Aquesta entrada també està disponible en: Español
Processar el material de la teva Inbox pot semblar quelcom trivial, però com sempre darrera qualsevol acció simple sol amagar-se un cert grau de complexitat. Cal entendre el sistema de llistes i la filosofia de GTD de considerar allò que hi entra quelcom útil i per recordar. Gran part de la força del sistema ve donada per saber com tractar i on ubicar cada acció per que passi a ser part activa de la nostra activitat, sense que caigui en l’oblit i sense convertir-ho en un llast que destorba.
Imatge via Andy Ciordia sota llicència Creative Commons
1. Identificar i transformar
Quan estàs guerrejant amb la teva activitat no pots parar-te a fer segons que. Si se’t passa quelcom pel cap o sorgeix alguna cosa a tenir en compte a posteriori ho recopiles. Crees una anotació que descrigui el que defineixi clarament el problema o la idea i l’envies al teu Inbox. Una altra categoria és el material que vas recopilant i que per si mateix no defineix una acció a realitzar, una revista, la correspondència, una imatge a la xarxa, tota aquest utillatge acaba a les teves inbox física i virtual.
Abans d’introduir-ho les teves llistes cal transformar-ho a les magnituds que GTD utilitza: Accions i projectes. Per totes aquestes anotacions ens preguntarem quines accions calen per completar-ho . Si és una simple acció la redactem de forma clara, descrivint el que s’ha de fer. Si s’ha de fer amb més d’una acció obrim un projecte, i com a mínim establim la primera acció a realitzar, si en podem entreveure més d’una les aboquem totes al nostre Inbox, juntament amb la primera.
Per tot aquell material físic que tenim a les nostres mans, pensem quina acció porta adjunta, una lectura, una revisió de les factures i posterior confirmació al emissor (2 accions, per tant projecte). Definim-les al nostre inbox d’entrada a GTD.
2. Catalogació
Cada acció s’ha de catalogar segons el nivell d’energia, el temps necessari per realitzar-la ,i els contexts en els que es pot dur a terme. Punt imprescindible per que quan ens centrem en FER sapiguem que escollir d’una forma ràpida i fiable. Una tasca sense algun dels tres conceptes passa a ser candidata a l’oblit, una mena de paper que queda al fons del calaix i que no en pot sortir simplement perquè quan filtrem per algun d’ells no apareix mai.
Us recomanaria que etiquetéssiu totes les vostres accions abans de sortir de l’inbox, incloent les múltiples accions que heu definit per un projecte. Per aquest últim cas recordeu que si no ho feu a ara, us tocarà fer-ho quan passeu les accions a la llista de Pròximes accions: (Quina mandra! , resta dinamisme, oi?)
Alerta amb abusar dels contexts. Si n’assignes massa crearàs confusió al sistema. Una acció hauria de poder-se realitzar en un o dos àmbits. Si no és així és que hi ha quelcom que no funciona. L’altre extrem son els contexts massa genèrics, potser has de definir uns contexts més personalitzats, que s’ajustin millor la teva activitat.
3. Buidar l’inbox
O dit d’una altra manera classificar el contingut en les diferents llistes del sistema, o deixar-ho fora. Has desglossat tot el material del inbox en inputs assimilables per GTD, anem tractant cada item per separat i escollim una destinació per a la tasca:
- Pròximes accions. El següent a realitzar. Jo hi ubico les accions a realitzar durant la setmana + la següent acció del projectes actius.
- Projectes. La primera acció a Pròximes accions, per a les següents podem crear una llista expressa pel projecte i enviar-les allí.
- En espera. Tot allò que depèn de la intervenció d’una tercera persona. Al processar l’inbox et pots trobar que una acció d’un projecte sigui confirmar quelcom per mail i que la següent acció a realitzar vagi a parar aquí fins a rebre la resposta.
- Algun dia. Sense una prioritat establerta. Per aquelles accions a realitzar la setmana vinent o potser l’any que ve. Qui ho sap?
- A la brossa o l’arxiu: En el cas del material es pot donar el cas que estigui associat a un projecte, o que simplement no s’hagi de fer res, només arxivar-ho o llençar-ho. No cometem l’error de guardar el que no necessitem, s’acabarà convertint en una carrega: Si no ho necessites a la paperera.
- Agenda: Si s’ha de realitzar en un dia i/o una hora determinada s’envia a l’agenda o al nostre calendar.
- Seguiment: Quelcom molt personal, la utilitzo per enviar allò que tinc que tenir present però per accions sense una data de venciment.
Utilitzem la regla dels dos minuts per lliurar-nos de les minitasques durant el processat i ens en oblidem. Del contrari aquestes petites accions es poden convertir en un destorb o en un pretext per no fer el que realment es prioritari.
Un esbós del que representa processar el teu inbox. No sembla que sigui tant el que s’ha de tenir en compte per decidir sobre el que has de fer , oi? Estic a la espera dels vostres comentaris i preguntes.
Per la resta, la guia ràpida sobre GTD del blog
