Productividad personal Aprende a liberarte del estrés con GTD

Al intentar resolver cualquier duda sobre GTD® en castellano es inevitable llegar a optimainfinito.com, una de las páginas más completas sobre el tema y plataforma profesional de su autor José Miguel Bolívar. Profesional de los recursos humanos, consultor artesano, divulgador y formador de GTD® en nuestro país, ha ido un poco más allá en esta dirección publicando el libro Productividad personal Aprende a liberarte del estrés con GTD®

¿Qué le aporta tu libro a alguien que quiera iniciarse en la metodología Getting Things Done?

La metodología Getting Things Done propone un sistema de hábitos basados en principios productivos universales. Sin embargo, los libros originales a menudo no explican con claridad por qué tienen que ser esos hábitos y no otros, ni tampoco cómo en concreto se deben aplicar dichos hábitos para que funcionen. Mi libro se centra en explicar para qué sirven esos hábitos, porqué son necesarios y cómo aplicarlos. En ese sentido, mi libro puede ser una vía de acceso más rápida, clara y sencilla a la metodología Getting Things Done que los libros originales de David Allen, cuya lectura sigo recomendando.

¿ Y a los que ya han leído ‘Organízate con eficacia’ y ‘Haz que funcione’ de David Allen?

 Quienes ya han leído ‘Organízate con eficacia’ y ‘Haz que funcione’ saben que son libros algo «densos» y excesivamente ambiguos en ocasiones, lo que obliga a su interpretación, ya que con frecuencia se limitan a decir qué hay que hacer sin entrar suficientemente al detalle de cómo hacerlo. Esto hace que aprender el método se convierta a menudo en una larga serie de «ensayos y errores» hasta dar con la interpretación correcta de entre todas las posibles. Mi libro pretende salvar estas carencias de los libros originales, explicando con claridad las partes más confusas de la metodología y proponiendo formas concretas, y con resultados contrastados, de aplicar sus principios. En resumen, mi libro hace fáciles de entender y aplicar los principios productivos en los que se basa GTD®.

¿Crees que GTD® es para todo el mundo?

Creo que GTD® no es para todo el mundo ya que exige un compromiso sostenido de cambio y mejora personales. Esto lo hace desaconsejable para quienes buscan soluciones fáciles, inmediatas y de mínimo esfuerzo, soluciones que por otra parte no suelen existir.

¿Qué recomendarías a aquellos que quieran buscar algo ‘menos complicado’?

GTD® no es complicado en absoluto. Lo que es complicada es la vida que nos ha tocado vivir. Quienes busquen algo menos complicado deberían pensar cambiar su forma de vida por otra menos complicada porque, de lo contrario, cualquier método «sencillo» que utilicen probablemente también les fracasará.

¿Basta solo con una metodología para empezar a racionalizar nuestra forma de ‘hacer’?

Definitivamente, no. Lo que hace falta para empezar es una toma de conciencia de cuál es la situación actual y cuál es la deseada para, a partir de ahí, decidir si comprometerse o no con el proceso de cambio necesario. Las metodologías son herramientas que sirven para traducir un compromiso en resultados. Sin compromiso, no hay resultados.

Según tu experiencia, más allá del método  ¿qué factores son importantes para la mejora  de la productividad personal?

Creo que son muchos pero me centraría en dos: compromiso y humildad. Compromiso para cambiar, porque habrá caídas y recaídas que solo pueden superarse con compromiso por seguir adelante. Humildad porque el cambio, cuando es real, produce resistencia y esa resistencia te incita a «mejorar» la metodología. Lo que quieres «mejorar» es en realidad lo que te cuesta y te cuesta porque es lo que estás cambiando. Si lo «mejoras», desaparece el cambio y con ello la mejora. Creo que el 90 por ciento de los fracasos aplicando metodologías es porque la gente se dedica a «mejorarlas» en lugar de a «aplicarlas».

¿Qué debemos tener en cuenta para aplicar GTD® de una forma correcta?

Para mí, la clave, además del compromiso y la humildad, es tener claro qué estás haciendo y para qué lo estás haciendo. Entender las ventajas, lo que ganas, cuando haces las cosas de esta nueva manera.

Más allá de las bases, ¿cuáles son los factores que permiten dinamizar la actividad del usuario y no solo trabajar con un método de organización personal?

Getting Things Done no es solo un método sino también una filosofía de vida, en la medida que propone una nueva forma de relacionarnos con el día a día. Un método debe considerarse siempre como una herramienta, no como el eje central del proceso de cambio. El eje central es siempre la persona. Tener claro qué haces y para qué lo haces es fundamental en cualquier proceso de cambio y mejora personal. Sin esta claridad, es muy difícil pasar del «hacer por hacer» al «hacer con sentido».

Tarde o temprano todos tenemos momentos de debilidad, dejamos de lado la forma de actuar marcada por GTD® ¿Cuáles son las causas más habituales para abandonar el método? Lo que se conoce cómo caerse del vagón. ¿Te ha sucedido alguna vez?

Sí, me he caído del vagón muchas veces durante mis primeros dos años utilizando la metodología. Como decía antes, GTD® propone, ante todo, un proceso de cambio y mejora personales. Se trata de cambiar tu forma de interactuar con tu realidad del día a día, es decir, de cambiar tus comportamientos. El cambio de comportamientos exige, a la vez que conlleva, un cambio de creencias. «Hacemos lo que hacemos porque creemos lo que creemos». Intentar cambiar el comportamiento sin cambiar la creencia en que se apoya rara vez funciona. Por eso nos caemos del vagón, porque la creencia original aún no ha desaparecido y ello hace que, especialmente bajo presión, tendamos a hacer las cosas «como siempre las hemos hecho», aunque sepamos que existe una forma mejor de hacerlas.

Nuestra actividad necesita objetivos y un propósito para marcar la diferencia.  ¿Crees que todo el mundo es capaz de definir su propósito en la vida para asentar su visión y las decisiones importantes?

Claro que sí. Todo el mundo tiene un propósito, aunque aún no le haya dado forma en palabras. Tu propósito tiene que ver con lo que te hace feliz. Guarda relación con el sentido con el que haces las cosas que te producen una sensación de profundo bienestar: aprender, ayudar a otros, superar retos, crear cosas nuevas, resolver problemas, explorar… Cada persona tiene su forma única de ser feliz, es decir, cada persona es única en cuanto a su propósito.

Siempre he pensado que si no dedicamos lo suficiente a reflexionar sobre nuestros objetivos e intereses reales podemos decantarnos por algo superficial. ¿El rol del coach puede ayudarnos a desarrollar nuestro propósito y descubrir nuestros valores?

A mí desde luego me resultó de extraordinaria ayuda. Identificar mi propósito y ponerlo en palabras me ha dado unos niveles de claridad y confianza a la hora de tomar decisiones que antes no tenía. Acudo a mi propósito con frecuencia, porque es una herramienta muy útil para mí. Como decía antes, la productividad personal no consiste en hacer muchas cosas sino en hacer las cosas que hay que hacer, es decir, de hacer cosas con sentido.

Te defines cómo consultor artesano ¿Puedes comentarnos brevemente en qué consiste y en qué se diferencia de un consultor convencional?

La consultoría artesana es una forma distinta de entender la consultoría. Las diferencias frente a la consultoría industrial son muchas, desde nuestra forma de trabajar, típicamente en red y compartiendo conocimiento de forma abierta, a nuestra forma de interactuar con los clientes, con un enfoque directo, honesto y humilde, evitando acercamientos invasivos como los del marketing tradicional. Recomiendo echar un vistazo a la página de la Declaración de Consultoría Artesana (http://consultoriaartesana.net/) para saber más.

¿Qué servicios aportas en el ámbito de la productividad para profesionales y empresas?

Mis servicios y los de mi red OPTIMA LAB están enfocados hacia la mejora de la productividad personal y organizativa en el campo del trabajo del conocimiento. Muchas personas y muchas empresas se siguen gestionando de una forma que tuvo su razón de ser en la Revolución Industrial pero que se ha demostrado tremendamente ineficaz en la Era de la Información. En OPTIMA LAB tenemos un compromiso personal con la mejora de la competitividad de las organizaciones y ello pasa, necesariamente, por evolucionar su forma de trabajar hasta alinearla con las necesidades actuales. Para ello, ofrecemos servicios innovadores de consultoría y formación, encaminados a mejorar la efectividad personal y organizativa, siempre centrados en las personas y comprometidos con el aprendizaje basado en la experiencia. Nuestros resultados y la satisfacción de nuestros clientes hasta ahora están siendo excelentes.

En el ámbito de las organizaciones la productividad personal puede representar un primer paso para corregir defectos y mejorar la forma de hacer de los individuos ¿Crees que GTD® puede mejorar la productividad del colectivo?

Para conseguir resultados en cualquier organización, la mejora de la productividad debe plantearse siempre en dos frentes: el individual y el colectivo. Las metodologías de productividad personal, como por ejemplo GTD®, contribuyen sin duda de forma significativa a esta mejora.

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