Aquesta entrada també està disponible en:
Què és la productivitat personal?
Productivitat personal no és fer més coses amb el menor temps possible. No és això amic. Productivitat personal és l’obtenció d’un estat d’equilibri, respecte la teva activitat – personal i professional – que et permet resoldre els teus assumptes amb fluïdesa, sense estrès i que acaba donant-te pau mental.
Tenim al inconscient col·lectiu la idea d’una productivitat de l’època industrial on la feina estava perfectament delimitada i els objectius de producció eren totalment predictibles. Si fer una peça costa 5 minuts en una hora produirà 12 peces. Facil, oi? Doncs tot s’ha complicat molt.
Has pensat en que consisteix la teva feina? Segur que tens una professió i un rol molt ben definit però quan treballes tot es complica. Jo soc programador i la meva feina no només consisteix en programar, he de resoldre desacords amb els clients, coordinar-me amb el meu equip, gestionar correus, trucades, reunions i una infinitat de petites tasques. La feina en la era del coneixement és complexa, no està gens delimitada i sobretot no és previsible.
En definitiva incertesa i estrès
Si a això li sumes els teus projectes personals, els assumptes familiars i labors a la llar, pot apropar-se al caos. Llavors, que és productivitat personal?
Productivitat personal no és res més que trobar un sistema per organitzar la teva activitat, personal i professional, registrant que tens que fer, decidint sobre cada assumpte pendent i ordenant-lo de forma que ocupi un espai on el tinguis present, no sigui oblidat i pugui ser atès sense que et provoqui estrès.
I responent a la teva pregunta, si, això és possible.
Els 5 principis bàsics de la productivitat personal
Hi ha un conjunt de principis bàsics de la productivitat personal que s’han de treballar per assolir el mencionat equilibri. Es tracta de cinc hàbits i conceptes clau per obtenir una certa pau mental en relació als teus assumptes:
Capacitat per capturar
Desenvolupar l’hàbit de registrar totes allò que requereix la nostra atenció. Emails i missatgeria, peticions de col·laboradors, qualsevol cosa que ens passi per la ment, esdeveniments, compromisos etc… Registrar-ho tot i dipositar-ho en una safata d’entrada (una llista escrita).
Prendre decisions sobre els teus assumptes
Una vegada al dia ens toca prendre decisions sobre cada element registrat i dipositat a la safata d’entrada. Al decidir que fem amb ell i enviar-lo a un sistema de llistes segons l’estat de l’acció (ho fem ara, ho deleguem o ho deixem en espera). Registrar i prendre decisions sobre el capturat et dona claredat i la tan desitjada pau mental.
Estar a gust amb el que no has de fer ara
No tenim temps per fer-ho tot. Dins del nostre sistema necessitem una forma de ubicar les accions i projectes que no volem o podem atendre immediatament, de tal manera que estem d’acord amb aquesta decisió i no ens tornin a la ment cada dos per tres.
Protegir la teva atenció reservant temps de qualitat
En la era de la dispersió, cal reservar temps de qualitat al que dedicar tota l’atenció al teu treball – deep work – o a les persones més importants de la teva vida. Saber trobar aquests forats en la teva rutina també és productivitat personal.
Passar de la reactivitat a la proactivitat
No podem limitar-nos a reaccionar davant els imprevistos i allò que ens succeeix a la vida. Em de ser actors del canvi i anticipar-nos en a les activitats a atendre. Enlloc de deixar que una notificació ens sorprengui o descobrir que la setmana vinent hi ha una data límit d’entrega, mantinguem les nostres llistes d’accions actualitzades i revisem setmanalment el nostre calendari a tres mesos vista per anticipar el que se’ns ve al damunt. Si ho fem, els compromisos no es convertiran en problemes.
Com començar a millorar la teva productivitat personal
Comença a capturar els teus assumptes de forma intensiva
En primer lloc identifica les teves safates d’entrada, per exemple els teus comptes de correu, les teves apps de missatgeria, les teves safates físiques i virtuals on es diposita informació rellevant. En segon lloc aconsegueix un petit bloc i un bon bolígraf que portis sempre amb tu, cada cop que se’t passi quelcom per la ment anota-ho. Després ja decidirem si ho has de tenir en compte o no.
Reserva’t una hora cada dia per prendre decisions sobre els teus assumptes
Es tracta d’un ritual per tancar la jornada que inclou buidar les teves safates d’entrada (incloses les anotacions a la llibreta) + revisar el teu calendari per l’endemà + Revisar les pròximes accions a realitzar l’endemà.
El més important, buidar cada safata d’entrada fins deixar-la a zero. Prenent una decisió sobre que fer amb l’element que tens entre les mans: eliminar-lo, ubicar-lo en una de les teves llistes d’accions, fixar-lo al calendari o arxivar-lo.
Crea el teu sistema de llistes
No és suficient amb una llista de temes pendents, necessites tot un sistema. Jo em decanto per un sistema similar al de GTD on cada llista indica un estat diferent de les teves accions pendents:
- Pròximes accions. Aquelles accions a realitzar durant la pròxima setmana. La llista s’omplirà durant una revisió setmanal i dinàmicament al processar cada dia les safates d’entrada si són accions realment importants.
- En espera. Accions que delegues en altres persones o que depenen de la interacció de tercers.
- Aquesta setmana no. Accions que no es realitzaran aquesta setmana però poden realitzar-se a curt termini i han de ser revisades cada setmana per decidir si passen a pròximes accions.
- Algun dia /Potser. Accions a llarg termini, desitjos o projectes que encara no estan definits.
- Projectes actius. Llista de resultats a assolir que necessitin de múltiples passos per ser finalitzats. És una llista recordatori per saber en quina activitat complexa treballem durant la setmana. Al puntejar la llista decidim si em d’enviar activitat a pròximes accions.
Crea una rutina de revisió setmanal
Reserva una o dues hores cada setmana per revisar el teu sistema de llistes i els teus assumptes. Durant aquestes dues hores et dedicaràs a fer manteniment del teu sistema de llistes, eliminant les accions i projectes finalitzats i reubicant aquelles accions que ho necessitin a la llista convenient segons el seu estat actual.
Revisaràs el teu calendari a tres mesos vista per anticipar dates d’entrega activant les accions necessàries per començar a treballar en els assumptes que ho necessitin i la llista d’accions Aquesta setmana no per decidir quines accions activar i fer els següents 7 dies, fins la pròxima revisió.
Així omples la teva llista de pròximes accions i projectes actius per treballar durant la setmana.
Reservar temps de qualitat durant la setmana
Et proposo començar a reservar una hora i mitja o dues durant la teva jornada per realitzar treball en profunditat. Treball complex que necessiti concentració o treballar ininterrompudament durant aquest temps per produir un resultat de qualitat. Si no pots permetre fer-ho cada dia, comença la teva jornada durant dos o tres dies d’aquesta manera i observa el resultat.
Porta-ho també a l’àmbit personal. Durant cada setmana reserva’t un parell de tardes i un dia el cap de setmana per estar amb qui t’importa, família i amics, d’una forma present i dedicant-te a ells plenament.
Un mètode per la teva productivitat personal
Et cal un mètode per gestionar els teus assumptes ja siguin personals o professionals , ja que aquesta línia que divideix ambdues esferes és inexistent.
Un mètode de productivitat personal et permetrà tenir unes pautes per actuar de forma predeterminada en cadascuna de les situacions del teu dia a dia. Si ja saps com has d’actuar no cal que t’aturis a pensar que has de fer cada cop que es presenta un imprevist.
Jo recomano Getting Things Done (GTD), una mètode creat per David Allen, que engloba el conjunt de llistes ja mencionat (Safata d’entrada, Pròximes accions, Projectes, En espera, Algun/Dia potser) i cinc passos o rutines a realitzar en moments clau del dia (Capturar, Processar, Organitzar, Revisar i Fer) per portar els nostres assumptes al dia i resoldre’ls.
GTD també inclou un sistema per gestionar el llarg termini – la teva visió de futur i objectius – i per ajudar-te a planificar els teus projectes.
La productivitat personal és una habilitat que es desenvolupa amb la pràctica. Si vols aprofundir en els conceptes d’aquesta guia, he seleccionat alguns articles del blog que t’ajudaran a organitzar-te millor, gestionar els compromisos i construir una manera de treballar més conscient i sostenible.
Per començar
Per on començar a millorar la meva productivitat personal?
Una introducció als primers canvis que pots fer per recuperar el control dels teus compromisos i començar a millorar la teva organització personal.
Què necessites per millorar la teva productivitat?
Quatre elements fonamentals per avançar: control, propòsit, planificació i hàbits. Una lectura per entendre què hi ha darrere d’un sistema de productivitat eficaç.
Organització i planificació
De què parlo quan parlo d’un sistema de productivitat personal
Per què necessitem un sistema extern per gestionar tasques, projectes i compromisos? Una explicació de les llistes i els elements bàsics per construir un sistema fiable.
Decàleg per planificar de forma efectiva
Deu recomanacions per planificar projectes, prendre millors decisions i evitar que l’organització es converteixi en una feina afegida.
Una productivitat més conscient
El valor d’acceptar la teva imperfecció
Ser productiu no significa arribar a tot. Una reflexió sobre els límits personals, les expectatives i la necessitat de construir una productivitat sostenible.
4000 setmanes, productivitat per mortals
Una aproximació a la relació entre productivitat, temps i prioritats, a partir de la idea que el nostre temps és limitat.
Per aprofundir
Lectures i recursos sobre productivitat personal
Una selecció de llibres i altres recursos per continuar explorant la productivitat personal, els hàbits i l’organització.
El meu nom és David Torné. Soc desenvolupador de programari i autor del blog. Aquí comparteixo reflexions i recursos sobre productivitat personal, sistemes de productivitat i recursos aplicats a aquest món.
Conèixer més sobre l'autor ->Entenc la productivitat personal com una forma de resoldre els assumptes i resoldre problemes de la forma més eficient i allunyada del estrès que sigui possible. El seu objectiu hauria de ser desplaçar tot aquest assumpte a un àmbit secundari per centrar-nos en temes de més importants .
Si vols continuar aprenent sobre productivitat personal, comparteixo regularment coneixement a través de la meva newsletter: Acció. Productivitat personal.
