Medir la productivitat. Anàlisi o control?

Fa unes setmanes em van donar la possibilitat de provar el servei de Workmetter. En poques paraules es tracta d’una aplicació a  instal·lar en els diversos equips informàtics que utilitzem, la qual recopilarà dades de la nostra activitat i ens oferirà informació de la nostra productivitat davant l’ordinador en forma de gràfics i informes. La aplicació pot utilitzar-se dins d’un entorn corporatiu, permeten diferenciar entre projectes, departaments i individus… Deixo per més endavant l’anàlisi funcional, l’important són les preguntes que m’ha plantejat el seu ús i el seu potencial: ¿Es convertirà en una eina d’anàlisi de la productivitat o en una eina pel control dels treballadors?

Workmeter s’ha dissenyat per registrar dades de la nostra activitat i transformar-les en informació. Evidentment cal un treball previ de configuració que permeti posar en marxa el sistema, però a partir d’aquest punt ens oferirà un desglossat de les aplicacions usades,  webs visitades, i quan temps passem a cadascuna.

Crec que en la nostra societat hi ha una manca de cultura productiva. Entenem per produir treballar quantes més hores millor, primant la presencia en el lloc de treball per sobre de l’obtenció de resultats.  D’aquesta premissa es deriven una sèrie de perjudicis  que poden catalitzar la sorpresa de la primera revisió de les dades obtingudes a través de l’aplicació. Ens podem trobar situacions com:

  • El llistat d’aplicacions utilitzades reflexa una gran quantitat de pàgines web a les quals els treballadors dediquen una quantitat de temps significatives. Els meus empleats naveguen en excés i això evita que els seus projectes avancin.
  • El percentatge d’ús de les aplicacions especifiques per a la feina que realitzem no és majoritari, tot i ser de les més utilitzades. No s’aprofiten prou els recursos que posem a la disposició del equip per realitzar la seva feina.
  • Enllaçant amb l’anterior punt, el temps dedicat a les aplicacions d’ús comú és el més destacat. L’operari ofereix una profunda dedicació a la seva feina. Potser l’equipament informàtic i el software no funciona prou eficientment, creant demora en el treball de la gent que l’utilitza.
  • Es detecten períodes d’inactivitat durant el dia. El nombre de pauses és excessiu, fa un mal ús de la llibertat atorgada.  Existeix la feina offline fora de l’ordinador, cosa que workmeter encara no registra. A part d’una infinitat de situacions que ens poden apartar de davant la pantalla…
  • El gràfic d’activitat productiva indica una desviació notable del nombre d’hores de producció desitjades. Es pot arribar a produir 8 hores al dia? S’ha parat a pensar en quin es el nombre d’hores de producció desitjada. Estan basats en criteris racionals.

Un conjunt d’exemples exagerats que caricaturitzen una situació que es pot viure en aquelles empreses que  compten amb una direcció que encara creu que més quantitat és millor.

Workmeter em sembla una gran eina per ajudar en un procés de millora continuada que permeti al nostre equip a ser més assertiu a l’hora de treballar, però tinguem en compte que només es tracta d’una eina que ofereix informació i que sense uns criteris de lectura aquesta pot ser distorsionada i mal interpretada. Correm el risc de desviar l’atenció del que realment importa: els resultats i la qualitat del treball.

Abans d’iniciar un procés com de millora productiva fixem uns criteris mínims. Busquem una motivació, fixem un calendari junt amb un sistema de revisió de les dades, dialoguem amb els treballadors  i intentem comunicar les nostres fites i intencions, contrastem les dades obtingudes amb els resultats dels nostres projectes etc… Apliquem planificació i reflexió abans de començar,  comptant amb la participació i complicitat del nostre equip.

Utilitzar eines com Workmeter per al control dels treballadors és quelcom condemnat al fracàs. Tot i aconseguir una millora en la productivitat del equip i del individu, aquest pot veure mermada la seva qualitat de vida a causa de la pressió extra que aplica al treballador i de la distancia que es crea amb la direcció a causa de la percepció negativa de les seves intencions.

Em permetreu que deixi per la setmana vinent  dos post complementaris, un sobre que és per a mi cultura productiva, i l’anàlisi funcional de workmeter. Mentrestant ús convido a que deixeu el vostre comentari sobre com viuríeu una situació així a la vostra empresa. Que passaria si d’un dia per l’altre us trobeu que s’estudia la vostra activitat? I si vosaltres fóssiu els empresaris, quins criteris utilitzaríeu per analitzar les dades i aplicar millores? Us decantaríeu per una actitud constructiva o us escoraríeu cap actituds de control?