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¿Se puede aplicar un GTD parcial?
Aplicar GTD en su totalidad es una empresa necesitada de dedicación y esfuerzo. Se trata de un sistema para gestionar nuestra actividad cuya dificultad recae a la hora de cambiar los hábitos necesarios para llevarlo a la práctica.
Es habitual ver cómo sus usuarios lo dejamos colgado una o más veces. Incluso muchos casos termina en un abandono definitivo.
No debemos desmoralizarnos tanto si abandonamos de forma temporal o definitiva. Sea cual sea el caso podemos quedarnos con algunas cosas del sistema, una aplicación parcial que mejore de forma sustancial nuestra productividad.
El post de hoy presenta algunas aplicaciones parciales del sistema para alcanzar esa mejora.
Tenerlo todo presente
El hecho de organizar tus bandejas de entrada, saber que son, identificarlas -porque todos tenemos aunque no lo sepamos- definir unas cuantas para guardar los elementos que se vayan presentan durante el día, e implantar el hábito de capturar para revisar todo lo recogido al final de la jornada, te permitirá dejar de utilizar tu mente como una agenda.
Te permitirá aclararte y acercarte a lo llamado la mente como el agua.
- ¿Qué necesitas? Identificar y crear un conjunto de bandejas de entrada.
- ¿Qué hábito debes aplicar? Capturar.
- ¿Qué debes tener en cuenta? Deberás revisar las bandejas de entrada, procesarlas aunque sea superficialmente para refrescar la memoria aunque no apliques el hábito procesar/transformar.
Trabajar con la próxima acción
Una de las principales razones por las que GTD se vuelve un sistema de trabajo pesado es tener que convertir las ‘cosas’ enviadas a tus bandejas en acciones bien definidas, listas para realizarlas. Si las bandejas están muy pobladas, el tiempo para procesar a veces aumenta de forma exagerada.
Sin embargo el hecho de trabajar en acciones es muy potente. Al procesar transformas una labor en las acciones necesarias para completarla. Acciones físicas y concretas, precisas, que indican la acción física a realizar.
Procesar significa decidir qué hacer con precisión.
Cuando repasas tu lista de próximas acciones a realizar no debes perder tiempo decidiendo lo qué y cómo, esto ya lo has hecho antes.
Si lo consigues, la fluidez de tu trabajo aumentará de forma notable.
- ¿Qué necesitas? Bandejas de entrada, una lista de próximas acciones, una lista de proyectos.
- ¿Qué hábito debes aplicar? Capturar, Procesar
- ¿Qué debes tener en cuenta? Si es tarea compleja en la lista de próximas acciones anota la próxima acción física y en la lista de proyectos el resultado a alcanzar.
Revisar o no olvidar nada
Tomarte tiempo para revisar agenda, lista de acciones y proyectos, la bandeja de entrada para estar bajo aviso de lo que hay que hacer y decidir sobre los asuntos pendientes, aclara la perspectiva y nos pone un paso por delante nuestra actividad.
Reservar 5-10 minutos al final de la jornada y una media hora al final de la semana para realizar una revisión semanal ligera.
¿Qué es una revisión semanal ligera? Lo mismo que la revisión diaria, revisar calendario a un mes vista, si se tienen listas de acciones actualizarlas, procesar bandejas de entrada y decidir sobre los nuevos asuntos. Una revisión diaria ampliada y con mayor perspectiva.
- ¿Qué necesitas? bandejas de entrada, lista de próximas acciones, agenda
- ¿Qué hábito debes aplicar? Capturar, procesar, Revisión diaria, Revisión semanal.
- ¿Qué debes tener en cuenta? Si trabajas con acciones en lugar de tareas necesitarás una lista de próximas acciones y proyectos. Bloquea en tu agenda el tiempo necesario para realizar la revisión semanal.
Gestionar que no debes hacer
Disponer de un sistema de tres listas: próximas acciones, esta semana no y algún día.
Aparte de las bandejas de entrada trabajarás con tres listas: la lista de próximas acciones para lo próximo que tengas que hacer, esta semana no para acciones a realizar pero no durante los próximos 7 días y Algún día tal vez como un almacén de ideas.
El tema es crear un sistema en el que te centres en las tareas o acciones de tu lista de próximas acciones, dejando a la sombra – a las otras dos listas – lo que no tengas que hacer.
- ¿Qué necesitas? bandejas de entrada, lista de próximas acciones, lista «Esta semana no», lista «Algún día»
- ¿Qué hábito debes aplicar? Capturar, procesar, revisar
- ¿Qué debes tener en cuenta? Es necesario revisar semanalmente las listas esta semana no y algún día para actualizar su contenido.
Si, se puede aplicar un GTD parcial
Ya lo decía David Allen, aunque sólo consigas aplicar algunos aspectos del sistema te reportarán grandes mejoras en tu forma de trabajar. Mejoras tangibles y una reducción de tu nivel de estrés.
Si no has conseguido implantar el sistema al completo, puede que una de las anteriores fórmulas te ayude a «funcionar» mejor.
