  • “No rompas la cadena”- Consiste en crear una cadena de días productivos tachando lo que haces en tu calendario ¿Necesitas ser consistente en tus hábitos? “No rompas la cadena” puede ser tu método.

Puedes empezar probando algunos antes de decidir cuál es el que mejor se adapta a tus necesidades y más te gusta.
Que algunos de tus intentos no funcionen, no significa que hayas fallado. Sólo considera cada prueba, cada experimento como una experiencia de la que puedes aprender, y no sólo un intento fallido.
Si algún sistema te resulta difícil, tómatelo con calma. Si no te funciona, abandónalo e intenta algo diferente. Si no te sirve en su totalidad, usa sólo una parte. Quédate con los que te funcionen mejor y aplícalos siempre que puedas.

¿Por qué no combinar diferentes técnicas, sistemas o filosofías para crear tu propio método de organización?

Personalmente, me gusta el llamado por algunos “método Frankenstein”, que consiste en un sistema propio construido a partir de piezas y pedazos de múltiples métodos que crean un flujo de trabajo que funciona para mí. Es un método personalizado nacido a base de ir adaptando diferentes filosofías y hacer cambios hasta encontrar lo que me resulta útil.

¿Te interesa mejorar la productividad?
Ten en cuenta que aunque tener un método de organización puede ayudarte en tu camino, ser más productivo implica un compromiso de tu parte, una cierta reestructuración de tus propios modelos mentales y tus hábitos.
Para descubrir mejores formas de gestionar tu trabajo y mejorar tu productividad, es importante tener una idea clara de qué quieres conseguir.

Empieza a aplicar estos principios en tu vida hoy mismo y disfruta de un mañana mejor.

¿Qué elementos crees que son importantes a la hora de mejorar la productividad? ¡Me interesa tu opinión al respecto! Por favor, deja tus comentarios.

Soy Rosa Ortiz, autora del blog Como Organizar Tu Trabajo. Ayudo a personas como tú a mejorar su organización y productividad  a través de mis artículos o con mi reciente servicio de consultoría (info@organizatutrabajo.com)



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  • Rafael Hernampérez

    Tras probar GTD, Autofocus, Pomodoro, Kanban, etc… creo que el método Frankestein es más que adecuado. Me explico. Con GTD tienes un gran control y disciplina, unos hábitos organizativos estupendos, pero adolece de restrictivo, y el uso de las listas puede volverse sofocante. Autofocus es un sistema natural, muy adecuado para la mente, a la que libera de estar dedicando gran parte del tiempo y de los esfuerzos al método (como ocurre con GTD) que de la productividad real. Sin embargo, peca de libertinaje, y es necesario algo de disciplina. Pomodoro me encanta, porque parte de mi trabajo está enfocado a tareas que requieren mucha concentración y habilidad intelectual. Realmente funciona. Sin embargo, gran parte de mi trabajo no es así, si no, más bien, dedicado a la gestión, y ahí no es muy efectivo. Por otra parte, en cualquier momento, pueden interrumpir mi trabajo para apagar algún fuego de gestión. Kanban, es estupendo para organizar y gestionar las tareas en grupo, cosa que prefiero al tedioso Gantt.

    Según el momento y la necesidad, aplico alguna de estas técnicas, la que creo que mejor funciona. Es mi instinto el que me dice que, en casa, cuando tengo que estudiar el master, es mejor utilizar Pomodoro. En el trabajo, suelo utilizar Autofocus con algo de GTD. Para ello tengo un mínimo de listas para enfocarme más en el hacer.

    Respeto a los puristas de cada técnica. Sinceramente, creo que cada técnica o método tiene sus puntos buenos y sus puntos malos. Cada uno tiene unas necesidades y circunstancias distintas. Uno no puede utilizar el mismo calzador para distintos zapatos, y por eso creo que, tras conocer todas, uno puede aprovecharse de las ventajas de cada técnica, e incluso adaptarlo a su escenario de la forma más conveniente.

  • Damian

    Sin duda el método “doble Frankenstein” es el mejor. No sólo crear un método hecho de remiendos, sino utilizar sólo las partes de cada método que realmente te funcionan, y desechar las tonterías. La insistencia del Pomodoro en que dejes lo que estés haciendo cuando suena el timbre, aunque te interrumpa cuando queda un minuto para terminar una tarea, es una estupidez. Las 49 carpetas del GTD parecen, en el mundo digital de hoy, la obra de un loco, y es una tontería que en las listas no haya priorización. El Autofocus es una tontería de cabo a rabo. Pero muchas ideas de estos métodos son muy buenas y mezclar las que te sirvan es lo mejor.

  • Mariano Jofre

    Realmente no conocía el método Frankenstein. Pero si intuía el hecho de poder formar un método que me sirva en función de todo lo aprendido de otras técnicas.

    En lo personal he experimentado con GTD y Pomodoro y si bien pude mantenerlas por unas semanas, luego las abandoné ya que no me sentía cómodo y algunas cosas me parecían que no tenían sentido.

    Creo también que la productividad es una cuestión de hábitos y que cuando tratamos de ser más eficientes en lo que hacemos, desarrollamos nuevos y mejores hábitos que vamos incorporando con el tiempo.

    Un tema que considero fundamental para ser más productivos es aprender a manejar las interrupciones. Reducirlas al máximo. No solo quitan tiempo, sino que distraen y producen un desgaste mayor de energía mental con el riesgo incluso de que la tarea quede inconclusa.

    Finalmente aprovecho para compartir un artículo que escribimos sobre este tema y que podría ser complementario a este post..
    http://www.glidea.com.ar/blog/como-ser-mas-productivo-y-eficiente-en-lo-que-haces

  • Felipe Santana

    Por si os interesa, yo uso autofocus y gtd y, como soy desarrollador y no había nada sobre autofocus he desarrollado una app. Por si os interesa verla aquíhttp://autofocustasks.webinfo.es/

    Buen artículo