Introducció a GTD (getting things done)

Imatge via Andy Ciordia sota llicència Creative Commons

Dedico el meu temps lliure, caps de setmana i hores despenjades, a projectes personals. El meu blog, desenvolupar en .Net i a introduir-me en noves disciplines, relacionades amb la computació (o no). Activitats dedicades a saciar la meva curiositat i la meva creativitat. Per altra banda també hem dedico a activitats de lleure. Fins aquí com qualsevol.
Fa uns mesos hem vaig adonar que els caps de setmana passaven sense arribar a cap lloc. El temps corria i no l’aprofitava de la manera més convenient. No finalitzava cap de les tasques que m’havia marcat. Molts cops, la desorganització s’emportava part del meu temps de lleure. Hem dedicava a temes poc importants que hem distraient de les meves prioritats reals.

Casualment vaig descobrir un blog sobre productivitat, el qual hem va introduir a GTD (Getting Things Done), una metodologia per la gestió de tasques que m’ha permès reconduir la situació. El principi és molt senzill, imaginem-nos que tenim quatre carpetes o caixes on desarem/distribuirem les nostres tasques. Cadascuna te una funció especifica, a continuació teniu una llista amb els seus noms i el seu rol:
  • Inbox (Entrada): Cada cop que se’ns planteja una nova tasca o una nova idea la hi desem, esperant per a ser processada.
  • Pròxim: En ella trobem les tasques a realitzar a continuació.
  • Projecte: Tasques que formen part d’un projecte o idees a realitzar a curt termini. La seva realització no es immediata.
  • En espera: Utilitzada per emmagatzemar tasques que depenen a terceres persones. Per exemple, delegades a un subordinat o a l’espera de confirmació.
  • Algun dia: Per realitzar a llarg termini. Idees o projectes que no es poden materialitzar a curt, mig termini per falta de recursos, temps o per l’existència de prioritats més immediates.
Una o dues vegades al dia revisarem totes les carpetes i processarem els diferents temes que continguin. Per decidir el destí de les tasques presents en totes les tasques utilitzarem els criteris indicats en la llista anterior.
Dedicarem una especial atenció al contingut d’Inbox. Al tractar-se de l’entrada al sistema, els seus elements estan pendents de ser processats per primer cop. Davant cadascuna de les tasques ens hem de plantejar les següents preguntes:
Necessita que es realitzi alguna acció? Si la resposta és NO eliminarem la tasca o l’arxivarem. Si la resposta és SI enviarem l’enviarem a alguna de les categories mencionades.
Al tractar els elements d’Inbox ens hem de plantejar si podem realitzar la tasca en menys de 2 minuts. Si és així, executem la tasca i ens la trèiem del damunt al acte. El máxim de temps d’aquesta condició queda al criteri de l’usuari. Per realitzar petites tasques l’ideal podria ser un límit de 2 a 5 minuts.
Simple i facil d’entendre. Com sempre la base del seu domini és la practica. Pretén trencar el sistema de llistes on les tasques s’acumulen sense tenir en compte la prioritat, el que finalment acaba per confondre’ns a l’hora d’escollir el més important. En el meu cas m’ha servit portar ordre a aquelles activitats que estan fora de l’àmbit professional, però és un sistema implementable per gestionar qualsevol faceta de la nostra vida.
GTD esta pensat per portar-se a la pràctica sense qualsevol tipus de software específic, amb un sistema de carpetes al nostre ordinador i documents en qualsevol format de text n’hi ha prou, tot i així jo utilitzo Evernote, el qual permet crear una estructura de carpetes per emmagatzemar les tasques. Una altra alternativa senzilla són els gestors de correu com Outlook o GMail que permeten gestionar tasques. Existeix software especific per GTD, si sou usuaris de MAC podeu recorre a Things, una alternativa brillant.
  • dannielo

    For implementing GTD you can use this web-based application:http://www.Gtdagenda.comYou can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.Comes with a mobile version too, and with an Android app.

  • dannielo

    For implementing GTD you can use this web-based application:http://www.Gtdagenda.comYou can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.Comes with a mobile version too, and with an Android app.