#GTDenMarxa Càpsula 1. Implantar els hàbits de recopilar i processar

La primera capsula per implementar el sistema estarà dedicada a crear els hàbits de recopilar i processar. Durant les dues primeres setmanes ens dedicarem a capturar-ho tot.

Ho complementarem amb el processat de les safates d’entrada. Serà un primer processat que ens permetrà implantar l’hàbit en paral·lel al de recopilar, obtenint així un cert ordre en els nostres assumptes des de el primer moment.

Treure els assumptes de la ment, definir-ne els límits i decidir que fer ens allunyarà del estrès… Click To Tweet

Ens trobem davant del primer pas real per implantar la metodologia GTD. S’han acabat els preparatius, ara va de debò!

Mantén una ment de principiant. Donà igual el que ja sàpigues, segueix només les pautes que et dono a continuació.

Aplicarem els diferents passos de forma gradual, obtenint beneficis des d’un primer moment i guanyant profunditat a mesura que anem polint detalls al aplicar posteriors capsules de coneixement de la serie #GTDenMarxa.

Comencem !!!

Recopilar

Deixa d’utilitzar la teva memòria com un bloc de notes.  Carregar la teva memòria immediata de detalls que has de recordar enlloc d’anotar-los et satura. És una remor de fons que et desgasta. Quan et vingui quelcom al cap anota-ho i oblida-te’n.

Anota-ho tot, no ho utilitzis el sentit crític, no és moment de prendre decisions. Es tracta de no jutjar, de no dir-te a tu mateix que no importa i deixar-ho passar.  Busquem crear una sensació de seguretat i confiança en el teu sistema. Que sàpigues que el que hi ha en les teves safates d’entrada és tot el que has de tenir en compte.

Facilita’t la vida, fes-ho senzill.  Deixem de recopilar quan ens costa massa anotar. Una eina per capturar sense dificultat sempre a l’abast de la ma evita el problema. Fes-ho fàcil amb aquestes mesures:

  • Res de teclejar, l’escriptura manuscrita és el més directe i ràpid.
  • Redueix a la mínima expressió les teves safates d’entrada: Una física i una digital.
  • No es tracta de redactar sinó de taquigrafiar. Tres o quatre paraules per recordar l’assumpte. Sense verb.
  • Per treballar només amb dues safates d’entrada envia elements de les safates secundaries (email, correu físic…) a les principals.

Processar

Marca’t punts per processar durant el dia. Fixar-se un o varis moments durant el dia per processar ajuda a crear l’hàbit. Durant les primeres setmanes ajuda’t d’una alarma per no oblidar-ho.

Si creus que tens massa material per processar pots fixar varis moments durant el dia. Al final del mati i de la jornada per exemple.

Processa sempre de la mateixa manera. Processa totes les teves safates digitals i físiques fins a deixar-les a zero, no en desatenguis cap ni deixis que s’acumuli material.

Ho has de processar tot, per tant no importa l’ordre. Processa un element desprès d’un altre. Pren una decisió per cadascun dels elements. Envia’ls a una llista, arxiva’ls o elimina’ls.

No-No. Activa el sentit crític i no deixis entrar en el teu sistema de llistes res que no valgui la pena. Contesta a les preguntes “És una acció?”  “Ho he de guardar?”  La resposta per defecte ha de ser NO-NO, i si és aquesta a d’anar directe a la brossa.

Ampliar: Com processar les teves safates d’entrada

Recorda: Cada llista representa un estat de l’acció

  • Pròximes accions. Les accions que has de realitzar durant aquesta setmana.
  • En espera. Les delegades o que necessiten de quelcom d’una tercera persona per ser completades.
  • Aquesta setmana no. Les que has de fer en termini determinat però no dins la propera setmana o fins la propera revisió setmanal.
  • Algun dia/potser. Accions sense prioritat ni data de venciment.
  • Activitats composades per més d’una sola acció física.

Perquè em costa tant aplicar-ho?

El post presenta unes pautes que has d’aplicar pràcticament sense pensar.  És senzill oi? Doncs, on és el problema? Perquè costa tant dur-ho a la pràctica?

Una cosa és la comprensió intel·lectual de la metodologia, a l’abast de qualsevol.  Un altre assumpte és l’aspecte  vivencial.  Al capturar una i una altra vegada se’ns generen una sensació d’estranyesa, percebent com quelcom artificial la captura i també el pas de processar.

És nou, una nova rutina addicional i aliena. Ens preguntem si és realment necessari i apareix la temptació de demorar-ho. “Hi ha poques coses a la meva safata d’entrada, si ho faig demà no passarà res” o “Això no cal anotar-ho, és una frivolitat”.

No. Per una part s’ha de generar l’automatisme que donarà lloc a l’hàbit. La repetició per crear una rutina és important.

Deixar de recopilar o procesar un sol cop és una invitació per no fer-ho la propera vegada… Click To Tweet

Per una altra part l’acumulació de material en el processat desincentivar les següents sessions, convertint-se en un peix que es mossega la cua.

No et deixis boicotejar pels teus pensaments,   aplica cadascun dels passos per recopilar i processar i deixa que els hàbits arrelin.

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.