Aquesta entrada també està disponible en: Español
PARA o com crear un sistema d’organització digital unificat
Fa uns mesos vaig llegir el llibre de Thiago Forte, “Crea el teu segon cervell: Un mètode provat per organitzar la teva vida digital”.
En poques paraules, l’autor desenvolupa un sistema per crear una “ment extesa” que et permet treure’t del cap tots aquells detalls potencialment usables per la creació o el desenvolupament del teus projectes i externalitzar-los en un suport digital.
En certa manera es tracta d’un mètode amb un propòsit similar al de Getting Things Done (GTD). Desocupar la ment de temes “administratius” o de poca importància per dedicar-la a activitats més exigents.
En tots els llibres hi ha senyal i soroll. Una de les grans idees que he recollit i que començo a aplicar és com organitzar el nostre cervell digital, o en altres paraules com organitzar les nostres notes i arxius al núvol o als nostres dispositius.
El sistema P.A.R.A.
PARA és l’acrònim de Projectes, Àrees d’interès, Recursos i Arxiu. Quatre grans categories, o quatre carpetes arrel, en les que dividir els nostres arxius. L’objectiu és organitzar tota la informació de la mateixa manera, indepentdentment del dispositiu on es trobi.
Què engloba cadascuna de les categories?
- Projectes. Tots sabem que és un projecte però no sabem exactament com definir-lo, oí? Parlem d’un conjunt d’accions amb un objectiu comú i una data límit d’entrega. En aquest apartat només hi estarán els projectes actius.
- Àrees. Activitats en curs sense data límit, les quals requereixen atenció i manteniment constant. Són qüestions de les que un és responsable. Entre elles podem trobar les finances personals, salut, professional, etc… El que a GTD serien les àrees d’interès.
- Recursos. Hi guardarem informació interessant i potencialment usable en un futur. És la nostra biblioteca, la qual nodrirà les àrees i els projectes.
- Arxiu. És un registre dels assumptes que ja no estan actius ja siguin projectes i àrees, o recursos els quals han perdut el seu valor potencial.
Hi ha uns fluxos implícits entre les diferents categories. El més evident és com s’alimenta l’arxiu de contingut de les altres categories. Items ja finalitzats però que encara volem guardar. De la mateixa manera el contingut present a Àrees i Recursos alimentarà nous projectes.
Com funciona el procés per organitzar-nos?
L’autor recomana un sistema Just In Time. S’organitza a mesura que ho necessites. La teva feina genera informació i tu la deses.
Això no és un sistema de productivitat personal sinó d’organització d’informació. No hi ha un flux de treball com a GTD ni una revisió setmanal on et dediquis a treballar en el teu sistema.
Tot i que treballar Just In Time és més eficient que fer-ho de forma preprogramada, si que serà útil dedicar un temps a l’arrencada del sistema per decidir en quins dispositius i serveis l’implementaràs, així com per crear una infraestructura mínima de carpetes.
La posada en marxa
El que llegiràs en aquest apartat és tot collita pròpia. En Thiago no en parla de forma explícita però crec que hi ha una serie de decisions que s’han de resoldre abans de començar
En quins serveis i dispositius implementaràs el sistema?
Implementa PARA en tots els dispositius i serveis menys en el teu smartphone. En el cas del smartphone i del seu sistema d’arxius intern em sembla massa difícil de mantenir l’estructura de carpetes i seguir aquesta filosofia d’organització.
Quan parlo de tots els dispositius i serveis em refereixo en primer lloc al disc dur dels nostres ordinadors, als serveis al núvol com Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive, a altres dispositiu mòbils com tauletes i als programes de notes com Notion o Obsidian.
Fins i tot m’atreviria a proposar-te aplicar PARA en el teu arxiu físic amb documents reals. Els principis del sistema valen pel digital i també per l’analògic, llavors perquè no?
Dubtes col·laterals a resoldre
Durant el procés poden sorgir problemes, dubtes sobre que fer amb part del teu contingut. Dubtes que no havien sorgit abans com per exemple quina part del meu contingut vull sincronitzar amb un servei al núvol com Dropbox.
He de guardar tot el que he guardat fins ara? He de ser més selectiu i establir uns criteris més rígids a l’hora de deixar entrar material a la meva biblioteca?
Com he de guardar el meu contingut sensible, el sincronitzo amb el núvol, l’encripto d’alguna manera? A qui hi deixo accedir? si comparteixes la teva biblioteca.
Hauràs de repondre’t tots aquests dubtes i establir una forma de funcionar que no canviïs cada poc temps per aconseguir consistencia en el teu sistema d’arxius.
Quines safates d’entrada utilitzaràs?
Abans de començar a gestionar la teva informació amb PARA hauries d’establir una safata d’entrada digital. Un lloc on enviar els arxius digitals que no poden ser processats Just In Time.
Especialment necessària a les aplicacions de notes (Evernote, Notion, Obsidian) on hi envies contingut del web a través d’un webclipper.
Jo tinc una carpeta Inbox a l’escriptori del meu ordinador personal i a la meva aplicació de notes. Un cop al dia o cada pocs dies em dedico a buidar-la perquè no s’acumuli el material.
Que fer amb els arxius de gran tamany o de contingut sensible?
L’autor recomana explícitament no guardar els arxius de gran tamany dins de les aplicacions de notes. Si utilitzes Google Keep, Obsidian o Notion el més recomanable és guardar l’arxiu en un servei que sinconitzi al núvol com Google Drive o Dropbox i compartir en la nota un enllaç.
Per la meva part recomanar-te guardar els arxius sensibles, per exemple aquells que tenen informació fiscal o bancaria, en el teu disc dur sense sincronitzar al núvol i fer una copia amb un disc dur exterior. Sona antic però és per no exposar informació sensible.
–
PARA es tracta d’un sistema extremadament simple i comprensible per organitzar la nostra informació. Posar-lo en marxa està a l’abast de qualsevol de nosaltres. A canvi rebràs un retorn immediat en la forma d’una millor organització personal, una coherencia a l’hora de guardar els teus arxius i les teves notes, i la sensació que ets capaç de trobar qualsevol cosa que hagis guardat.
Foto de Maarten van den Heuvel en Unsplash
Recursos
Crea tu segundo cerebro de Thiago Forte
The Para Method: Simplify, Organize, and Master Your Digital Life de Thiago Forte
El método PARA guia bàsica, post de Jordi Ventura
