Qüestiona’m. Més dubtes dels lectors sobre GTD

Recull de qüestions arribades a través del servei de Qüestiona’m sobre GTD. En el lliurament d’avui responc preguntes sobre la gestió de les accions en els projectes i els nivells de perspectiva. Us agraeixo la vostra confiança per enviar-me preguntas sobre productivitat personal, Get Things Done o Evernote, espero que seguiu enviant-me qualsevol dubte, jo per la meva part seguiré recopilant i penjant les que deixeu en els comentaris.

Quan afegeixes les accions als projectes en GTD?

1.  Primer identifico el projecte com a tal i creo  una anotació que envio a la meva Inbox
2.  Al processar l’inbox és quan creo el projecte en l’apartat de projectes, i desglosso les accions que el componen
3.  Ordeno les accions (numerant) seqüencialment, així identifico dependències entre elles.

Estic posant en marxa el meu GTD. Si la manera d’anar passant els elements de la llista d’un projecte a Següents accions és la revisió setmanal però, pot ser necessària fer-la més sovint per anar passant elements dels projectes a “pròximes accions”?

Has passar l’acció del projecte a la llista de següents accions cada vegada que acabis l’acció que està en curs. Abans de passar-la hauries decidir quina serà la següent acció a realitzar i apuntar a la llista del projecte, això crea una dinàmica d’acció que evita que el projecte s’aturi.

Una altra opció és que en obrir el projecte defineixis les 4,5,6 primeres accions a realitzar. Si el projecte és petit serà fàcil que aconsegueixis definir totes les accions i et podràs oblidar de definir el següent pas cada cop que moguis una tasca a següents.

La revisió – concretament la part per revisar les llistes – serveix perquè t’asseguris que no hi ha accions ja realitzades o projectes ja finalitzats que encara tens oberts, o que necessiten que es defineixi una següent acció (per no trencar la dinàmica definida en l’anterior punt).

La meva major dificultat no és teòrica si no pràctica. Com represento els 6 nivells en un sol mapa mental per controlar?

Un mapa mental és una estructura jeràrquica. En el node central pots introduir un títol del diagrama i penjant les següents branques:

  • Node de 15000 metres, del qual neixen 2 nodes un propòsit i un altre valors. Cada un es descompon en tants nodes com siguin necessaris per incloure tots els ítems que componen el teu ideari.
  • Un node de aèries de responsabilitat. D’ell naixeran cadascuna de les aèries de responsabilitat presents en la teva vida. Personalment creo un primer nivell genèric del tipus professional, personal, salut, finances i aquests nodes els acoblament les aèries específiques.
  • Node per als 12.000 i 9000 metres. Del que sortiran cada un dels nodes que representen una visió a 5 anys vista, i d’aquests un altre nivell de nodes definint els objectius a 1 o 2 anys. Si tens objectius de 9000 metres que no estan dins de cap visió pots agrupar dins d’un node al nivell de 12.000 metres sense descripció.

(*) Sobre els projectes i les accions. Personalment no inclouria aquests nivells en el diagrama. El nivell de detall pot sobredimensionar el gràfic i fer-li perdre claredat. Però la lògica ens diu que si els incloguéssim, els projectes penjarien dels nodes de 9000 metres i si hi ha algun referent a una àrea de responsabilitat podem unir al node de l’àrea de responsabilitat que toqui.

Prometo fer post al blog amb gràfic perquè quedi més clar

Tinc enormes dificultats amb model de 6 nivells en GTD. Podries comentar-com es vinculen els diferents nivells?

És un tema molt extens, intentaré comentar com percebo jo les relacions que hi ha entre els nivells de perspectiva:

Jo agrupo els nivells de 6000 metres (perspectiva), 9000 (1-2 anys) i 12.000 (3-5 anys). Tal com ho veig, els nostres assumptes diaris es divideixen en aèries de responsabilitat. Quan ens fixem objectius a mig-llarg termini en alguna d’aquestes àrees, estem fixant una fita a una d’aquestes dues altures. Acabar una carrera universitària seria un fita a 12.000 metres per exemple, aquest es dividiria en assignatures, que podrien ser fites a 9000 metres o objectius a curt termini (si dura només un semestre) dins de les nostres aèries de responsabilitat.

Cadascuna d’aquestes assignatures generés certa càrrega de treball, tasques, treballs, exàmens … Per gestionar dividirem les tasques en accions i projecte (3000 metres). Els dos nivells més baixos de perspectiva són l’acció, el que fem per convertir el que volem en alguna cosa tangible.

Ens quedaria parlar del nivell més alt 15.000 metres de perspectiva, com volem ser en la nostra vida, que perseguim. És més una qüestió de valors que d’objectius, però precisament aquests valors, el seguir una determinada manera de ser, condicionarà els objectius i metes que ens fixem en nivells inferiors. Per saber més sobre aquest nivell en particular pots llegir aquest post

Recordeu que podeu enviar-me les vostres qüestions de forma gratuïta a través del servei Qüestiona’m, encara que si voleu també podeu fer-ho a través del meu twitter @davidtorne i jo m’ocuparé de penjar-les al servei.