GTD: El sistema de llistes

Imatge via mandiberg sota llicència Creative Commons

En un anterior post donava un cop d’ull ràpid a l’organització del sistema de llistes de GTD, es repassava la estructura base de llistes i quina era la seva funció dins del sistema. En el següent, a més de refrescar la memòria sobre el tema entraré amb més profunditat en com utilitzar-les, i sobre que tenir en compte per mantenir-ne el dinamisme, establint criteris per escollir el suport  per treballar amb GTD (targetes, llibretes, aplicacions informàtiques) i algun extra per augmentar l’eficiència de les nostres tasques més immediates.

Comencem per les llistes que composen el sistema base de Get Things Done:

ENTRADA. Hi dipositarem totes les accions  o tasques que se’ns presentin. En una segona fase aquestes es processen, distribuint-les a la resta de carpetes del sistema, eliminant-les o arxivant-les. Personalment aboco totes les idees, problemes pendents de resolució que es presentin, o potencials projectes a realitzar. Tot i ser una idea remota la diposito a l’Entrada, al processar-la ja l’enviaré a la llista Algun dia, o obriré un nou projecte definit les següents accions a realitzar. La qüestió és descarregar-ho tot de la nostra ment per no perdre ni un bri de la nostra creativitat.

SEGÜENT. Reservada per les accions a realitzar a curt termini, durant el dia o la setmana. Es nodreix tant de tasques de l’Entrada, com de les llistes restants. L’única condició és que l’acció  es realitzi en breu. Més endavant parlo d’un sistema paral·lel de llistes per augmentar-ne l’eficiència.

A L’ESPERA. S’enumeren els assumptes que necessiten la participació d’un tercer per tirar endavant. Rebre una resposta per correu, una trucada, una verificació d’una feina realitzada. Segons la nostra feina pot quedar reduïda en una l’anècdota, o si depenem de terceres persones amb freqüència, convertir-se en un punt de referència. En qualsevol cas hem de revisar-la, marcant una freqüència segons l’ús: Diària o superior si te un gran moviment, o setmanalment si el seu ús és moderat.

PROJECTES. Obrim una llista per cadascun dels projectes en marxa. Considerem un projectes aquella tasca que consta de més d’una acció física per a ser completat, per tant serà fàcil que acabin sent nombroses. És aconsellable eliminar-les just acabar l’última acció. No ens ha de fer por obrir llistes d’aquesta tipologia, el seu gran nombre ens farà adonar de la multitud d’assumptes que tenim oberts.

ALGUN DIA és la llista on s’acumulen totes aquelles tasques i potencials projectes que no tenen data d’entrega,  que per falta de temps de moment no és poden realitzar. Engloba un conjunt d’accions molt heterogeni, des de migrar el blog fins a canviar de cotxe, passant per aprendre francès. Per conservar-ne la integritat dos consells:

  • No confondre Algun dia amb Calaix de sastre, si ho fem s’acabarà convertint en un autèntic caos. No guardar-hi tasques parcialment realitzades o material de consulta, és millor crear una carpeta per cadascun dels conceptes mencionats.
  • Revisar-la periòdicament. Jo la reviso cada dos tres mesos per verificar que no s’ha filtrat cap punt que no hagi d’estar a la llista, per eliminar totes les tasques que puc haver realitzat o que he desestimat, etc…

Augmentar la eficiència de la llista SEGÜENT

Per treure tot el suc a GTD no ens hem de restringir-nos a les llistes base del sistema. Hem de pensar que si dipositem les accions que pensem realitzar a la llista Següent és possible que no  puguem realitzar-les a causa de limitacions materials. No estar en una ubicació idònia o no disposar de les eines adequades pot obligar-nos a aplaçar les tasques. Per evitar trobar-nos en una situació de bloqueig com les mencionades, crearem un sistema paral·lel de llistes amb noms com Encàrrecs, Oficina, Casa, Ordinador… Cadascun d’ells descriu un emplaçament, una eina o una activitat a realitzar, en les que ens serà útil tenir agrupades les accions per poder-les realitzar sense revisar tot l’apartat de properes accions cada cop, sobretot si administrem llistes amb una gran quantitat de punts.

Un exemple clàssic és la del comercial o home de negocis que viatja usualment. Obrirà una carpeta per cadascun de les rutes o viatges, enumerant els diferents detalls a revisar per cadascun d’ells. Tot i viure en l’era de les TIC, un descuit pot ser irrecuperable per qüestions de distancia.

Seleccionant una eina per gestionar llistes

Podem organitzar el nostre sistema de llistes amb l’eina que més s’adapti a la nostra forma de fer. Pot ser una aplicació informàtica especifica, un conjunt de carpetes (físiques o reals), o una llibreta amb diferents separadors on anem anotant i taxant les tasques. Alta o baixa tecnologia és indiferent, el que realment pesa a l’hora de decantar-nos per un o altre sistema són una sèrie de condicions ha de complir:

  1. Ha de ser senzill d’utilitzar, de tal manera que puguem començar a treballar-hi sense un aprenentatge previ, o amb un temps d’adaptació mínim. Si el món de la computació no és el nostre fort potser millor decantar-se per un sistema de fitxes o la llibreta de notes.
  2. Ens ha de permetre registrar les accions a realitzar de forma ràpida. Si escriure una breu descripció de l’acció és converteix en quelcom feixuc, o hem d’esperar en excés acabarem per no fer-ho i GTD perdrà la seva efectivitat.
  3. Ha d’estar sempre a ma, del contrari multiplicarem el nombre d’Entrades d’accions, el que implica reorganitzar o reescriure les tasques en el moment de processar. Com exemple Evernote permet instal·lar l’aplicació a diversos dispositius i guardar una copia de la informació a Internet, quedant sempre a disposició del usuari sense haver de preocupar-nos de temes com les copies de seguretat.

Podem reduir a una les nostres Entrades/InputBox , però sempre hem de tenir un recipient o safata física on deixar tota la documentació real: correus, factures i altres documents de paper que requereixin el paper físic per ser processats.

Es recomanable incorporar els tres conceptes tractats en el post un desprès del altre, per exemple: Abans de tot trobar una eina amb el que començar a treballar amb GTD com una simple llibreta, aplicant el sistema de llistes base de GTD. Un cop haguem emmotllat el sistema a la nostra rutina diària, entrarem a dissenyar i posar en marxa les nostres pròpies llistes personalitzades. En aquest punt podem tornar a repensar si l’eina que utilitzem per gestionar el sistema és prou eficient, i si no val la pena optar per quelcom més sofisticat.

Per el següent post queda el processat de les notes i quins criteris aplicar per moure-les entre les diferents llistes.