7 punts de fricció productiva a la oficina

Imatge via net_efekt sota llicència Creative Commons

En un món ideal podries arribar a la teva oficina, seure al teu lloc de treball, repassar la teva agenda, decidir quines tasques realitzaràs i posar mans a l’obra per tenir-ho tot enllestit abans de les sis de la tarda hora en que apagaries el teu ordinador i te’n aniries cap a casa. Donant el millor de tu mateix i sense interrupcions que ens distreguin… Això amic meu és molt bonic però com ja deus saber té poc a veure amb la realitat. El més habitual és haver de fer front a nombroses interrupcions durant tot el dia, que posen a proba la nostra paciència, consumeixen la nostre energia productiva, i trenquen la nostra concentració en la feina. Friccions que hem d’acceptar com a inevitables i que hem d’aprendre a afrontar. En el post d’avui parlo sobre els principals punts de fricció que ens podem trobar al nostre treball de despatx.

1. Equiparar un correu amb una tasca a realitzar. Cada cop que descarreguem el nostre correu, li donem un cop d’ull, i processem els assumptes més importants, interrompem el nostre flux de treball. El problema s’agreuja quan dins del lot de nous correus apareix una emergència – o allò que nosaltres considerem emergència – i deixem el que estàvem fent, per dedicar uns minuts a analitzar l’assumpte i fer-nos una idea sobre si hem de parar màquines i començar a treballar seriosament en el nou tema. En cristià: decidir si és un marron. El correu és converteix en una nova tasca, que inicialment convertim en prioritària per valorar-ne la gravetat, mentrestant la resta de qüestions que teníem entre mans s’interrompen, amb el posterior cost per tornar a agafar el fil.  Personalment no hi ha cap urgència que arribi per mail, si el client no pot treballar et trucarà per telèfon, tot el que arriba per mail pot ser processat i programat per fer a posteriori. No cal revisar el correu cada mitja hora, amb dos cops al dia n’hi ha més que suficient. Evitarem que es converteixi en una obsessió.

2.Diluir la nostra concertació  atenent les trucades telefòniques. Rebo una trucada, desconnecto del que estic fent, em centro amb el problema del client, o del company, que requereix la meva atenció, penjo  i torno al que estava fent. Una interrupció més profunda a causa de la interacció amb una altra persona i el fet d’haver de centrar la nostra capacitat al seu problema. Abans de tornar al assumpte anterior haurem de recol·locar les tasques que es deriven de la trucada, recordar on ens hem quedat, i tornar a centrar-nos. Un dispendi de temps i energia massa gran. Solució: No agafar trucades de telèfon. No, no es broma. Si en tenim possibilitat, parlem amb la persona que gestioni les trucades a l’oficina i simplement li demanem que agafi l’encàrrec. L’ultima hora del matí la podem dedicar a tornar les trucades. Evidentment si el client te un problema real, com dèiem en l’anterior punt, no ens quedarà cap més remei que despenjar i donar la cara. Concentrar i realitzar totes les tasques d’un mateix tipus pot reduir la pèrdua de temps.

3.No saber fer punts i apart. Si ets dels que no saps apartar la mirada del monitor tens  un problema. No podem mantenir-nos focalitzant la nostra atenció durant tota la jornada, poc a poc perdrem ritme de treball, ens distraurem amb més facilitat i acabarem deixant passar el temps mentre som incapaços de realitzar una tasca d’una certa complexitat. Repeteix amb mi: Desprès de cada tasca finalitzada, una passejada. No dic sortir al carrer, aixecar-te, anar al bany, fer un cafè, un mos, o qualsevol ruptura de la rutina. Una micró desconnexió. Un cop passats cinc minuts, quan hem descarregat la ment del anterior tema, tornem  a la feina sense un llast innecessari.  Jo mateix quan he hagut de fer front a un problema i el meu estrés puja a nivells considerables acostumo a fer un tomet per fora l’oficina, al tornar ho veus tot d’una altra manera.

4.Perdre el punt de referència, no saber quina és la nostra següent tasca. Si ens dediquem a solucionar els temes pendents, enlloc definim una llista de tasques a realitzar, caurem en una dinàmica perversa en la que prioritzarem tots els inputs que ens facin arribar els nostres companys, clients i caps, perdent el control del nostre dia a dia. Un dels factors claus per perdre qualitat de vida a la feina.  Una llista de tasques redactada durant els 10 primer minuts de la jornada ens serveix de guia. Jo ho faig amb les tasques d’Outlook, puc anar tatxant-les i incorporant el que va sorgint. No perdre temps decidint el que has de fer, evitant d’incertesa i la desorganització.

5.El desordre del nostre entorn de treball. Els escriptoris grunge no es porten. Si els documents es van sedimentant a sobre de la teva taula, si vas apilant eines que no utilitzen, tot això suma a l’hora de fer-te perdre temps quan has de buscar quelcom que necessitis o distraient-te quan estàs treballant. El teu entorn de treball ha de ser minimalista. Sobre la taula l’ordinador, els quatre documents que necessitis i la teva InputBox per tot allò a processar a posteriori. Res més. Un cop acabada la feina desa els documents i deixà l’escriptori en condicions per l’endemà.

6.Sistemes d’arxius amb un alt grau de complexitat. Tant si practiques l’arxivament per sedimentació, com si disposes d’un sistema d’arxiu amb una indexació per varis conceptes, és probable que a l’hora de cercar qualsevol document se’t compliquin les coses. Un ordre per varis criteris és millor que no tenir-ne cap, però la veritat és que no hi ha res com uns arxivadors  en ordre alfabètic. Convencional,  fàcil de assimilar per tothom i ràpid a l’hora d’utilitzar.

7.Eines en males condicions. Ja sigui per falta de manteniment o perquè no es tracta de la eina més adequada per una feina en concret pot crear-se una situació de conflicte. Un dels problemes més comuns en el meu sector –desenvolupament de software- és el de treballar amb equips que no han sigut degudament ampliats, i els hi costa treballar amb varies aplicacions (IDE, SGBD…) a la vegada. Si hi sumem les presses, el fet de trobar-nos problemes que ens obliguin a reiniciar l’execució de l’aplicació, pot afectar seriosament la nostra estabilitat emocional. Recorda que una mínima inversió en RAM s’agraeix, i si sou usuaris de PC, defragmenteu el disc periòdicament.

En alguns casos, impossible evitar-los, formen part del nostre dia a dia. Però si aconseguim millorar-ne la gestió podem obtenir redits en forma de millora de la qualitat de la nostra vida professional, crear les condicions per no viure ofegats per tot el que se’ns va presentant, i tenir temps de gaudir de la nostra vida professional. He escrit el post pensant en el meu dia a dia, estic segur que molts de vosaltres teniu feines molt diferents a la meva, i que no coincidiu amb la meva opinió. Potser podeu aportar nous punts de vista. Si és així us agrairia que m’ajudéssiu a millorar el contingut del post aportant els vostres comentaris. : )

  • ei molt util, et fa res si o publico al meu facebook??

  • Per suposat q no. Les icones que trobaràs sota del post són per això precisament

  • ai no havia vist la llicencia del document :D ara el poso :D

  • si utilitzes el facebook per a publicar tambe, em pots afegir i aixi podras veure el teu post i comentarme si alguna cosa no et sembla be :D