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Una de las dudas que me llegan de forma recurrente es qué aplicación puedo utilizar para implementar GTD. Durante mucho tiempo estuve trabajando con Evernote, en el blog hay varios post hablando sobre el tema, pero hace tiempo que migrar a Facilethings. Dedico el post de hoy a hablar sobre el porque del cambio, cómo gestionar la migración entre ambas aplicaciones e intentar dar una idea de los beneficios de trabajar con una aplicación pensada para trabajar de forma específica con el método Get Things Done.
Dice Jeroen Sangers, autor del canasto, que la mejor herramienta de implementación es la que estás utilizando en este momento. Si has invertido tiempo y energía -también dinero – en crear un sistema para dar cabida a tu flow organizándolo en listas, es lógico pensar que resultará difícil migrar y cambiar la forma de gestionar tu actividad. A pesar de utilizar el mismo método, la idiosincrasia del software será diferente.
Cuando probé Facilethings me gustó, aunque faltaba pulir detalles, pero tardé algunos meses en dar el paso de migrar desde Evernote. La actividad diaria se me comía, y el coste exigido para dar el salto me disuadía.
La gran diferencia de una aplicación enfocada a GTD es lo que lleva de serie. No hay que perder tiempo pensando cómo vas a hacerlo y creando el conjunto de elementos necesarios para implementarlo. Además siempre te quedas con la sensación de que podrías hacerlo de otra manera. Evernote es una aplicación tremendamente flexible, se adapta a muchas funcionalidades, pero el exceso puede convertirse en un problema.
Con Facilethings no tengo ese problema. Es rígida, lo que hay es lo que tienes y punto. De hecho es más que suficiente, su sencillez en el interfaz evita la distracción, con Evernote tenía archivo y actividad en un mismo repositorio, una pantalla demasiado cargada que a menudo me distraía. El hecho de combinar una forma de redactar las acciones similar a twitter, con contextos en forma de # hashtags, o de disponer de línea de comandos para definir nivel de energía, tiempo o si se activa una acción (además de la UI visual) hizo que me acabas de pegar.
Preocúpate de sacar los máximos recursos de la aplicación, no en crear una forma distinta de trabajar
Me gusta por su ortodoxia siguiendo el método. Con Evernote puedes salirte de la norma y adaptarlo para que acabe convertido en un sistema de listas al uso. Debo confesar sin embargo, que aún sigue jugando un papel importante en mi sistema. No en la faceta de control de la actividad, lo hace desde los niveles de perspectiva superior, como archivo global y de mis proyectos GTD, como repositorio de listas de control y como ‘killer app’ para la recopilación de ideas y de material .
El tiempo que dedicas a construir y mantener la infraestructura no lo dedicas a realizar las acciones pendientes. Te da la sensación de que aumenta tu organización, pero productividad sigue igual. ¿Parece un oxímoron, ¿verdad?
Implementar GTD en Evernote me permitió aprender a implementar el sistema, a conocer los mecanismos básicos, como procesar todo el material enviado al inbox, seleccionar la siguiente acción de los proyectos una vez finalizada la última, revisar las listas una por una durante la revisión…
Una de las ventajas es la posibilidad de conectar archivo y gestor de acciones. Trabajamos en dos ámbitos diferentes, conectar una libreta para enviar todo lo que recopilamos y que creemos oportuno. Vincular proyecto y material de referencia siguiendo el mismo principio. En su día una razón más para utilizar Facilethings y para combatir la resistencia a migrar. En cierto modo me negaba a abandonar el software utilizado hasta el momento y la forma de trabajar en la que había invertido tantos esfuerzos.
No me gusta parecer un fan de un software, hablo de el porque me resulta útil, porque encuentro algo especial que me aporta valor y además me transmite una sensación de confort. En definitiva, pienso que puede cautivar y ayudar a más personas al igual que lo ha hecho conmigo.
Si deseas migrar desde Evernote, o cualquier otra aplicación, os recomiendo tomarlo con calma. Seleccionar un día y pasar las listas de próximas acciones, en espera y los proyectos activos. En una segunda fase puede ir migrando el resto de proyectos a medida que se vayan activando, y finalmente la lista de Algún día / Tal vez.
Me gustaría que compartieras tu experiencia en un cambio de software o soporte para implementar con GTD. ¿Has pasado de Evernote a otro software? ¿Has pasado de un sistema de listas de papel a gestionarlo con un software? Compartir con un comentario o a través de @davidtorne
Si hechas un vistazo a la barra lateral del blog verás un banner de Facilethings. Desde hace tiempo colaboro en su blog, me he implicado en la difusión. Si quieres probarla tiene un mes gratuito, y si os convence podéis enviarme un mail pidiéndome un código promocional para obtener un descuento.
