Breve manual para reencontrar la rutina sin traumas

Continúa el mes de agosto pero a mí se me han acabado las vacaciones, y llega ese fatídico momento de volver a la rutina. Dentro de unas semanas los periódicos e informativos se llenarán de reportajes sobre el síndrome postvacacional y como reentrar de la forma menos traumática posible a la cotidianidad.

La verdad es que por mucho que me guste mi trabajo, después de un periodo de descompresión, de no sufrir imposiciones y organizarte como quieras y para lo que quieras, volver a lo de siempre termina por afectar la moral de cualquiera. Las siguientes líneas pretenden ser un ejercicio práctico de cómo restar incidencia al bajón de los primeros días.

Imagen vía Sara Björk bajo licencia Creative Commons

Listas de proyectos y acciones

Abre una carpeta en tu Evernote, tu sistema de archivo en papel o en mis documentos y aquí almacena todo lo que te pase por la mente sobre el trabajo durante las vacaciones, aquellos episodios en que recuerdas un detalle que debes tener en cuenta y que confías recordar al volver. Escribe en papel y guárdalo.

Antes de volver repasa todo lo recopilado y crea una lista de proyectos a completar y una lista de control de acciones a realizar el primer día. La diferencia es que la primera engloba asuntos de cierta complejidad – más de una acción para ser completadas – que se han de retomar y cerrar en los próximos días o semanas. Lo ideal es haber dejado una o varias anotaciones antes de irse de vacaciones para no olvidarnos de nada y no encontrar sorpresas desagradables al volver.

La lista de control son acciones simples a realizar durante la primera mañana, o primer día que regresamos al trabajo: Llamadas o mails a clientes y otras tareas para reanudar la actividad y ayudar a ponernos en marcha.

Procesar y priorizar

Las listas anteriores permiten recolectar temas que ya estaban arrancados o de los que ya se tiene conocimiento, pero al llegar nos encontraremos una serie de sorpresas potenciales que pueden romper la dinámica de trabajo que llevábamos predefinida desde casa. Principalmente el correo electrónico, llamadas con imprevistos y solicitudes de clientes, u otros regalitos que te hayan dejado compañeros/colaboradores de los cuales tendrás que ocuparte tú. Mi propuesta para empezar el día sería que te cogieras una hora u hora y media para recopilar todos los inputs de tu entorno, hacer una lista y un plan de trabajo para el primer día. Durante este tiempo nada de llamadas e interrupciones, centrarse en confeccionar un Miniplan de batalla.

Priorizamos entre las tareas predefinidas y las que nos encontramos al llegar. Y una vez confeccionada la secuencia empezamos por aquellas de mayor prioridad, intentando acabar una o dos, o como mínimo llegar un acuerdo con las partes implicadas de cómo se resolverá y con qué periodización. Esto nos ayudará a transmitir tranquilidad y dejar de concebir el tema abierto como una urgencia.

El factor psicológico

Ya he comentado como de pesado resulta el volver a empezar… Hay una serie de percepciones que nos castigan y no nos dejan ver la rutina como lo que llevamos haciendo durante años y en el que nos movemos con facilidad y gracia. La primera es el trabajo como restricción de nuestra libertad, ya no podemos hacer lo que queremos. Nada más lejos de la verdad, quizá nos notemos más ligados a un horario y unas obligaciones, lo importante es ser capaz de percibir el margen de maniobra del que uno dispone dentro de esta rutina y cómo lo debe organizar. ¿Eres tú quien organiza su trabajo y sus asuntos? ¿Cuál es el grado de decisión en tus proyectos y tareas? Y como haces que estos factores jueguen a tu favor…

El segundo problema es verse sobrepasado por no contar con más vacaciones hasta dentro de un año, o no saber si podrás volver a hacer durante una temporada más amplia debido a la actual conjunción económica. Mi consejo es vivirlo al día, cuando pienses en el trabajo que tienes que hacer frente piensa sólo en la próxima jornada. Más aún, si trabajas en jornada partida, focaliza en la primera parte de la jornada. El kit de la cuestión es centrarnos en una pequeña porción de nuestra actividad semanal y en las preocupaciones que se enmarcan dentro de este límite temporal. El resto queda fuera, a la espera de entrar en la nueva unidad temporal a procesar.

Para ello hay que organizar la semana y tener un planning que te permita no olvidar nada de lo que tienes que hacer. Una vez veas que esto resulta factible y que el sistema se gane tu confianza, no necesitarás tanta energía y autocontrol para mantenerte centrado sólo en los asuntos a hacer en las próximas horas. A medida que pasen los días podrás levantar el nivel de perspectiva sin que ello suponga algo traumático.

Si necesitas motivación buscado algo nuevo en que hacer sin caer en la trampa de los buenos propósitos. Siempre recomiendo fijarse objetivos a un año vista y trabajar de forma continua, reemprende la actividad, si quieres algo nuevo (y prácticas GTD) busca en la lista Algún día y elige algo que te divierta y te ilusione. No caigas en el error de iniciar varias cosas a la vez, te acabarás saturando y la solución será peor que el problema, debemos evitar el factor coleccionable en fascículos (te has fijado que siempre aparecen durante el mes de septiembre). Encontramos una chispa que nos permita arrancar con más alegría.

Todos tenemos una rutina diferente, un empleo diferente, pero curiosamente el que nos encontramos después de las vacaciones en el fondo no difiere mucho, ¿porque será? Espero no haber dado mal rollo a quien aún esté de vacaciones pero recuerde que la vuelta es algo inevitable ;-) Si tienes algún as en la manga para hacer más llevadera la reentrada te invitamos (los lectores y yo) a dejarlo en forma de comentario.