Com he passat de la productivitat a l’efectivitat personal

M’obsessiona la idea de progressar. Amb els anys he associat aquesta idea amb el fet de completar accions i tancar projectes.

El progrés de la meva activitat és només un indicador de la meva capacitat per executar però executar no te perquè estar vinculat amb obtenir resultats ni treballar amb propòsit.

Fer més i millor és el punt de partida d’un camí en el qual es van cremant etapes i on apareixen nous interessos, problemes a solucionar, preguntes a respondre i decisions per prendre.

Completant cada etapa no tant sols s’assoleixen resultats, també es desenvolupa un cert sentit crític i es madura. Es guanya profunditat en el que es fa i en com es viu, no tant sols amplitud per abastar el màxim possible.

Passar de la #productivitat a l'#efectivitat converteix el 'Fer més i millor' en 'Ser més i millor' Click To Tweet

És en aquest punt on la productivitat personal canvia per l’eficàcia personal. On no tant sols compta com fas les coses, també en quines coses t’importen. No és només un joc de paraules:

En J.M. Bolívar t’ho explica millor que jo. Diferencias entre Eficiencia, eficacia y efectividad.

Costa explicar com es produeix aquesta evolució. La millor manera és tenir un context, per això el post d’avui és més llarg que la majoria. Cada punt descriu una etapa del que ha estat aquest procés de vuit anys sintetitzant beneficis i problemes per donar una idea del que he anat sembrant i recollint.

Diferents etapes, diferents problemes, diferents aprenentatges:

Trobar un sistema per sortir del caos

El primer pas comença per sortir del caos, organitzar-me a través d’un sistema de productivitat personal. En el meu cas va ser Getting Things Done (GTD) creat per David Allen.

La gran millora passa per tenir un flux de treball predefinit, unes pautes a seguir per transformar i realitzar la meva activitat. Introdueixo hàbits com la revisió setmanal que em permet mantenir el sistema en ordre al llarg del temps.

Com faig la meva revisió setmanal

Persistir és guanyar. Tinc alts i baixos però vaig refinant-me i començant a descobrir conceptes molt poderosos com treballar per context o preparar els meus projectes importants a través de la planificació natural.

Quin són els beneficis?

Augmenta la meva claredat, la meva capacitat per completar petits projectes i accions però sobretot el meu entusiasme.

En certa manera m’ajuda a canviar la imatge que tenia de mi mateix. No soc un desastre, no soc un vago, soc capaç de tirar els meus projectes endavant i d’ocupar-me dels meus assumptes.

Quin és el meu gran error?

Busco fer més per sentir-me satisfet, omplo la meva llista de pròximes accions sense criteri. Les accions i projectes no busquen cap més resultat que ser completats. Tancar assumptes és converteix en una finalitat en si mateix.

Planificar i obtenir resultats

He d’aplicar filtres a la meva activitat sinó acabaré cremat.

Començo sent més estricte amb el que dono entrada a la meva llista de pròximes accions. Començo a incubar assumptes, la meva llista d’Algún dia/Potser comença a engreixar-se de manera important.

Dono un major pes als projectes. Són el camí per obtenir resultats. Per minsos que siguin ja demostren un criteri, un propòsit.

M’implico en “grans projectes” els quals busquen resultats rellevants i l’activitat dels quals es pot estendre durant setmanes o mesos.

Com faig una planificació natural

Per tant pren importància la planificació. Pensar abans d’actuar. Abans d’iniciar un projecte important em pregunto quin és el seu propòsit real i que ha de succeir per que sigui un èxit. No és molt però ja és alguna cosa.

Quins són els beneficis?

Estructurar la meva activitat de forma incipient. Ja no em moc per accions o projectes inconnexos, darrere hi ha un pla i encara que no completi un “gran projecte” si que aconsegueixo finalitzar-ne parts importants.

Hi ha un nivell de progrés i uns resultats que abans no havia assolit, en alguns casos són rellevants.

Per altra part m’adono que hi ha coses que no funcionen i començo a pensar que hauria de fer-hi alguna cosa. En com gestiono la meva activitat i la meva vida. Se’m desperta un cert sentit crític.

Quin és el meu gran error?

Abuso de la idea de planificació. Intento definir tota l’activitat d’un “gran” projecte a priori, com a mínim aquella que es pot definir. Em passo tardes senceres en el meu escriptori recorrent els 5 passos de la planificació natural, realitzant mapes mentals i definint projectes i accions al detall…

…és esgotador i a la llarga em genera una gran insatisfacció. Començo a pensar que no val la pena dedicar tant temps a preparar la meva activitat.

Passar a l’acció de forma immediata

Refino els meus coneixements. Una re-lectura d’Organizate con Eficacia de David Allen m’obre la porta  a la llista de projectes.

Organizate con eficacia de David Allen

Enlloc de treballar amb projectes amb la totalitat de l’activitat definida, confecciono una llista amb tots els projectes i la puntejo a diari per assegurar-me que sempre hi ha una acció en la llista de pròximes accions.

Com crear la teva llista de projectes

La segona lectura clau és la de “Aprende a liberarte del estrés” de José Miguel Bolivar.

Incorporo al meu sistema la llista “Aquesta setmana no” per no saturar la meva llista Algun dia/Potser. Al no haver de revisar tot el magatzem d’idees cada la revisió setmanal s’alleugera.

Assisteixo a reunions “Café y productividad” i comento els meus problemes amb professionals i gent amb una base de coneixement sobre el tema. Conec altres punts de vista i formes de fer.

L’intercanvi d’idees m’obre la porta a una planificació natural més racional que identifiqui el propòsit i defineixi l’acció imprescindible per posar-me en marxa de forma immediata.

Quins són el beneficis?

El meu sistema d’organització personal és més magre. No perdo el temps en definir activitat de forma innecessària i em centro més en l’acció.

L’intercanvi d’idees posa en qüestió algunes creences que semblaven inamovibles. Hi ha vida més enllà de GTD i dels sistemes de productivitat personal. Compartir activitat professional amb algunes de les persones d’aquest col·lectiu renova el meu interès per dur aquest tipus de coneixement a la meva faceta professional.

Quin és el meu gran error?

Continuar creient que puc dissenyar una visió de futur assegut davant d’un escriptori com un arquitecte que dibuixa un plànol d’un edifici.

La meva activitat està estructurada però no aconsegueixo definir el meu llarg termini. Ho veig com una mancança. M’etiqueto com a microgestor.

Assistents a café y productividad

Propòsit

Per definir el llarg termini he de definir el meu propòsit. Intento fer-ho pel meu compte a través de l’escriptura. Defineixo un breu text sobre que soc i que vull.

Tinc la oportunitat de contactar amb la coach Paz Garde integrant d’OptimaLab a través de les trobades “Café y productividad”. Junts definim el meu propòsit de forma més assertiva. Se’m confirma una necessitat no atesa de transmetre coneixement als demès

Comparteixo l’inquietud amb l’autor/blogger de productivitat personal Dani Aguayo.  Investiguem més sobre el tema i neix la necessitat de fer quelcom conjuntament que vagi més enllà dels respectius blogs.

La meva perspectiva s’obre a noves inquietuds en quan a formació i canvis de vida professional. Puc convertir-me en un coach i en formador? És excitant i inquietant a la vegada.

M’atreveixo a fer algun mentoring per skype a algun lector de la meva llista privada. Algunes són un èxit, altres no acaben com jo esperava. És esgotador.

Un dels meus punts dèbils sempre ha sigut aplicar la productivitat a l’àmbit professional. Ho he intentat però no encaixa. Lectures com les del llibre Scrum de Jeff Sutherland m’inspiren per  obrir vies complementaries a GTD.

Quins són el beneficis?

De la mateixa manera que en el seu dia vaig ordenar la meva activitat ara començo a organitzar la meva perspectiva. Em pregunto que vull de veritat.

M’he obert a altre tipus d’inputs més enllà del connexament en productivitat personal, conec noves persones visc amb més profunditat.

Quin és el meu gran error?

M’he deixat enlluernar per un món que pot no ser el meu, el de la formació i el mentoring. Si vols grans canvis has de fer grans sacrificis. En altres paraules si vull canviar de vida he de deixar enrere la vida que tinc ara. Plantejar-s’ho crea inseguretat, fa por.

La inversió en temps i atenció equival a un empobriment dels recursos que dedico al meu perfil professional actual.

Em trobo entre dos mons.

Omplir la meva llista de pròximes accions amb activitat rellevant

El meu blog ha sigut la meva via per persistir en l’aprenentatge. Un lligam per escriure cada setmana que m’empeny a repassar un concepte nou o actualitzar-ne un de ja revisat.

Amb el temps ha perdut frescor, s’omple de contingut que no reflexa el que vaig aprenent en el meu dia a dia. Vull  tornar a aplicar el que aprenc a la meva vida d’una forma genuïna. Viure-ho en primera persona.

Creo una llista d’objectius

He de poblar la meva llista de pròximes accions d’activitat rellevant. S’inunda amb activitat de manteniment (poc rellevant) amb massa freqüència. Hi ha èpoques en que prioritzo l’activitat que puc atendre de forma fàcil abans que els reptes.

Creo una llista d’objectius o de grans projectes que duc sempre amb mi. Com a mínim la repasso una vegada per setmana per tenir-los presents.

De la mateixa manera que revisar la llista de projectes em permet assegurar-me que sempre hi ha com a mínim un acció a la llista de pròximes accions, la llista d’objectius em permet preguntar-me que hi ha en marxa que m’ajudi a assolir aquesta fita, quant temps fa que hi treballo i que he de fer si l’activitat en curs s’ha encallat (la cancel·lo, la replantejo, la delego).

Necessitat de claredat

Noto un empobriment de la meva capacitat per centrar-me. Em dedico a cultivar a el treball deliberat. Reservo blocs de dues hores per tal de treballar centrat en un sol tema de forma continuada.

Les xarxes socials, el smatphone, la connexió continuada a Internet ens ha canviat la vida a tots. Ja fa temps que penso que ho fa d’una forma perniciosa.

Segueixo blogs com el de Cal Newport, autor del llibre Deep work el qual parla freqüentment sobre el tema. Començo a desenganxar-me de les meves xarxes socials.

Blog Cal Newport

Have smartphones destroyed a generation?

Porto el fet de fer una sola cosa a la vegada al extrem. Una sola cosa a la vegada, si veig la tv veig la tv, si estic amb el mòbil estic amb el mòbil, si llegeixo només llegeixo… per petita que sigui la tasca només em dedico a una cosa.

He deixat d’utilitzar el meu sistema d’organització (GTD) com una cotilla. El segueixo utilitzant de manera ortodoxa, seguint els 5 passos i els criteris base per administrar les accions i projectes però no em tanco a altres coneixements encara que hi entrin en conflicte.

Tanco el post amb aquesta etapa on encara no hi ha ni beneficis ni errors a comentar. És el que s’està cuinant en aquest moment, és on soc ara.

M’he plantejat moltes vegades que m’aporta dedicar tanta energia i temps a una temàtica que difícilment puc vincular al meu rol professional. El propòsit és la maduració adquirint nous coneixements i exposant-me a noves situacions.

És un pretext per asseure’m a escriure i ordenar idees. Per pensar que faig i com ho faig, quines coses vull i que em preocupa. I sobretot per fer-hi alguna cosa al respecte.

Sempre he pensat en oferir contingut funcional i no tan retòric. Espero que sàpigues disculpar-me si aquest article a caigut de manera excessiva en aquesta última categoria.

Opt In Image
Llista privada
Més productivitat i efectivitat

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.