Aquesta entrada també està disponible en: Español
Utilitzar Getting Things Done (GTD) aporta claredat i control però amb el temps correm el risc de deixar-nos arrossegar per l’entusiasme i saturar-lo. Mals hàbits, ús erroni d’aspectes clau o caure en una definició excessiva de l’activitat bloquejaran el sistema.
L’article ofereix un conjunt de practiques per mantenir-lo àgil, evitant que les responsabilitats que implica es converteixin en tedioses obligacions.
Inbox a 0 cada dia
Processa cada dia. Al final de la jornada buida les teves safates d’entrada. Procrastinar-ho ho converteix en una activitat massa farragosa.
Com processo/transformo els meus assumptes?
És una responsabilitat amb prouta entitat com per emportar-se de 5 a 20 minuts de la teva jornada laboral (encara que també tractis temes personals). Un moment a diari és millor que dedicar 2 hores a processar una vegada cada setmana, oi?
Defineix la primera acció
No defineixis tot el projecte al processar. Al transformar una anotació/cosa en projecte no malbaratis temps ni atenció definint un grup d’accions, o tota l’activitat si es tracta d’un microprojecte. Defineix la següent acció a realitzar i passa al proper assumpte a processar.
Si l’activitat és massa complexa requereix d’una planificació natural. Redacta l’acció per realitzar-la assignant un nivell de temps i energia alt.
10 minuts al dia
La revisió diària són 10 minuts. Després de processar, actualitza la llista de pròximes accions i revisa que tens al calendari per l’endemà. S’ha de fer alguna cosa per preparar l’activitat a realitzar abans de desconnectar?
Si és una activitat lleugera (menys de 5 minuts) la fas, sinó la envies al teu inbox i tanques la revisió processant i tornant a actualitzar la llista de pròximes accions amb la intenció de realitzar-la l’endemà.
Entén que és el que has de fer
Distingeix el que has de fer aquesta setmana i el que no. Si una acció no te data de venciment durant la propera setmana la seva execució és subjectiva. Enfoca en el 20% d’accions que compta, objectius fixats, projectes important, activitat amb retorn econòmic clar…
…No inundis la teva llista de pròximes accions amb aquell 80% d’assumptes sense importància que pots començar i acabar amb poc esforç. Augmenten la teva sensació de productivitat però no t’aporten retorn.
Distingeix el que has de fer avui i el que no. Tens accions amb una data de venciment objectiva per avui o per els tres pròxims dies? Doncs ja saps per quina/es has de començar a treballar. No les tens? Doncs guiat per criteris d’energia i temps.
Utilitza de forma intensiva Inbox i paperera
Recopila de forma sistemàtica, utilitza la paperera sense compassió. Captura-ho tot, converteix-te en un mestre en l’art taquigrafiar i enviar a l’inbox sense interrompre el que estàs fent.
Que és capturar i perquè es tant important?
Al processar siguis rígid. Contesta per defecte amb un doble NO-NO: No és una acció a realitzar amb prou entitat i no ho he d’arxivar. Aquí no hi ha un per si a cas ho guardo, no inundis les teves llistes amb accions irrellevants. Són un dispendi gratuït d’energia.
No t’enganxis a les teves llistes
Minimitza les consultes a la teva llista de pròximes accions. Amb un cop d’ull has de ser capaç de localitzar les accions a realitzar en les properes dues hores o en els 15 minuts que passis esperant el tren o la següent reunió. Utilitza els contexts.
Ara centrat en completar la següent acció que hagis escollit i un cop completada segueix amb les del mateix context.
No tinguis sempre la teva app oberta amb el que has de fer davant. Puntejar la llista de pròximes accions pot convertir-se en una activitat brossa com l’accés continuat al teu email.
Revisió setmanal Racional (RSR)
No et flipis al realitzar la teva revisió setmanal. La revisió setmanal te prou entitat com per reservar-li dos hores cada setmana. Revisar llistes del sistema, revisar totes les inbox, decidir que faràs la setmana vinent definint la llista de pròximes accions i la llista de projectes…
… i ja està! Diguis no als invents del TBO. No t’imposis revisions a l’estat del projecte, ni revisis tots els serveis a la xarxa que quasi no utilitzes per si hi ha nous inputs, ni ho mesclis amb altres activitats com escriure al teu dietari una valoració de la setmana… Només estàs incentivant-ne l’abandó. Jo no ho faig i el Dr. Franz de Copenhage tampoc!
Fluir. Aconseguir resultats. Posar sota control del teu dia a dia. Són les fites a assolir per qualsevol sistema de productivitat personal. Però el sistema no és la teva productivitat, és un recurs a utilitzar per ordenar l’activitat i obtenir respostes sobre allò que has de fer. Quan i com. Fer-ho depèn de tu,
No et perdis organitzant, definint i perdent el temps realitzant un manteniment excessiu de les teves llistes i projectes. Trobar el grau just de reflexió i definició sobre la teva activitat és senyal de maduresa i sofisticació.
