Como he pasado de la productividad a la efectividad personal

Me obsesiona la idea de progresar. Con los años he asociado esta idea con el hecho de completar acciones y cerrar proyectos.

El progreso de mi actividad es sólo un indicador de mi capacidad para ejecutar pero ejecutar no tiene por qué estar vinculado a obtener resultados ni trabajar con propósito.

Hacer más y mejor es el punto de partida de un camino en el que se van quemando etapas y donde aparecen nuevos intereses, problemas a solucionar, preguntas a responder y decisiones a tomar.

Completando cada etapa no sólo se alcanzan resultados, también se desarrolla un cierto sentido crítico y se madura. Se gana profundidad en lo que se hace y en cómo se vive, no sólo amplitud para abarcar el máximo posible.

Pasar de la Productividad en la efectividad convierte el 'Hacer más y mejor' en 'Ser más y mejor' Clic para tuitear

Es en este punto donde la productividad personal se transforma en eficacia personal. Donde no sólo cuenta como haces las cosas sino también qué cosas importan. No es sólo un juego de palabras:

En J. M. Bolívar te lo explica mejor que yo. Diferencias entre Eficiencia, eficacia y efectividad.

Cuesta describir como se produce esta evolución. La mejor manera es teniendo un contexto, por eso el post de hoy es más largo que la mayoría. Cada punto describe una etapa de lo que ha sido este proceso de ocho años sintetizando beneficios y problemas para dar una idea de lo que he ido sembrando y recogiendo.

Diferentes etapas, diferentes problemas, diferentes aprendizajes:

Encontrar un sistema para salir del caos

El primer paso consiste en salir del caos, organizarme a través de un sistema de productividad personal. En mi caso fue Getting Things Done (GTD) creado por David Allen.

La gran mejora pasa por tener un flujo de trabajo predefinido, unas pautas a seguir para definir y realizar mi actividad. Introduzco hábitos como la revisión semanal que me permite mantener el sistema en orden y generar continuidad.

Como hago mi revisión semanal

Persistir es ganar. Tengo altibajos pero voy refinándome y empezando a descubrir conceptos muy poderosos como trabajar por contexto o preparar mis proyectos importantes a través de la planificación natural.

¿Cuáles son los beneficios?

Aumenta mi claridad, mi capacidad para completar pequeños proyectos y acciones pero sobre todo mi entusiasmo.

En cierto modo me ayuda a cambiar la imagen que tenía de mí mismo. No soy un desastre, no soy un vago, soy capaz de tirar adelante mis proyectos y ocuparme de mis asuntos.

¿Cuál es mi gran error?

Busco hacer más para sentirme satisfecho, lleno mi lista de próximas acciones sin criterio. Las acciones y proyectos no buscan otro resultado que ser completados. Cerrar asuntos es la finalidad en sí mismo.

Planificar y obtener resultados

He de aplicar filtros a mi actividad sino acabaré quemado.

Empiezo siendo más estricto a lo que doy entrada a mi lista de próximas acciones. Incubo asuntos sin complejos, mi lista de Algún día/Tal vez empieza a engordar de manera importante.

Doy un mayor peso a los proyectos. Son el camino para obtener resultados. Por exiguos que sean ya demuestran un criterio, un propósito.

Me implico en “grandes proyectos” buscando resultados relevantes cuya actividad puede prolongarse durante semanas o meses.

Como hago una planificación natural

Por lo tanto toma importancia la planificación. Pensar antes de actuar. Antes de iniciar un proyecto importante me pregunto cuál es su propósito real y que debe suceder para que sea un éxito. No es mucho pero ya es algo.

¿Cuáles son los beneficios?

Estructuro mi actividad de forma incipiente. Ya no me muevo por acciones o proyectos inconexos, detrás hay un plan y aunque no complete un “gran proyecto” si que logro finalizar sus partes importantes.

Hay un nivel de progreso y unos resultados que antes no había alcanzado, en algunos casos llegan a ser relevantes.

Por otra parte me doy cuenta que hay cosas que no funcionan y empiezo a pensar que debería hacer algo al respecto. Despierta cierto sentido crítico.

¿Cuál es mi gran error?

Abuso de la idea de planificación. Intento definir toda la actividad de un “gran” proyecto a priori, al menos aquella que se puede definir. Me paso tardes enteras en mi escritorio recorriendo los 5 pasos de la planificación natural, realizando mapas mentales y definiendo proyectos y acciones al por menor…

… es agotador y a la larga me genera una gran insatisfacción. Empiezo a pensar que no vale la pena dedicar tanto tiempo a preparar mi actividad.

Pasar a la acción de forma inmediata

Refino mis conocimientos. Una re-lectura de Organízate con Eficacia de David Allen me abre la puerta a reinterpretar la lista de proyectos.

Organízate con eficacia de David Allen

En lugar de trabajar con proyectos con la totalidad de la actividad definid confecciono una lista con todos los proyectos y la punteo a diario para asegurarme de que siempre hay una acción en la lista de próximas acciones.

Cómo crear tu lista de proyectos

La segunda lectura clave es la de “Aprende a liberarte del estrés” de José Miguel Bolívar.

Incorporo a mi sistema la lista “Esta semana no”  para no saturar mi lista Algún día/Tal y revisar ese almacén de ideas cada semana. La revisión semanal se hace más liviana.

Asisto a reuniones “Café y Productividad” y comento mis problemas con profesionales y gente con una base de conocimiento sobre el tema. Conozco otros puntos de vista y formas de hacer las cosas.

El intercambio de ideas me permite descubrir una forma más racional para realizar la planificación natural. Identifico el propósito y defino las acciones imprescindibles para ponerme en marcha de forma inmediata.

¿Cuáles son los beneficios?

Mi sistema de organización personal es más magro. No pierdo el tiempo en definir actividad de forma innecesaria y me centro más en hacer.

El intercambio de ideas pone en cuestión algunas creencias que parecían inamovibles. Hay vida más allá de GTD y de los sistemas de productividad personal. Compartir actividad profesional  con algunas de las personas de este colectivo renueva mi interés para llevar este tipo de prácticas a mi faceta profesional.

¿Cuál es mi gran error?

Continuar creyendo que puedo diseñar una visión de futuro sentado ante un escritorio como un arquitecto que dibuja un plano de un edificio.

Mi actividad está estructurada pero no consigo definir mi largo plazo. Lo veo como una carencia. Me etiqueto como microgestor.

Asistentes al café y productividad

Propósito

Para definir el largo plazo tengo que definir mi propósito. Intento hacerlo por mi cuenta a través de la escritura. Defino un breve texto sobre que soy y que quiero.

Tengo la oportunidad de contactar con la coach Paz Garde integrante de OptimaLab a través de los encuentros “Café y Productividad”. Juntos definimos mi propósito de forma más asertiva. Se me confirma una necesidad no atendida de transmitir conocimiento a los demás

Comparto la inquietud con el autor/blogger de productividad personal Dani Aguayo. Investigamos más sobre el tema y nace la necesidad de hacer algo conjuntamente que vaya más allá de los respectivos blogs.

Me abro a nuevas inquietudes en cuanto a mi rol profesional. ¿Puedo convertirme en un coach o en formador? Es excitante e inquietante a la vez.

Me atrevo a hacer algún mentoring por skype a algún lector de mi lista privada. Algunas son un éxito otros no terminan como yo esperaba. Es agotador.

Uno de mis puntos débiles siempre ha sido aplicar la productividad en el ámbito profesional. Lo he intentado pero no encaja. Lecturas como las del libro Scrum de Jeff Sutherland me inspiran para abrir vías complementarias a GTD.

¿Cuáles son los beneficios?

Del mismo modo que en su día ordené mi actividad ahora empiezo a organizar mi perspectiva. Me pregunto qué quiero de verdad.

Me he abierto a otro tipo de inputs más allá del conocimiento a en productividad personal, conozco nuevas personas y vivo en más profundidad.

¿Cuál es mi gran error?

Me he dejado deslumbrar por un mundo que puede no ser el mío, el de la formación y el mentoring. Si quieres grandes cambios tienes que hacer grandes sacrificios. En otras palabras si quiero cambiar de vida debo dejar atrás la vida que tengo ahora. Planteárselo crea inseguridad, da miedo.

La inversión en tiempo y atención equivale a un empobrecimiento de los recursos que dedico a mi perfil profesional actual.

Me encuentro entre dos mundos.

Llenar mi lista de próximas acciones con actividad relevante

Mi blog ha sido mi vía para persistir en el aprendizaje. Un vínculo para escribir cada semana que me empuja a repasar un concepto nuevo o actualizar uno ya revisado.

Con el tiempo ha perdido frescura, se llena de contenido que no refleja lo que voy aprendiendo en mi día a día. Quiero volver a aplicar lo que aprendo en mi vida de una forma genuina. Vivirlo en primera persona.

Creo una lista de objetivos

He de poblar mi lista de próximas acciones de actividad relevante. Se inunda con actividad de mantenimiento (poco relevante) con demasiada frecuencia. Hay épocas en que priorizo ​​la actividad que puedo atender de forma fácil antes de que los retos.

Creo una lista de objetivos o de grandes proyectos que llevo siempre conmigo. Como mínimo la repaso una vez por semana para tenerlos presentes.

Del mismo modo que revisar la lista de proyectos me permite asegurarme de que siempre hay al menos un acción en la lista de próximas acciones, la lista de objetivos me permite preguntarme que hay en marcha que me ayude a alcanzar esa meta, cuánto tiempo hace que trabajo y que tengo que hacer si la actividad en curso se ha atascado (la cancelo, la replanteo, la delego).

Necesidad de claridad

Noto como mi capacidad para centrarme ha menguado. Me dedico a cultivar en el trabajo deliberado. Reservo bloques de dos horas para trabajar centrado en un solo tema de forma continuada.

Las redes sociales, el smatphone, la conexión continuada en Internet nos ha cambiado la vida a todos. Desde hace tiempo percibo algo pernicioso en ese cambio.

Sigo blogs como el de Cal Newport, autor del libro Deep work el que habla frecuentemente sobre el tema. Empiezo a despegarme de mis redes sociales.

Blog Cal Newport

Have smartphones destroyed a generation?

Llevo el hacer una sola cosa a la vez al extremo. Una sola cosa a la vez, si veo la tv veo la tv, si estoy con el móvil estoy con el móvil, si leo sólo leo… por pequeña que sea la tarea sólo me dedico a algo.

He dejado de utilizar mi sistema de organización (GTD) como un corsé. Lo sigo utilizando de manera ortodoxa, siguiendo los 5 pasos y los criterios base para administrar las acciones y proyectos pero no me cierro a otros conocimientos aunque entren en conflicto.

Cierro el post con esta etapa donde todavía no hay ni beneficios ni errores a comentar. Es lo que se está cocinando en este momento, es donde estoy ahora.

Me he planteado muchas veces que me aporta dedicar tanta energía y tiempo a una temática que difícilmente puedo vincular a mi rol profesional. El propósito es la maduración adquiriendo nuevos conocimientos y exponiéndome a nuevas situaciones.

Es un pretexto para sentarme a escribir y ordenar ideas. Para pensar que hago y cómo lo hago, qué cosas quiero y que me preocupa. Y sobre todo para hacer algo al respecto.

Siempre he pensado en ofrecer contenido funcional y no tan retorico. Espero que sepas disculparme si este articulo a caído de forma excesiva en esta última categoría.

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