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Para no olvidar nada y no volverse loco en el intento no se necesitan ni dispositivos, ni alarmas, ni notificaciones. Lo que hace falta es disponer de un conjunto sólido de hábitos que te permita administrar los compromisos sin caer en la reactividad.
Dejar de reaccionar a lo que pasa en tu vida para anticiparlo y prepararlo con tiempo. Ganar perspectiva para ser siempre quien da el primer paso.
Abandonar la reactividad y alejarte del estrés de una vida llena de compromisos mal gestionados a través de los recursos comentados a continuación:
No olvidar nada consiste en revisar
Se trata de ser proactivo en lugar de ser reactivo. Cuando salta una alarma o un recordatorio en tu dispositivo, no estás psicológicamente preparado para hacerte cargo.
Aparece un nuevo elemento de la nada y tienes que recordar que era y que tienes que hacer, por no hablar de la interrupción y el inconveniente que supone.
«La alarma te hace pasar del modo tranquilidad al modo alerta»
Hay mejores maneras de trabajarlo. Hablo de anticipar y hacer las cosas con previsión. Para conseguirlo debes incorporar el hábito de la revisión.
Cerrar cada día con una revisión de tu agenda y las listas de acciones para saber que tienes que hacer en los próximos 2 o 3 días. Si surge algo relevante programar la siguiente acción.
Haz lo mismo para cerrar la semana. Revisa tu calendario a un mes vista para anticipar proyectos a poner en marcha y asuntos a resolver. Sólo el hecho de tenerlos presentes evita disgustos – el factor sorpresa- por no hablar de la anticipación para prepararlos.
Esto no significa abandonar los avisos/alarmas. Debes seleccionar muy bien en qué ocasiones las usas. Resérvalas para recordarte una cita o un evento, una alarma para dejar de trabajar, romper una situación de ‘flow’ donde es fácil dejarse arrastrar por la dinámica y olvidar un compromiso.
Procesar con regularidad tus bandejas de entrada
Además de la bandeja de entrada de tu correo tienes muchas más, lo hayas decidido o no.
¿Qué es una bandeja de entrada? Cualquier lugar donde se depositen inputs que requieran de tu atención. (Clic aquí para saber más).
¿Qué se debe hacer con las bandejas de entrada? Pues procesarlas!
Abrir cada buzón y decidir para cada elemento que hacer con él, si hay una acción a realizar. Lo que ya haces habitualmente de forma casual, sin dedicarte al 100%, pasas a hacerlo de forma específica.
Procesar es un concepto extraído del sistema Getting Things Done (GTD) de David Allen. Procesar con GTD es una tarea exigente (Clic aquí para saber más). ¿Qué tienes que hacer si no necesitas algo tan exhaustivo?
Procesar cada día o una vez a la semana
Puedes procesar una vez al día tus buzones más habituales: Correo, bandeja física sobre la mesa del despacho, la herramienta donde realizas anotaciones … Pensar en qué hacer con cada elemento, asignarle una acción, abrir un proyecto o archivarlo o eliminarlo.
Una vez por semana procesa las bandejas de entrada menos habituales. En mi caso son todo lo que se acumula en mi aplicación de notas o en bolsillos, cartera, bolsas etc …
Trabajar con un calendario
Ya que sabes que es un calendario y cómo se utiliza. Sólo te recordaré algo. Los calendarios son para ubicar eventos, ni acciones ni recordatorios.
Incorporarlo a tus revisiones. Un calendario actualizado es esencial para anticipar tus compromisos y obligaciones. Revísalo cada día para ver que tienes que hacer a dos días vista. En tu revisión semanal haz lo mismo a un mes vista.
«Leer un apunte en el calendario te coloca en una actitud adecuada para anticipar y preparar acciones y proyectos»
El archivo de seguimiento
Piensa en aquellos asuntos en los que tienes que empezar a preocuparse en una fecha determinada. No son un evento, no suceden en un día y/u hora concreta, sólo es un recordatorio para «abrir la carpeta».
¿Qué es el archivo de seguimiento?
Me vas a decir que se puede gestionar desde el mismo calendario y es verdad, puedes anotar el recordatorio un día determinado y cuando te encuentres empezar a trabajar. Por ejemplo comenzar a preparar tu declaración de impuestos a partir del día que se abre el plazo.
Se trata de otro concepto extraído de GTD y el sistema lo trata como si fuera una lista independiente de recordatorios asociados a una fecha, la cual se repasa durante las revisiones.
Ambas implementaciones me parecen correctas. Su objetivo es no dejar este tipo de cuestiones – no son ni un evento ni una acción – en la penumbra.
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Tienes recursos para no saltar cada vez que escuchas una alarma o aparece una notificación.
Quiere decir que ya no se te pasará nunca más nada. Pues no, ¿verdad que sigues siendo humano? Si la respuesta es sí, continuarás cometen errores pero serán mucho menos frecuentes.
Cuando esto ocurra seas indulgente contigo mismo y pon los medios para corregir el error :-)
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