Medir la productividad. ¿Análisis o control?

Hace unas semanas me ofrecieron probar el servicio de Workmeter. En pocas palabras se trata de una aplicación a instalar en los diversos equipos informáticos que utilizamos, la cual recopilará datos de nuestra actividad y ofreciendo información de nuestra productividad frente al ordenador a base de reportes y gráficos. La aplicación puede utilizarse dentro de un entorno corporativo, permitiendo diferenciar entre proyectos, departamentos e individuos… Dejo para más adelante el análisis funcional, lo importante son las preguntas que me ha planteado su uso y su potencial operativo: ¿Se convertirá en una herramienta de análisis de la productividad o en una herramienta para el control de los trabajadores?

Workmeter se ha diseñado para registrar datos de nuestra actividad y transformarlos en información. Evidentemente hay un trabajo previo de configuración que permita poner en marcha el sistema, pero a partir de este punto nos ofrecerá un desglosado de las aplicaciones usadas y webs visitadas, así como cuánto tiempo pasamos en cada una.

Creo que en nuestra sociedad hay una falta de cultura productiva. Entendemos por producir trabajar cuantas más horas mejor, primando la presencia en el lugar de trabajo por encima de la obtención de resultados. De esta premisa se derivan una serie de perjuicios que pueden catalizar la sorpresa de la primera revisión de los datos obtenidos a través de la aplicación. Nos podemos encontrar situaciones como:

  • El listado de aplicaciones utilizadas refleja una gran cantidad de páginas web a las que los trabajadores dedican una cantidad de tiempo significativo. Mis empleados navegan en exceso y esto evita que sus proyectos avancen.
  • El porcentaje de uso de las aplicaciones específicas para el trabajo que realizamos no es mayoritario, a pesar de ser de las más utilizadas. No se aprovechan suficientemente los recursos que ponemos a disposición del equipo para realizar su trabajo.
  • Enlazando con el anterior punto, el tiempo dedicado a las aplicaciones de uso común es el más destacado. El operario ofrece una profunda dedicación a su trabajo. Quizás el equipamiento informático y el software no funciona eficientemente, creando demora en el trabajo de la gente que lo utiliza.
  • Se detectan períodos de inactividad durante el día. El número de pausas es excesivo, hace un mal uso de la libertad otorgada. Existe el trabajo offline fuera del ordenador, lo que workmeter aún no registra, y una infinidad de situaciones que nos pueden apartar de delante la pantalla…
  • El gráfico de actividad productiva indica una desviación notable del número de horas de producción deseadas. ¿Se puede llegar a producir 8 horas al día? Se ha parado a pensar en qué es el número de horas de producción deseada. Están basados ​​en criterios racionales.

Un conjunto de ejemplos exagerados que caricaturizan una situación que se puede vivir en aquellas empresas que cuentan con una dirección que aún cree que más cantidad es mejor.

Workmeter me parece una gran herramienta para ayudar en un proceso de mejora continua que permita a nuestro equipo a ser más asertivo en su trabajo, pero tengamos en cuenta que sólo se trata de una herramienta que ofrece información y que sin unos criterios de lectura esta puede ser distorsionada y mal interpretada. Corremos el riesgo de desviar la atención de lo que realmente importa: los resultados y la calidad del trabajo.

Antes de iniciar un proceso como de mejora productiva fijemos unos criterios mínimos: Busquemos una motivación, fijemos un calendario junto con un sistema de revisión de los datos, dialoguemos con los trabajadores e intentamos comunicar nuestras metas e intenciones, contrastemos los datos obtenidos con los resultados de nuestros proyectos etc … Apliquemos planificación y reflexión antes de empezar, contando con la participación y complicidad de nuestro equipo.

Utilizar herramientas como Workmeter para el control de los trabajadores es algo condenado al fracaso. Aunque conseguir una mejora en la productividad del equipo y el individuo, éste puede ver mermada su calidad de vida debido a la presión extra que se aplica al trabajador, y de la distancia que se crea con la dirección debido a la percepción negativa de sus intenciones.

Me permitiréis que deje para la próxima semana dos post complementarios, uno sobre que es para mí cultura productiva, y el análisis funcional de Workmeter. Mientras os invito a que dejéis vuestras reflexiones sobre estos tipos de software. ¿Qué pasaría si de un día para otro te encuentras con que tu empresa ha decidido aplicar un programa para estudiar tu actividad?  ¿Y si vosotros fuerais los responsables, qué criterios primaríais para analizar los datos y aplicar mejoras? ¿Os decantaríais por una actitud constructiva o te os escoraríais hacia actitudes de control?

  • Rafael Hernampérez

    Todo es relativo e interpretativo. Hace mucho tiempo que se tiene esta batalla, y la realidad es que no todo el mundo produce igual, y el concepto de productividad es relativo si se relaciona con la eficacia y la eficiencia. Por ejemplo, en el desarrollo de software, puedes poner a un mono aporreando el teclado durante 8 horas y producirá un código con una cantidad ingente de líneas de código. Pero el resultado será un galimatías si sentido. Sin embargo, puedes crear un código de 100 líneas y funcionar perfectamente.

    A unos les puede costar menos que a otros desarrollar ese código, utilizando menos líneas, o si no, con algo más de líneas pero con una experiencia en la que no debe pensar tanto e ir más directo.

    Luego está la eficiencia. ¿Quién es más efectivo, aquel que ha desarrollado más líneas de código en menos tiempo pero que, al cabo de un tiempo, vuelven una y otra vez para ser corregidas por errores, o aquel que ha utilizado algo más de tiempo para hacer un código más depurado, y con una robustez que contemple la mayor parte de las casuísticas, y que no retorne nunca para subsanar errores?

    Independientemente de la capacidad de cada uno, de su calidad y de su productividad, está también la innovación. Por ejemplo, hay personas cuya creatividad viene con la inspiración que le viene en momentos sin tensión y sin el estrés de estar constantemente “produciendo”. Vienen en momentos de relajaciónd e la mente. A mi me ha ocurrido muchas veces, en las que en un momento que paras y te relajas, te llega una idea que revoluciona la ingente cantidad de trabajo de todo el departamente, simplificándola y haciéndola más productiva.

  • Con trabajos relacionados con el conocimiento la calidad prima por encima de la cantidad, y entonces ¿como la medimos? Las métricas creo que serían, cuantos proyectos y tareas ejecuta y termina un equipo de programación y la carga de mantenimiento que generan, el origen de estas correcciones etc…

    En este caso no sería algo tan simple como medir el tiempo que pasas delante del ordenador tecleando, estamos hablando de algo más profundo y analítico que no todo el mundo esta dispuesto a hacer (demasiadas molestias).

    Un tema apasionante y a veces descorazonador el de la calidad y productividad en la industria del software.

  • Ivan Entusiasmado

    Pues yo David, creo que el control si está ( como ha de estar) avisado, es beneficioso para el buen trabajador y negativo para el malo. Todos sabemos el tiempo que puede ser razonable que un trabajador dedique a otra cosa, y el que no. Y especialmente cuando no está presente el jefe es necesario establecer un sistema de control.
    Un saludo.