6 formas para conseguir que tu tiempo sea de calidad

Productivitat. Temps de qualitat

A continuación tienes una mini-guía de medidas a aplicar para conseguir tiempo de calidad, entendiendo el concepto como tiempo dedicado por completo a la actividad estipulada, relacionada con tu trabajo, tus proyectos, tu ocio o tu familia. Demasiado a menudo nos dispersamos mezclando asuntos que diluyen y se mezclan entre sí, ya sea una llamada de un amigo en el trabajo o pensar en los problemas laborales durante el fin de semana. Situaciones que minan el bienestar y la atención en el ahora.

1. Aprende a priorizar

En las últimas semanas he estado hablando sobre el tema, no sólo de que priorizar, más bien con el cómo.  Qué criterios seguir y el trabajo previo a realizar para tener los criterios claros para elegir. El peso de los objetivos y las responsabilidades. Con esta labor podemos filtrar el trabajo que tenemos que hacer hoy, y durante la semana. Fíjate en tus objetivos a medio plazo, las fechas de vencimiento de tus tareas y proyectos, y el resto según el peso de tus responsabilidades.

2. Organizar tu actividad en bloques

Agrupa las tareas a realizar de un mismo tipo. Lo que GTD llama contexto, definiéndolo como la ubicación o herramienta necesaria para realizar la acción. Agrupa aquellas tareas que tengas que hacer en la oficina, delante del ordenador, en casa, par las que necesites internet … Pero también aquellas que quieras hacer el fin de semana, relacionadas con tu ocio, con el recreo … El sistema de contextos tiene una faceta funcional para evitar la dispersión y refinar el filtrado las acciones a realizar.

3. Crea tu método de focalización

Seguir una metodología de trabajo como autofoco o GTD es importante para tener unas pautas de comportamiento que nos permitan consolidar unos hábitos y unos automatismos en el momento de hacer. Pero evolucionando en esta línea es bueno explorar nuevas técnicas y crear las nuestras. Para mí marca la diferencia el hecho de elegir 2 o tres tareas clave a realizar de forma indispensable durante el día, a menudo suelen ser las dos primeras que caen. Otro ‘ritual’ consiste en crear un lote de 4 o 5 acciones para no dejarme desbordar por la gran cantidad de material que suele haber en la lista de próximas acciones recién terminada la revisión semanal, o utilizar la técnica pomodoro los días de especial desgana

Cuanto más aprendo sobre el tema más recursos tengo para hacer frente a cualquier tipo de situación adversa manteniendo el flujo de trabajo y la concentración.

4. Prepara tu sesión de trabajo

No dejes nada al azar. Pequeños rituales para añadir valor al trabajo a realizar, preparando un entorno sin distracciones, lejos de llamadas, mails e interrupciones de los clientes. Habitualmente sólo hay que avisar a quien se encargue de la centralita que no estarás presente las próximas dos horas, recopilar todo el material de la web y desconectar tu equipo de la conexión a internet, quedando aislado y con la suficiente intimidad para realizar un trabajo de calidad.

Si trabajas en casa vigila los factores adicionales que pueden desviar tu atención, aléjate de las criaturas y de otros tipos de fauna. Siempre es necesario cierto grado de preparación, no des lugar a la interrupción y no tendrás que sufrir la pérdida de tiempo y energía en volver a focalizar en lo que estabas haciendo, perdiendo tiempo, energía y motivación…

5. Establece un límite

Aprende cuál es tu límite, todos tenemos uno. A partir de un punto la calidad de nuestro trabajo disminuye proporcionalmente a la fatiga acumulada, si insistimos en seguir adelante vamos a caer en la trampa de chocar una y otra vez contra un muro. Fijémonos una hora límite para dejar de lado el trabajo delante del ordenador, un máximo de horas de trabajo al día, o en el caso de ser asalariado una hora límite para salir de la oficina.

A veces nuestras obligaciones nos empujan en dirección contraria, pero la transgresión del límite autoimpuesto en ser la excepción sobre la regla. Si trabajamos por nuestra propia cuenta puede resultar difícil dejar nuestros asuntos de lado, sobre todo si la actividad fluye sin resistencia, pero la disciplina y la repetición crean el hábito y este nos beneficia a medio largo plazo.

6. Dar importancia a lo que no es trabajo

El descanso y la desconexión ‘de lo que tienes que hacer’ también es importante para tu productividad personal. El rendimiento después de un correcto descanso y esparcimiento durante el fin de semana, hace que la predisposición para hacer el trabajo y la capacidad para focalizar aumenten notablemente. Planifícalo como lo haces con tu día a día. Programa el tiempo para ti y la familia, no es necesario que decidas que hacer en cada momento, pero delimita cuando dejarás de lado el trabajo y te dedicarás a ti o a los demás, y si es el caso cuando volverás al trabajo …

Piensa en el fin de semana al salir de tu entorno habitual, al hacer cosas diferentes con gente diferente. Si no una salida, tal vez una encuentro, un paseo de una o dos horas por un espacio abierto hablando de vuestras cosas o de cualquier futilidad. Pequeños cambios para romper la rutina y buscar una sonrisa, o un poco de tranquilidad. Sin darte cuenta te encontrarás mejor, más recargado y predispuesto a afrontar las obligaciones diarias. Centrado en lo que es importante, también en tu ocio, en disfrutar y distraerte.

¿Cuáles son sus trucos para centrarse en el momento y evitar que lo que haga se vea enturbiado por otras cuestiones? ¿Cómo habéis conseguido parar de trabajar a una hora determinada? ¿Dedicas tiempo a tu familia, o les dedicas tiempo y atención? En el blog intento dar ideas para pasar a la acción y al plano práctico, si tienes alguna sugerencia o idea para ampliar la lista el espacio de comentarios y mi twitter están a tu disposición @davidtorne

Imagen vía jenny downing bajo licencia Creative Commons



Ayúdame a difundir el contenido del blog. Clica en el icono y dame tu voto en Bitacoras votar

Del blog a tu email

(*) Selecciona el contenido que quieres recibir:
  • Todo lo publicado
  • Artículos del blog: Solo los post
  • Newsletter: Contenido exclusivo distribuido una vez al mes.
Cambia tu configuración a través del enlace Modifica tus preferencias en los mails recibidos.

+ posts

  • http://danielgrifol.es/ Daniel Grifol

    Me encanta ver que hay gente que comparte el punto de vista de que ser muy eficaz en el trabajo implica necesariamente saber cuando parar y saber cómo descansar.

    Siempre es un placer leerte David

  • Rafael Hernampérez

    Muy buenos consejos, David. La mayor parte los sigo, especialmente los de desconectar y evitar cualquier distracción. El escoger los bloques para las tres tareas más importantes también. Para la focalización adopto más la técnica Pomodoro, ya que que me permite concentrarme exclusivamente en tareas complejas y grandes. Los descansos son primordiales, y procuro saltarme los mejos posibles, aunque dejo que mi mente elija cuándo hacerlo.

    Uno de los mejores consejos que puedo añadir es escoger aquello que debo eliminar de mi lista de tareas. Hay muchas tareas superfluas, poco importantes, pasajeras, o cosas que puedo delegar… Al final se trata de hacer únicamente lo que es importante y tiene sentido, sin complicarlo mezclándolo con otras tareas que no son necesarias. Eliminando estas tareas, mi mente no se estresa recordándolas.

    Me encanta este artículo porque invita a la reflexión. Muchas gracias.