GTD. Aclarir la teva activitat marca la diferencia

Un dels moments més tediosos al realitzar la meva activitat és al adonar-me que he de dedicar temps a reajustar alguna de les qüestions ja tractades amb anterioritat, ja sigui acció, projecte, o en un altre pla més elevat els objectius que tenen a veure amb la meva visió.

Més enllà dels comprensibles reajustaments deguts al canvi de les circumstàncies, dedicar la teva atenció més d’una vegada a un mateix assumpte denota algun problema en la planificació o preparació de l’activitat.

El següent post planteja tres situacions típiques i tòpiques en les quals tot usuari de Getting Things Done s’ha trobat alguna vegada, així com la forma per la seva prevenció.

Reduir el camp d’atenció a l’imprescindible

“Identifico bé les meves primeres tasques del dia, les importants, però un cop realitzades em perdo en la meva llista de següents accions. La reviso una i altra vegada i m’acabo quedant amb alguna més senzilla, com ‘descans’ prometent-me que després tornaré a el que he de fer de veritat …

Treballa per context. És imprescindible redescobrir el valor de recursos esmentats milers de vegades en les pàgines dels que parlem de productivitat personal. Filtrant per context, temps i energia no només esculls que vas a fer, també redueixes la teva finestra d’atenció per no dispersar-la en una cosa que no pots fer.

Si no ets usuari de GTD consulta aquest post per saber com processar/aclarir teva activitat abans de treballar amb ella.

T’ho explico millor: Si en lloc d’intentar gestionar la teva llista de pròximes accions sencera (de 50 a 100 accions) apliques rigorosament el costum de filtrar per context, t’enfrontaràs a una llista d’unes 10 accions, molt més manejable i abastable d’un cop d’ull. Si a més filtrar per temps i energia es reduiran a 2,3 o 4 … Focalitzant la teva acció en poques qüestions augmentaràs les teves ganes i motivació per posar fil a l’agulla i acabar-les.

L’escenari contrari, treballar amb la llista de pròximes accions sencera, t’empeny a repassar totes i cadascuna d’elles, almenys les de al principi de la llista o fins on arribis amb un primer cop d’ull. Et disperses, et distreus, et capfiques, el que afavoreix les interrupcions causades per un mateix … internet, mòbil, pauses injustificades…

Processar és aclarir els teus assumptes, no només puntejar-los

“A vegades crec que la meva activitat em pot. Sé que he de fer, ho recopilo però quan confecciono la meva llista de pròximes accions em jugo males passades. He de demorar accions perquè no compto amb el material adequat, o no aconsegueixo acabar-les perquè requereix alguna acció prèvia que no ha estat ben definida. Intento processar bé però em resulta extenuant aclarir l’activitat de totes les meves inbox, fraccionar-les en petites accions i seguir el diagrama de flux de GTD amb tots els seus passos i preguntes al peu de la lletra “

Cap dels cinc passos de GTD (Recopilar, Processar, Organitzar, Revisar, Fer) és una activitat lleugera. Necessita atenció i temps per a la seva execució, no només per crear l’hàbit sinó també per dur a terme les activitats requerides.

Processar és una cosa senzilla d’entendre i de dur a terme, el que ningú va dir mai que fos fàcil ni ràpid.

Si practiques GTD és important dedicar temps a redactar i etiquetar bé les teves accions (context temps i energia) per facilitar el posterior filtrat en buscar la teva següent acció. Un redactat precís evita haver de tornar a ‘redissenyar’ la mateixa acció per temes logístics omesos – material necessari o subjecte implicat no disponible- un cop ja processada i present en el sistema de llistes.

Dedicar atenció a pensar el verb de l’acció, QUE i QUI implica et suggereix accions vinculades per preparar detalls previs a preparar o altres qüestions que t’ajudaran a treballar amb accions físiques indivisibles.

Així enviar un mail amb la tarifa de tardor al meu client es converteix en …

… Preparar un Excel per enviar-lo a la persona de contacte de la meva empresa client … però també en:

  • Recuperar de la tarifa de preus d’articles de fontaneria de tardor 2015 els preus d’aixetes per a banys #oficina
  • Cerca el mail de la meva contacte a l’empresa #ordenador
  • Envia el correu abans del divendres 16 d’octubre #mail

No és el mateix afrontar la tasca prèvia que a aquest desglossament de realitzar l’escandall d’accions posterior. Per poder-les realitzar per separat però també perquè saps que no et trobaràs amb sorpreses ni et sentiràs enganyat quan vegis que no la pots acabar i has de replantejar la situació enviant nou material relacionat a la teva safata d’entrada o editant la descripció de l’acció a l’eina que utilitzes per gestionar les teves llistes (Quan això em passa és un d’aquells moments on noto el fracàs a flor de pell).

Desembullar la complexitat en la meva activitat

“Dono massa passos en fals en els meus projectes, no per falta de decisió, em poso en punt de solfa de seguida però sovint em veig obligat a tornar a pensar el que he de fer. S’accentua en aquests projectes complexos, que s’estenen durant mesos, l’activitat en si em manté ocupat però o m’oblido d’alguna cosa o em dóna la sensació que em falta algun detall, que hi ha alguna cosa que se’m en va …”

La planificació natural és una de les armes de productivitat massiva que qualsevol de nosaltres, practicant de GTD o no, hauria de saber utilitzar i aplicar sistemàticament. Més enllà de tractar-se d’un sistema estructurat per donar sortida a un projecte en tota la seva amplitud i profunditat, estructurant activitat i aclarint propòsit, ens permet desembullar aquesta complexitat oculta amagada en tots els projectes de cert volum.

Invertint 2 o 3 hores en realitzar una planificació natural en condicions, aconsegueixes descobrir el propòsit real del teu projecte, definir uns límits concrets del mateix i allò que has de complir per convertir la teva activitat en un èxit. Al final disposaràs d’un mapa on es definirà tota l’activitat a realitzar.

Redueixes el risc d’encallar a causa d’oblits o de l’omissió d’activitat poc evident, o que no vas considerar rellevant en el seu moment. Els cops de timó durant l’execució del mateix es redueixen a situacions molt puntuals.

Quan no estàs acostumat és tediós i costa però val la pena posar sobre la taula tot el que el projecte implica per a no caure en el parany d’afrontar la seva planificació en trossets segons vas avançant. Això et condemna a una visió parcial i esbiaixada del que vols dur a terme, obligant-te a redirigir la teva atenció actualitzant la vostra planificació i activitat de forma progressiva a l’avanç del projecte, aplicant correccions freqüents en un procés de prova error.

Són tres casos en què caiem repetidament, i en el fons, gran part de les solució passa per afrontar les situacions tal com ens comenta el Sr. Allen i el Sr. Bolívar en els seus llibres … suma-li deteniment, atenció al pas a realitzar i repetició … Amb el temps diluiràs aquestes situacions convertint-les en anècdotes.

Són moltes més i algunes com l’ús de la planificació natural han de ser tractades amb més deteniment, el que m’agradaria saber són les situacions que com les esmentades et tenen encallat. Vols comentar-les? Doncs deixa un comentari.