És possible implementar GTD i no morir en ofegat per la multitud de canvis a assimilar, per la quantitat de noves tasques a realitzar per “preparar la teva activitat” amb la intenció de fer-la de la millor forma possible?

Sí. És possible.

Patint menys però sense arribar a morir ;-)

Com? Doncs complint dues regles d’or de les persones efectives pensar abans d’actuar i convertir els grans problemes en problemes més petits i manejables.

Abans de llençar-te a la piscina i començar a implementar els 5 passos, crear el teu sistema de llistes i començar a “funcionar” sota la disciplina GTD, has de conèixer punts clau de l’estructura del sistema i reflexionar en com els utilitzaràs.

En el fons GTD canalitza multitud de processos per preparar la teva activitat. Transformar idees, intencions, peticions en quelcom tangible i concret que puguis realitzar. Organitzant-ho de tal manera que el procés per escollir la pròxima acció a realitzar sigui el més intuïtiu possible.

Les llistes d’accions, contexts, etiquetes de temps i energia, fins i tot les àrees de responsabilitat són recursos superposats per tal de classificar la teva activitat. Però tots són necessaris?

Això és el que has de respondre tu abans de començar a treballar amb el teu sistema.

S’ha de destriar entre recursos que aporten valor i els que resultar irrellevants per a la teva forma de treballar. Només tu saps com treballes, només tu pots decidir que pot resultar eficaç:

Contexts  o àrees de responsabilitat

L’esperit de treballar per contexts pretén crear compartiments entre l’activitat més imminent (pròximes accions). No només segmentar la llista, també l’atenció.

Per tindre èxit implementant GTD et cal trobar una configuració que ho faciliti.

Treballar en un entorn uniforme

Pels que treballem sempre al mateix entorn, com assalariat en un despatx davant de l’ordinador,  treballar per context no te sentit si no és per qüestions molt concretes. #connectat, #offline, #missatgeria, #trucada, #email i @client1, @client2 …

Segmento la meva activitat però no existeix una limitació física que m’impedeix treballar en varis context a la vegada, per tant la compartimentació és defectuosa i el resultat s’empobreix.

Desprès de múltiples configuracions vaig començar a etiquetar les meves accions també per àrees de responsabilitat. Una etiqueta més, una complicació més? La veritat és que el resultat ha sigut molt satisfactori.

Potser sigui la novetat però he recuperat l’efecte psicològic d’aillar-me de la resta de la meva activitat. Quan treballo en un aspecte de la meva vida (!Finances, !FeinaProgramador, !Blog, !Familia…) només hi ha aquella activitat, tot i que barregi accions de diferents context.

L’àrea de responsabilitat compartimenta la meva atenció i el contexts es converteixen en un segon nivell de filtrat.

Etiquetar les accions. Temps i energia

Cal etiquetar cada acció amb energia, temps i context? Jo només assigno un nivell d’energia Alt, mig o baix, segons l’exigència que em requereix. No assigno un temps concret a cada acció:

  • Alt per les accions que requereixen atenció plena o una activitat persistent.
  • Baix per les accions breus, que es poden realitzar en menys de mitja hora.
  • Mig, per tota la resta.  

La meva aplicació permet etiquetar nivell alt i baix d’energia. Necessitava un nivell mig per poder filtrar les accions i vaig optar per una solució “casolana”. Etiquetar les accions de  nivell mig d’energia amb l’etiqueta 30 minuts de temps.

Canviar el sistema de llistes

No es tracta de reinventar la roda sinó de realitzar una lleu modificació. Dividir llistes ja existents en dos per administrar-les de forma més eficient:

  • Algun dia/Tal vegada: Es divideix en “Aquesta setmana no” (*) i “Algun dia”. La primera per assumptes que no has de realitzar els propers 7 dies i la segona passa a ser un magatzem d’idees i desitjos.
  • Projectes. Es divideix en “Projectes actius” i “Projectes en espera”. Els segons només es consulten durant la revisió setmanal per si s’han d’activar per treballar-hi la propera setmana.

Ritualitzar les rutines

S’han de crear mecanismes per introduir les noves rutines. Una crossa per introduir un element nou i estrany sense causar trauma i poc a poc convertir-lo en habitual i natural.

Tot es basa en saber que has de fer i en repetir-ho. Crea un mecanisme que ho faciliti i ja està. Fàcil oi?

  • Crea una llista de control per realitzar les teves revisions diària i setmanal
  • Crea rutines diàries per processar les teves safates d’entrada. Una vegada al mig dia i l’altra al final de la jornada (tu tries el moment i la freqüència).
  • Limitar quan organitzes les accions (canviar acció a llista) a les revisions i el pas de processar.

Cada cop que torno a llegir el llibre de David Allen em sorprèn quan exposa com pot millorar la teva organització personal encara que no implementis el GTD de forma completa, encara que només et quedis amb algun dels recursos que et dona.

Som multitud d’usuaris amb multitud d’estils de vida i GTD ens permet canalitzar l’activitat però potser no cal utilitzar tot el ventall de recursos.  Sense trair l’esperit, sense desdibuixar les línies que fan que sigui GTD i fan que funcioni.

A tu et toca avaluar i prendre la decisió de com estructurar el teu sistema, de com donar-li forma a la teva organització personal.

Opt In Image
Llista privada
Més productivitat i efectivitat

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.