Decàleg per no morir ofegat amb el mail

L’objectiu és passar el menor temps possible gestionant el nostre correu. El mail és un dels majors devoradors de temps de la nostra rutina. Suposo que el gran problema és la capacitat que te per trastornar el nostre flux de treball introduint nous assumptes en forma d’imprevistos, o pel magnetisme que exerceix a l’hora de mantindre’ns davant la pantalla  processant tot el que rebem. El fet de rebre una gran quantitat de correus no ens ha de comprometre a processar-los tots (aquesta setmana toca el tema en Berto Pena al seu blog), pot ser un suïcidi

El kit de la qüestió és establir una rutina, unes normes de treball, que se segueixin regularment. Quelcom que ens ha de servir de referència a l’hora de processar, el correu o el que sigui. Cadascú ha de desenvolupar la seva pròpia rutina i un cop establerta sotmetre-la a un revisió que permeti millorar-la. No et preocupis, si introdueixes un canvi que no funciona  sempre el podràs desfer.

Deixeu que us mostri algunes de les normes que me imposat i que s’han acabat convertint en costums. Res de l’altre món, més enllà de composar un procés de treball és un contracte implícit amb mi mateix, tinc l’obligació de seguir-lo a canvi d’un retorn de més temps útil.

1. Estructurar un sistema de filtrat del correu que rebem. Vaig tractar el tema en un post anterior, però és fonamental per treure tota la palla i la brossa del Inbox. Si revisem el correu una vegada al dia no podem perdre el temps destriant que és important del que no. Ho podem desestimar o catalogar-ho en carpetes de forma automàtica, per tal de revisar-ho una vegada per setmana.

2. Establir un sistema de gestió tipus trusted trio, o amb inspiració gtd, per gestionar els assumptes pendents. La intenció és establir un procés de gestió per permetre controlar els assumptes que es generen des del mail i permetre crear un entorn on puguem identificar el que tenim pendent, cosa que resulta bastant difícil si dediquem tot el temps disponible a processar el correu del Inbox. Jo no en soc partidari, prefereixo passar-ho tot al meu sistema de llistes, a mesura que reviso els mails derivo les accions que se’n desprenen al meu sistema de llistes.

3.No oblidar-nos de la carpeta de SPAM- Correu brossa on va a parar tot el que el nostre sistema considera informació poc útil o fraudulenta. Un dels problemes que m’he trobat és que notificacions enviades automàticament per avisar d’una incidència poden ser catalogades com SPAM si la seva freqüència de recepció és alta. Creant aquest hàbit ens estalviarem problemes. Jo el reviso un cop per setmana, al mateix temps que reviso les carpetes de notificacions i news del compte.

4. Centralitzar totes els meus comptes en un sol client. La intenció és aquesta però de moment no m’ha sigut possible. A dia d’avui continuo diferenciant entre comptes professionals – utilitzo Outlook-  i les 2 o 3 adreces que conservo  en serveis de correu webmail gratuït que encara conservo i utilitzo.  La intenció és no duplicar la sessió de processat del mail, no perdre temps i no ometre cap detall de la nostra activitat.

En el cas dels comptes gratuïts els centralitzo a GMAIL on el contingut d’algun s’autoclassifica en una carpeta especifica mitjançant un filtre. Els comptes que només aprofiten una petita fracció de correus operatius (la resta és publicitat) s’han de desconnectar i eliminar-los. Abans de fer-ho envia un correu amb el mail actiu a tots els contactes que vulguis conservar.

5. Crear respostes estandarditzades que pots guardar com a plantilla. Crear una resposta tipus per un determinada tipologia de correu i guardar-la dins del mateix client,  recurs que molts clients de correu disposen, o com a document separat al que recorre en les nostres sessions de revisió de mail.

6. Quins correus de contestar i quins eliminar?  Si ets dels que rep una gran quantitat de correus no et pots permetre una resposta personalitzada. Has de fer un triatge del que contestes, per transcendència sobre la teva activitat o per la rellevància del contacte. La resta poden ser organitzats per ser contestats en una sessió posterior o  amb una resposta estandarditzada. Finalment has de tenir clar quins deixes de costat i no respondràs, jo ho faig amb els merament informatius i els poc rellevants (dins del grup de  no generats automàticament).

Una sèrie de costums que he anat establint durant els últims anys per dur una mica d’ordre a la gestió del meu correu. Deixeu el vostre comentari amb algun detall de la vostra forma de treballar amb el correu, segur que teniu els vostres propis secrets en  la matèria :-)