GTD: Conceptes bàsics

Imatge via greg.turner sota llicència Creative Commons

Acabo de llegir el llibre de David AllenOrganízate con eficacia”. Espero penja la referència del llibre en els propers dies.  Després d’alguns mesos aprenen sobre productivitat i aplicant el mètode GTD per gestionar les meves tasques professionals i personals, m’he adonat que  se’m escapaven alguns conceptes importants.  Havia entès de forma inexacta el significat d’alguns conceptes i algunes accions bàsiques del sistema, el que provocava un entrebanc a l’hora de posar en marxa el seu engranatge. En aquest post repasso algun d’aquests conceptes i els malentesos produïts.

GTD és una metodologia destinada a descarregar de la memòria dels professionals tots aquells detalls, cites, projectes, coses, que ocupen i preocupen de a la nostra persona de forma innecessària, ubicant-los en un sistema auxiliar que hom ha de revisar periòdicament per generar la confiança suficient i evitar que tots aquest detalls tornin a ocupar la nostra ment.

Allen proposa estructurar les nostres tasques en un sistema de llistes. Com s’explica en el screencast sobre el tema – realitzat per Berto Pena – n’hi ha algunes d’estandarditzades Entrada de tasques, Següent, Algun dia, Projectes, En espera, però podem potenciar el sistema a través d’una estructura auxiliar de llistes que ens permeti classificar les accions a realitzar per altres criteris necessari per  finalitzar-la:

  • Per ubicació: Si estem a casa o a la oficina hi haurà tasques que no podrem realitzar per no disposar de l’entorn o les eines de treball adequat.  Creem llistes com Oficina, Casa o més especifiques com Reunió, Al ordinador, Encàrrecs per recol·lectar tasques a realitzar davant el nostre equip informàtic o quan sortim a comprar. La clau rau en agrupar tasques que puguem realitzar de cop sense canviar d’entorn, preservant la nostra concentració i economitzant temps.
  • Per temps: Disposem sempre d’una llista de tasques per realitzar en un interval curt de temps. Aquells deu minuts que tenim entre reunió o reunió, aquella mitja hora que ens sobre a l’hora de dinar o al final de la jornada.  No sempre disposarem de l’energia i del temps suficient per completar una gran tasca, la llista de petites accions potenciarà el nostre dia aprofitant els moments morts.

Un dels processos més importants és el de recopilació. Hem de crear un Input box/Entrada d’idees físic on abocarem tots els temes pendents, idees, projectes en curs, fronts oberts que tinguem pendents. La idea és descarregar-ho tot de la nostra memòria RAM i traspassar-ho al nostre sistema de llistes. El primer cop  podem estar-nos hores recopilant tots els elements dispersos en la nostra ment i en el nostre despatx. Un cop finalitzat processarem cadascuna de les accions enviant-les a una de les llistes del sistema.

És important  definir el concepte ACCIÓ. Per GTD una tasca és una acció física. Per exemple, una cosa és Fer la declaració de la renta (incorrecte) i una altra és anar a Sol·licitar l’esborrany de la declaració a hisenda (correcte).  Delimitem la primera acció a realitzar amb més precisió, evitant perdre’ns en tasques vagament definides i que poden estar composades de varies accions, per aquestes crearem un PROJECTE.  GTD considera un projecte tot aquell objectiu que necessita més d’una acció física per ser completat. En l’exemple anterior la tasca fer declaració de la renta composar-se de les accions:

  1. Buscar els impresos per la declaració de la renta
  2. Complimentar la documentació necessària
  3. Confirmar l’esborrany
  4. Fer/Esperar transferència del pagament.

Un projecte GTD no te perquè coincidir amb  el que nosaltres com concebem com a projecte. En el cas de fer obres a casa, el nostre projecte Fer obres – en GTD – es descompondria en varis projectes de l’ordre de: Construir paret, Enguixar, Pintar habitació … cadascun d’ells amb les seves accions físiques pertinents

Si no entenem els conceptes acció i projecte podem arribar a sobrecarregar el nostre sistema  de control de tasques amb accions massa complexes i poc desglossades, que el convertiran en quelcom massa confús, o si ho voleu veure d’una altra manera, en un conjunt de llistes de  tasques convencional. GTD funciona per la seva simplicitat a l’hora d’indicar-nos que hem de fer i d’organitzar la nostra feina, sense aquestes qualitats perdrem tot el dinamisme que ens aporta. Deixo per un altre post el repàs dels conceptes Recopilació i Següent acció, la segona peça clau del sistema.