Aquesta entrada també està disponible en: Español
Implementar Gettings Things Done és dur. Posar en marxa el sistema és una cosa, però fer que tot continuí en marcha n’és una altra.
El problema és la gran quantitat de canvis a aplicar a la teva rutina. No es tracta només de treballar amb un sistema de llistes, on cadascuna representa l’estat actual de l’acció. També és el conjunt d’hàbits que capgiren la teva forma de fer.
Canviar els teus hàbits et canvia la identitat. El que sembla inofensiu s’acaba convertint en quelcom així de profund.
Repassem els principals problemes de crear els principals hàbits de GTD i com podem ajudar a la seva creació a través de les tècniques apreses en anteriors post.
Capturar
Enviar-ho tot a les teves safates d’entrada. Una safata física, virtual o simplement anotar allò que se’t passa pel cap. Frenar la pulsió de desenredar l’assumpte que acaba d’aparèixer per – com a mínim – saber de que va, per aparcar-lo i recuperar-lo desprès per dedicar-t’hi a fons.
Enviar elements a una safata d’entrada és senzill. Anotar tot el que se’t passa pel cap ja no ho és tant.
| Fes-lo fàcil | Fuig de sistema de captura complexos. El més senzill sempre és el millor: Una llibreta. |
| Fer-lo evident | Si treballes amb el teu ordinador fes-ho amb la teva app per capturar o app GTD oberta i preparada per capturar nous inputs. La llibreta i el bolígraf sempre a la vista, al costat de la teva ma, preparats per anotar. |
| Fes-ho atractiu | Gaudeix del petit plaer d’anotar amb un bon bolígraf. Potser un pilot G2 o una ploma? |
| Fes-lo satisfactori | Cada cop que anotis repeteix-te en veu baixa i a tu mateix “Bé!”. Reforces el teu comportament |
Saber més sobre com implantar els hàbits. El teu GTD en marxa. Implantar hàbits de recopilar i processar.
Processar
El problema és fer-ho cada dia. Recordar-se’n i no deixar-ho per demà. Es tracta d’una activitat intensa i exigent, sobretot si les safates d’entrada s’omplen amb facilitat.
El procés de decidir que fer amb cada cosa, transformant-la amb activitat (accions/projectes) i etiquetant-la amb context, temps i energia, pot ser tediós i esgotador.
| Fes-lo fàcil | L’ideal és disposar només d’una safata d’entrada digital i una de real. Envia-ho tot a aquestes dues. Envia del mail a la teva app GTD o a Evernote… |
| Fer-lo evident | Fes-ho cada dia a la mateixa hora. Al acabar la jornada, la última mitja hora. Durant les primeres setmanes fica’t una alarma per recordar-ho. |
| Fes-ho atractiu | Fes-ho al acabar la jornada, aprofita per reduir la pressió de tot el dia, i combina-ho amb una activitat satisfactòria: Berenar, prendre un Snack saludable o un suc. |
| Fes-lo satisfactori | Ritualitza-ho. Un cop acabat processades totes les teves safates d’entrada dóna per finalitzada la jornada. |
Saber més: Transformar, definir i preparar l’acció
Organitzar
Decidir en quin estat està cada acció – i projecte – i canviar-lo de llista si cal. Ens acostumem a fer-ho al processar cada element per donar entrada a cadascuna al sistema, o quan realitzem la revisió diària o setmanal.
Organitzar és el germà pobre dels 5 hàbits de GTD. Un pas integrat en el processat, després de transformar un element de la safata d’entrada en accions acabes “organitzant-les” al enviar cadascuna a una llista.
El mateix passa al fer la revisió diària o setmanal, canvies la ubicació de les accions segons el seu estat.
En la meva opinió l’hàbit més fàcil d’implantar. El realitzarem ENCADENENT-LO a una altra acció (processar/revisar).
Saber més sobre Organitzar amb GTD
Revisar
És una activitat regular i exigent. Necessita dedicació exclusiva i l’esforç que exigeix resulta difícil de justificar al no aportar cap progrés directe i evident.
Revisió diària i setmanal. La primera breu, 5 minuts per refrescar la memòria, la segona exigent entre una i dues hores.
| Fes-lo fàcil | Confecciona una llista de control per realitzar cadascuna de les revisions. Automatitza el procés revisant amb la llista al costat, seguint-la punt per punt. |
| Fer-lo evident | Revisió diària: Encadena la teva revisió diària al hàbit de processar. Processa i acaba el dia donant un cop d’ull a les llistes i l’agenda acabades d’actualitzar. Revisió setmanal: Marca-ho com una cita destacada al teu calendari/agenda. Bloqueja dues hores cada setmana per dur-la a terme. |
| Fes-ho atractiu | Millorar l’experiència de la revisió setmanal fent una revisió setmanal amb la teva parella. Cadascuna amb la seva revisió i compatint els assumptes comuns. Freaky però atractiu, oi? |
| Fes-lo satisfactori | Millorar l’experiència de la revisió setmanal buscant aïllament i tranquil·litat. Reserva un espai per tu sol durant dues hores. Temps de qualitat per reflexionar. |
- Saber més sobre com realitzar la revisió setmanal
- La meva llista de control per realitzar la revisió setmanal. (Clic aquí)
Executar
Has de canviar el procés per decidir que faràs a continuació. De decidir avaluant que es més important, comparant tot el que tens pendent i triant a través de les sensacions del moment, a escollir filtrant pels criteris de context, energia i temps.
| Fes-lo fàcil | Treballa amb un format de llista de pròximes accions que no et permeti veure-la mai sencera. En una app podràs classificar les accions per energia/temps/context i visualitzar les accions segmentades. Si treballes amb llistes en paper, anota les accions de cada context en diferents pàgines o fitxes. |
| Fer-lo evident | Anota en una targeta el procés per filtrar: Energia/Temps/Context amb les diverses combinacions utilitzades i penja-la en un lloc visible. Si treballes fora de l’oficina endu-te-la dins de la teva agenda o smartphone. És un recordatori permanent de com has de fer les coses per reeixir. |
| Fes-lo satisfactori | Procura finalitzar les accions d’un context cada pocs dies. Quan dónes una acció per finalitzada, quan la tatxes, això genera dopamina. Finalitzar totes les accions d’un context genera satisfacció i orgull. Tot un reforç poderós. |
Si estàs treballant en la implantació del teu sistema crearia un diari per realitzar un seguiment del procés. Realitzar el tracking de cadascun dels 5 passos, on cada dia marques si s’han dut a terme.
Sembla absurd però és d’aquelles coses que reforcen la teva convicció. Et permet veure el progrés i et motiva a continuar.
–
Implantar Getting Things Done (GTD) al complert és dur per la gran quantitat de canvis a realitzar en la teva forma de fer i sobretot per haver-los de fer en paral·lel. Que et sembla si el següent post parlem de com aplicar-los de forma gradual però efectiva per administrar la teva activitat i obtenir resultats des d’un primer moment?
Comenta’m els grans problemes que t’ha generat la implantació de GTD i allò que t’ha fet abandonar la seva implantació. Deixa’m un comentari i recorda que pots seguir les publicacions del blog a través de feedly (click aquí).
