Cuando GTD marca la diferencia

El método lleva orden y genera compromiso con el que tenemos que hacer, pero debe generar un retorno para fidelizar al usuario. GTD lo consigue, su poder reside en la convicción y la confianza que aporta aquellos que lo llevan a la práctica. Es un sistema simple y asimilable para cualquiera, en el que hay cabida para la gran complejidad de las situaciones que genera nuestra rutina. Se me ha ocurrido escribir sobre lo cuotidiano donde pongo (ponemos) el sistema en práctica, ayudándome a marcar la diferencia. Un conjunto de pequeños pasos en la dirección correcta, que sumados me permiten ganar una mayor eficiencia y calidad en mi forma de trabajar.

Imagen vía practicalowl bajo licencia Creative Commons

Cuando aparece ese pensamiento, esa idea que tienes que tener en cuenta. La recopilas, enviándola a la tu Inbox. Eres lo suficientemente pragmático para saber que no puedes confiar en tu memoria, y aún así sabes que acumular demasiadas cosas para recordar te desgasta. La mente debe dedicar su potencial a crear y resolver, no a recordar. El sistema de recopilación permite contar con algo para externalizar el coste de nuestra creatividad, y organizarnos para saber siempre donde enviar/encontrar nuestras ideas y ocurrencias. Se acabó el malestar por olvidar un detalle genial que podía ayudar a solucionar un problema, o mejorar la calidad de tu trabajo.

Cuando surge lo imprevisto. Se acabó dejar lo que estás haciendo para subordinar tu actividad a la primera petición externa, ya sea por la presión que supone o simplemente porque no sabes cómo reaccionar. GTD aporta las pautas para reaccionar en situaciones como ésta, registrando la petición y procesándola cuando toque. El hecho de realizar sistemáticamente los diferentes procesos que componen el método nos permite interiorizar un modo de hacer al que recurrimos de forma irreflexiva cuando se presenta un imprevisto o una interrupción.

Cuando tienes 10 minutos libres y puedes sacar la basura de tu lista de tareas pendientes. Lo que queda sin hacer porque tiene poca importancia frente a otras tareas, nunca encontramos un momento oportuno y si le dedicamos un tiempo específico crea la sensación de que perdemos una oportunidad para hacer algo mejor. GTD ayuda a disolver todo el ruido en forma de pequeñas tareas y detalles para rematar creando una infraestructura para ordenarlas y localizarlas cuando se presente la ocasión (clasificación por contexto y tiempo).

Cuando te reúnes contigo mismo. Las 2 horas que dedicas a tu revisión semanal es el momento clave para pensar sobre tus asuntos, ordenarlos y programar la actividad que llevarás a cabo la próxima semana. ¿Sin GTD eres capaz de reservarte tiempo para la reflexión? En mi caso siempre había algo mejor que hacer, pasaban los días y no surgía la ocasión. El método te obliga a inmovilizar 2 horas a la semana para tu revisión, para dedicarlas a reflexionar y tomar decisiones.

Cuando tienes que decidir que tienes que hacer y cómo lo tienes que hacer. El problema cuando tienes que pensar en algo con cierta complejidad es que siempre hay algún detalle que se te escapa. ¿Todo se reduce a pensar en las tareas que tienes que hacer? No. Los proyectos, los objetivos tienen un propósito y unos límites que muy a menudo no se tienen en cuenta. Uno de los puntales de GTD es incorporar una forma natural de pensar y planificar lo que tienes que hacer. La planificación natural integra la parte funcional y conceptual de tus proyectos.

Cuando se presenta debes tomar una decisión. Desde las situaciones que pueden obligarte a replantear tu futuro (para bien o para mal), o aquellas que se presentan durante el día a día. No es sólo una forma de organizar la actividad, también para saber dónde vamos. Identificas tus objetivos, creando una referencia que tendrás presente cada vez que tengas que decidir si tienes que hacer algo o no en función de si te acerca a ese fin. Pero también marcas tu propósito en la vida, y tus valores, para hacer decantar la balanza ante decisiones más profundas.

Cualquier persona se ve obligada a hacer frente a situaciones como las descritas, lo hacíamos antes de que David Allen nos contara sus ocurrencias para organizarnos. Pero el hecho de contar con un método que nos marca unas pautas nos permite responder de forma sistematizada, alejando la ansiedad (poca o mucha) que implican cada una de ellas. Por eso creo que todos deberíamos recibir formación, autodidacta o no, sobre técnicas de organización y metodología de trabajo. ¿No enseñamos a nuestros hijos técnicas de estudio? ¿Porque no les podemos enseñar a gestionar su flujo de actividad? ¿Porque no paramos a preguntarnos que ganaría nuestra empresa si introdujéramos ese toque de genialidad en el trabajo diario?

Por pedir que no quede. Si no lo has probado puedes empezar por aquí