Aquesta entrada també està disponible en: Español
He re-descobert un recurs considerat com quelcom decoratiu per a la gran majoria d’usuaris de GTD: La llista de projectes. Més enllà d’una llista de referència, el seu ús deriva en uns notables beneficis en la gestió de l’atenció i en dinamitzar el flux de treball.
Parlem dels beneficis de treballar amb una llista de projectes, de com composar-la i de perquè fer-ho. Un article útil si implementes GTD o si la teva mètode és un altra.
La llista de projectes
Tots concebem un projecte com una llista d’accions per assolir un resultat. Si utilitzem un software per gestionar l’activitat el més habitual és disposar d’un apartat de projectes on es mostren en forma de llista. Seleccionant-ne un accedim a la llista d’accions…
En el nostre imaginari em acabat per concebre l’apartat com una llista de llistes. Si implementem GTD amb una eina no nativa o en paper seguim aquest patró: Creem una llista de llistes.
David Allen a ‘Organízate con Eficacia‘ defineix el recurs de la llista de projectes com una llista de referència de fronts oberts. Sense accions.
Puntejar la llista ajuda a recordar en quin estat està l’assumpte: si necessito enviar una acció a la llista de pròximes accions , prendre alguna decisió o en el cas de realitzar la revisió setmanal si hi treballaré la propera setmana.
Qualsevol software específic per GTD (Faciltehings, Nozbe, Omnifocus…) integra les accions mencionades en la seva funcionalitat: Al completar una acció d’un projecte envia la següent a la llista de pròximes accions de forma automàtica, disposa d’un apartat on separa projectes actius i aturats…
El fet d’integrar els components de GTD, automatitzant les accions mecàniques de la mateixa faciliten la vida del usuari però desdibuixa certs aspectes del sistema. Hem perdut la finalitat per la que va se concebuda la llista de projectes.
¿Perquè utilitzar-la?
És un recurs clau per mantenir els teus assumptes sota control. Et fas una idea de com van les coses només amb un cop d’ull a la llista.
Puntejar-la durant la revisió diària et permet actualitzar mentalment l’estat de cada qüestió pendent. Recordar el punt on ets. Al no treballar amb accions et preocupes només del proper pas i oblides la resta.
Em resulta més àgil treballar sobre una llista de projectes sense accions. Quan treballes amb accions sempre estàs temptat a accedir al contingut del projecte, revisant les accions i sentint la carrega del que et queda per fer, pensant si l’activitat esta ben definida o hi ha quelcom que és pot millorar. Un dispendi d’energia.
Durant la revisió diària repassa agenda, llista de projectes i pròximes accions per actualitzar la visió de la teva activitat
Redueixes la temptació de definir a priori tota l’activitat del projecte, encara que nomes es tracti de poca activitat. Treballes amb la següent acció, potser amb 2 o 3 més, però ja està. Perquè funcioni aquesta filosofia has de d’atomitzar els grans projectes en microprojectes però crec que així som més fidels a l’esperit de GTD i simplifiquem el flux d’activitat.
No hi ha el soroll generat per un apartat de projectes superpoblat d’accions i resultats dels quals no ens en ocupem per falta de temps o atenció.
Com composar la teva llista de projectes
T’explicaré com ho faig jo. La composo i gestiono sobre paper, si vols pots fer-ho a través d’una aplicació de programari que et permeti composar una llista simple. Pot tractar-se d’una aplicació diferent a la de gestió del teu sistema GTD però procura que puguis dur-la sempre amb tu.
- Pensa en el que t’està ocupant – i preocupant – en aquest moment. En el que estàs treballant, les qüestions personals que t’ocupen. Enumera-les.
- Fes un bolcat de memòria. Genera una pluja d’idees que et descarregui la memòria immediata.
- Complementa el resultat consultant la teva agenda i l’apartat de projectes de la teva app de gestió personal.
- Redacta correctament cadascun dels items de la llista, amb una descripció clara i concisa. Suficient per saber de que va el tema amb un cop d’ull.
- Aparta el que no sigui projectes, envia les accions a la teva safata d’entrada i altres items a on correspongui. Ens quedem només amb els projectes.
- Segmenta-la. Opcional. Divideix la llista en projectes en els que treballaràs aquesta setmana, els aturats i els delegats.
- Passa la llista a net. Ha de ser clara i portable. Escriu-la en un paper per dur-la amb tu o guardar-la en el teu despatx per consultar-la durant la revisió diària (o quan calgui) o si ho prefereixes passa-la a una app tipus Evernote o Wunderlist per consultar-la a través del mòbil.
Si l’has segmentat, composa tres llistes separades. T’ajudarà a centrar al teva atenció en l’activitat activa i delegada quan revisis .
Pots tancar el procès puntejant la llista de projectes actius, pensar en la següent acció a realitzar i si és necessari definint-la i enviar-la al teu sistema de llistes.
A partir d’aquí tot serà més fàcil. Cada revisió diària i setmanal a la llista només serà per definir l’acció i mantenir la llista.
