La tiranía de las pequeñas tareas y las decisiones triviales

La lista de próximas acciones marca nuestra actividad. Muchas veces acaba poblada de acciones sin importancia o sin saber porque parece que, sobresalen más que las otras.

Al escoger lo más relevante se queda atrás y nos quedamos atrapados en un juego donde lo que importa es tachar cuantas más puntos de la lista mejor en lugar de obtener resultados.

Escoger lo más relevante y conseguir resultados implica cerrar la puerta a lo más inmediato y placentero Click Para Twittear

¿Porque acabo enredado en el más trivial? ¿Si se lo que tengo que hacer porque pienso en pequeño y termino priorizando el más trivial? Pero sobre todo, ¿Cómo puedo no caer en esta trampa?

Avanzar en círculos

“Ana hace tres meses que se organiza y trabaja con Getting Things Done (GTD). Ha pasado de hacer las cosas sobre la marcha a hacerlas bajo las pautas de un sistema.

Ahora se siente menos estresada y su capacidad de ejecución ha aumentado. Se da cuenta que poco a poco todo va encajando y de que empieza a disponer de más tiempo “

¿Qué hará Ana en este punto? ¿Reflexionará a que dedicar el excedente de tiempo y energía de la que dispone o lo utilizará para ocuparse de nuevos asuntos?  ¿Pensará en que invertir el tiempo o simplemente se limitará a ocuparlo con otras tareas?

Mucho me temo que será la segunda opción. Obviamos la reflexión y nos limitamos a seguir adelante como una mula con anteojeras.

No definimos un propósito ni una meta. La capacidad para hacer más nos convierte aparentemente en más productivos pero sin ser más efectivos. Hacemos sin una dirección definida.

Muchas veces no tenemos ninguna necesidad. Entramos en una dinámica donde vamos resolviendo los problemas del día a día y al estar en una situación mejor que la del punto de partida lo interpretamos como un progreso.

Primero lo más fácil

Otra situación habitual es la de quien dispone de una lista de próximas acciones bien nutrida de elementos significativos, aquellos que te ayudan a completar proyectos importantes o alcanzar objetivos.

Pero las acciones más significativas se retrasan o se dejan de lado de forma sistemática. Cuando escogemos “que tenemos que hacer ahora” nos decantamos sistemáticamente por más cómodo.

Nos decimos “Me quito de encima dos o tres acciones sencillas para calentar y después me pongo con lo que tengo que hacer”. Ocupamos los mejores momentos del día, aquellos en los que dispones de una mayor capacidad, con tareas irrelevantes y cuando trabajamos con lo que importa ya no estamos al 100%. Se nos pone todo cuesta arriba.

Las acciones de mayor exigencia se deben realizar en el mejor momento del día, de lo contrario creamos una dificultad añadida y una barrera mental. Nos convencemos de que las cosas son más complicadas de lo que son. Creamos una falsa creencia.

Satisfacción a corto plazo vs Incomodidad y progreso real

En ambos casos nos decantamos por el confort, por la satisfacción a corto plazo. Es una vida mucho más fácil, sin altibajos, sin frustración pero estamos viviendo en una burbuja.

Significa encarar obstáculos e incomodidad. No sólo en el momento de realizar las tareas más complejas y exigentes, también al implicarte en proyectos o fijarte objetivos que pueden significar un cambio real.

Un cambio real significa hacer frente a la incomodidad, al miedo. A renunciar a cosas importantes, a dejar atrás una forma de vivir a la que te has acostumbrado y en la que te encuentras cómodo.

Parece fácil y comprensible cuando lo lees en negro sobre blanco pero es una de esas cosas que sólo se entiende de verdad cuando se experimenta en primera persona.

“El principal criterio de elección es la comodidad en lugar de la relevancia”

Te conviertes en un microgestor, en alguien que vive en horizontal, sin desafíos y por tanto sin crecimiento. Mantenernos en la comodidad se convierte en un limitador, manteniéndonos en un paréntesis.

Como evitar la tiranía de las decisiones fáciles

No hay trucos ni secretos. La mejor forma es trabajar de forma sistémica, siempre con las mismas pautas. Aquí te dejo unas cuantas que puedes incorporar a tu sistema.

La actividad importante siempre en los momentos claves del día

Identifica las acciones clave de tu lista de próximas acciones y realiza las mismas cuando dispongas de una mayor capacidad, a primera hora del día por ejemplo.

Si trabajas con GTD ordena las acciones de mayor a menor energía y empieza por la más exigente, continúa con el resto de acciones del mismo contexto. Hazlas todas hasta agotarlo.

Crea tus listas de proyectos y de objetivos

Redacta una lista de objetivos que quieres alcanzar el próximo año y una de proyectos en los que estás trabajando ahora.

Revísalas semanalmente. Los proyectos que llenarán la segunda lista surgirán de la primera. Si combinas esta idea con la de mantener un número limitado de proyectos activos te asegurarás de no dar entrada a otras opciones que en un principio son apetecibles pero resultan irrelevantes para tu “plan”.

Es una forma de decir no a través de tu sistema. Un filtro que evite la entrada de actividad que no es suficientemente significativa.

Un momento para la actividad pequeña

Reserva un momento durante tu jornada para responder emails, hacer llamadas, búsquedas en Internet. Algunas de estas actividades las puedes atender semanalmente.

Te ayudará a quitártela de encima. No se te acumularán en la lista de próximas acciones  diluyendo la necesidad de realizarlas cada vez que la consultes. Sabes que tienen su momento y las acabarás haciendo. Esa confianza te permitirá dejarlas de lado.

Elimina acciones irrelevantes

Una vez por semana llevas a cabo tu revisión semanal. Antes de empezar puntea la lista de próximas acciones. Encontrarás las que han quedado pendientes después de una semana de trabajo. Entre ellas habrá las que hace más de una semana que están allí.

Pregúntate si son necesarias, si pasaría algo si no las atendieras, si son relevantes. Si la respuesta a todas las preguntas es No, elimínalas.

De hecho no es necesario que seas tan escrupuloso, si no hay una tercera persona que espere respuesta o una entrega, o no está relacionada con uno de tus objetivos a la basura.

Cuatro puntos para asegurarse de que tu lista de próximas acciones está poblada de actividad relevante y lo que haces marca la diferencia.

Introducir en tu sistema un modo para realizar ciertas elecciones en modo automático evita cometer errores al escoger. No guiarte por criterios subjetivos o ligados a caprichos momentáneos. Escoges con la razón.

Photo by Alexandru Acea on Unsplash

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