Aquesta entrada també està disponible en: Español
El teu sistema d’eficàcia personal no serà un sistema fins que no incorpori una revisió setmanal. La gent tendeix a menystenir la seva importància i si li sumem la dificultat per implantar-la s’explica perquè molts l’acaben abandonant.
No realitzar la revisió setmanal implica permetre que el teu sistema de llistes i perspectiva es degradi de forma gradual fins arribar al punt de perdre la confiança en el que conte i deixar d’utilitzar-lo. El que en diem caure del vago.
La revisió setmanal és manteniment, reflexió i la presa de decisions. 100% Imprescindible #GTDenMarxa Share on X
Acostumar-se a fer la revisió és el primer repte. Crear una dinàmica que permeti incorporar-la a la rutina de cadascú és la clau. La proposta que et vull fer és la següent:
Aplicarem la revisió setmanal en cicles. Cada cicle aportarà major precisió i carrega de treball a la teva revisió fins a completar el procés de revisió setmanal.
Ens servirem d’una llista de control com a suport que anirem confeccionant a mesura que passem pels diferents cicles de revisió.
Abans de començar
Una revisió del sistema per saber que comptes amb dos elements clau:
- La llista Aquesta setmana no. No pots revisar cada setmana la llista Algun dia/Potser. Amb el temps la llista creix i es torna inabastable per una revisió setmanal. Treballa amb una llista Aquesta setmana no per evitar la saturació.
- La llista de projectes. Si tens un programari la llista ja es crea de forma automàtica en el seu apartat de projectes. Si treballes en suport paper ara és el moment de crear-ne una. Una llista només amb el nom de tots els teus projectes.
Cicle 1. Crear la rutina
Ubiquem la revisió setmanal a l’agenda com una rutina. Reservem un espai durant la setmana de dues hores per dedicar-les al procés de revisió.
Reservarem dues hores. En un principi potser hi dediquem menys temps però poc a poc anirem ocupant la franja de 120 minuts.
Incorporem totes les llistes del sistema a la llista de control. Puntejarem les llistes eliminant les accions ja realitzades i prenent decisions sobre la resta. També incloem l’agenda i l’arxiu de seguiment.
Prendre una decisió sobre una acció vol dir avaluar el seu estat actual. Ha de conti- nuar aquesta acció a la llista de pròximes accions? La puc fer aquesta setmana o l'envio a aquesta setmana no? S'ha realitzat aquesta acció que està En espera? He rebut el que necessitava per continuar-la jo?
Creem una separació entre projectes en espera i projectes actius. El programari o suport utilitzat ja ho fa sense la nostra intervenció, sinó és així ara és el moment de incorporar-ho.
Els últims passos que incorporarem en aquest cicle faran referència als projectes. Puntejar la llista de projectes per decidir en quins treballem la propera setmana i assignant-los-hi una acció següent si no la tenen.
La llista de control de la nostra revisió quedaria així:
En cursiva les safates d’entrada:
- Safata entrada despatx
- Evernote
- Correu
- Pròximes accions
- En espera
- Aquesta setmana no (Algun dia/potser)
- Revisar l’agenda. Cites a 4 setmanes vista.
- Puntejar llista de projectes per activar en quins treballarem la propera setmana
- Revisar els projectes actius assegurant-nos que disposen de següent acció i que aquesta és la següent acció correcta
Acaba processant les teves safates d’entrada i deixant llest el sistema de llistes per iniciar la setmana entrant.
Durant el primer mes (4 o 5 setmanes) realitzarem la revisió creada. És una revisió amplia amb una carrega de treball que pot resultar pesada. Realitza la revisió diària per mantenir la part del sistema d’ús freqüent en forma i evitar sobrecarregues en la revisió setmanal.
Cicle 2. Amplitud. Tenir-ho tot en compte
El primer cicle va ser la creació de revisió com activitat de manteniment del sistema de llistes i mecanisme per mantenir la teva perspectiva actualitzada i no oblidar res. El segon reforça l’aspecte de captura i perspectiva de l’activitat
Realitzarem una sèrie de canvis subtils però determinants perquè el procés guanyi en profunditat.
Tenir-ho tot en compte
Confeccionem una llista de safates d’entrada ampliada. Les que utilitzem habitualment més aquells llocs físics reals o virtuals on s’acumulen coses sobre les que hem de prendre decisions. Incorporem tots els punts a la llista de control de la revisió.
La resta de revisió del sistema la vam deixar llesta en el primer cicle.
El cotxe, safata entrada despatx, comptes de correu secundaris, el lloc on deixen la correspondència a casa, aplicacions de missatgeria…
Mirar enrere
Revisem tots els esdeveniments i projectes tancats durant la setmana anterior. Una espècie de Backlog. Fer-ho ens proporciona una nova font de temes a tenir en compte.
- Revisem els esdeveniments anotats en l’agenda durant la setmana anterior. Refresquem la memòria sobre decisions preses i activitats a dutes a terme.
- Projectes finalitzats. Afegim un nou pas com a tal a la llista de control: Tancar projectes. No cal que ens preocupem del material de suport, ho podem solucionar a la revisió setmanal. Aquí revisarem si hi ha quelcom que generi nova activitat que no hagi entrat en el sistema, un nou projecte o activitat.
Potser l’única acció només és activar el projecte a realitzar a continuació o programar el següent esdeveniment si es tracta d’una rutina. Questions que queden desateses en un procés incomplet de revisió (o en la seva absència).
Són canvis de menor incidència que els realitzats en l’anterior cicle. Dedica un mes a encaixar-los en la revisió. Si no ho fan pots continuar amb la revisió proposada al primer cicle abans de continuar endavant.
Cicle 3. Consolidar la revisió com un procés de decisió
Revisió implica reflexió. Un dels problemes a fer front és el de les accions que queden a la llista de pròximes accions setmana rere setmana.
“Hi ha una franja d’activitat gris que al no ser urgent ni important ni atractiva sembla quedar pendent de forma perpetua”
Afegim un nou item a la llista de control de la revisió setmanal. A continuació de pròximes accions afegim l’element Replantejar activitats no realitzades.
Davant d’una acció no realitzada podem optar per:
- Canviar la seva redacció per fer-la més atractiva augmentant la concreció.
- Si es tracta d’un projecte i hi ha altres accions en espera que puguem realitzar, alterar l’ordre d’execució per fer-ne una altra en el seu lloc.
- Si no és imprescindible i no fer-la no variarà els resultats a assolir l’eliminem.
De nou et recomano 4 o 5 revisions per consolidar-ho. Les versions anteriors de la revisió són operatives i sempre hi ha temps per ajustar el procés. Fes-ho quan estiguis preparat.
Cicle 4. Disparadors i l’aspecte creatiu
Els disparadors són aquells elements que suggereixen al usuari del sistema assumptes inacabats per enviar a les safates d’entrada. Això i la forma per invocar l’aspecte creatiu de cadascú complementaria la implantació de la revisió setmanal.
Us explicaré com fer-ho la setmana vinent a través del meu newsletter. Si encara no esteu subscrits podeu fer-ho en aquest enllaç:
El sistema de cicles afavoreix la implantació i consolidació del procés. Tingues en compte que trigaràs uns tres mesos ( si tot va bé) a disposar d’una revisió al 100%. Cal constància en la seva implantació i en la seva realització de forma setmanal.
Com a punt final del post demanar-vos que no incorporeu res addicional a la revisió setmanal. Si teniu altres rutines setmanals, com escriure en un diari o revisar la implantació d’hàbits, creeu rutines a part.
Fusionar-ho tot, incorporar passos propis que no tinguin a veure amb la revisió del sistema, acabarà per fer insostenible el procés i afavorirà el seu abandó.
