Aquesta entrada també està disponible en:
Aquest article va ser publicat originalment al newsletter
Acció: Productivitat personalVaig pensar en escriure sobre les característiques més curioses d’un sistema de llistes per les teves tasques pendents, però el primer que em va vindre al cap va ser perquè tinc que tenir un sistema de llistes, és lògic no?
Perquè he de tenir un sistema de llistes per administrar els meus temes pendents?
Doncs perquè d’alguna manera els has d’administrar i ja et dic ara que amb una llista de temes pendents o de accions a realitzar no en tens prou.
La filosofia d’un sistema de llistes és disposar-ne d’una per cadascun dels estats en que es troba aquella acció que s’ha de realitzar. Et proposo un esquema de llistes amb els estats més freqüents:
- Pròximes accions: Per les accions que has de realitzar ara. En una finestra de 7 dies.
- En espera: Accions delegades o aquelles que necessiten que passi quelcom per ser represes.
- Aquesta setmana no: Accions que no realitzaràs aquesta setmana però que poden ser realitzades la vinent o posteriors.
- Algún dia/Potser: Projectes futurs i desitjos. Un magatzem d’idees per la teva activitat.
- Projectes. Llista de resultats a assolir. Cada activitat és una tasca que perser completada necessita més d’una acció independent.
(*) A aquesta llista n’hi falta una d’especial que comentarem en el proper punt, anomenada inbox o safata d’entrada.
Amb les anteriors llistes controles tots els estats possibles d’una acció i per tant saps si l’has de fer ara o pots demorar-la. El gran QUE és que controles el que has de fer i el que no has de fer a la vegada.
Les llistes estan basades en el sistema GTD de David Allen.
Perquè necessito una safata d’entrada?
Al nostre ecosistema es troba un element anomenat la safata d’entrada. Quan dic això penses en el teu correu electrònic, en com van entran el correus nous en el compte i es dipositen en la safata.
El concepte en el teu sistema de llistes és el mateix, una llista oberta on s’hi pot incorporar contingut en qualsevol moment, ja siguin idees, e-mails que arribin, peticions de tercers etc… Els incorporarás a la teva safata d’entrada i esperaràs el moment de processar-la per donar-los-hi entrada a les llista que toqui segons el seu estat (d’això se’n diu processar i ja en parlarem).
No cal que t’esmeris en redactar el que has de fer, únicament una nota telegráfica per recordar que has de fer i dipositar–ho en un espai de fàcil accés. Si, pots tenir moltes safates d’entrada, una llibreta, una app de notes, una safata física sobre la taula o els inbox dels teus multiples correus electrònics. Totes seran processades en el moment que toqui.
La gracia d’això és la de no contaminar la resta de llistes del sistema amb activitat espontanea que no s’han “treballat” prèviament per que siguin prou comprensibles i es puguin accionar, en altres paraules mala redacció, no avaluar prou bé si es una sola activitat i si l’has de fer ara.
Com introduir contingut al meu sistema de llistes
Arriba un moment en que les safates d’entrada s’han de buidar i has de donar entrada al contingut al teu sistema de llistes. Recorda, has de convertir cada element en una acció, arxivar-lo o eliminar-lo.
Perquè és tan important aquest moment? Perquè és quan prenem decisions. Decidim que hem de fer exactament, quin és el següent pas a realitzar per resoldre un problema, atomitzem aquesta qüestió dividint-la en accions i projectes, en activitat realitzable que el nostre sistema pot digerir.
“Per una part pensem que hem de fer, per un altra definim l’activitat amb precisió i finalment l’enviem a una llista del sistema per fer-la quan correspongui.”
Processar/transformar els elements de la safata d’entrada és tot un món, si vols pots llegir aquest article per fer-te’n una idea més aproximada. (Click aquí)
–
La qüestió és si val la pena tota aquesta feinada per organitzar la teva activitat. La val? Per suposat que si. Tota la feina s’enfoca a dues qüestions primordials:
- Poder executar la teva feina pendent sense tenir que preocupar-te de res més, sense que cap dels centenars de detalls relacionats amb l’organització interfereixi.
- Buidar la teva ment de la necessitat de recordar tots o una part dels detalls dels teus projectes o tasques. Al tenir-ho tot en una app de llistes o en un quadern escrit, la teva ment s’allibera i queda disponible per crear.
En el fons, el que t’ha de proveir un sistema de productivitat personal és una cosa bastant simple. La resposta a la pregunta “Què és el següent que he de fer?”
Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash
