GTD. El procés de revisió i reflexió sobre els projectes

Pensava que ja era hora d’escriure seriosament sobre el procés de revisió i reflexió dedicat als projectes. Quan parlem de reflexió i anàlisi sobre els nostres assumptes sempre pensem en la revisió setmanal, però oblidem una revisió a major altura, amb major perspectiva, que ens pot obrir els ulls a mancances en la forma com executem la nostra activitat i els nostres projectes, prioritzant-los uns sobre els altres o donant resposta a la demora al executar les seves accions.

La idea era fer un post review repassant tots i cadascun dels punts a realitzar en la revisió setmanal – com si d’un checklist es tractes – però m’adono que aquesta revisió es desenvolupa en dos plans, mirant cap a les accions per buscar resposta a les qüestions de la nostra activitat més immediata, i enlairant-nos per veure com s’avança cap als nostres objectius.

Imatge via jaxxon sota llicència Creative Commons

Posar ordre als teus assumptes

He de començar fent un repàs al procés de revisió relatiu a projectes que duem a terme en la nostra revisió setmanal. No s’entén el binomi revisió reflexió aplicada als projectes sense donar aquest pas.

Com veieu al titol de la secció, sovint utilitzo la paraula assumpte per referir-me a projecte. Des del microprojecte sorgit de la divisió d’una tasca en dues o tres accions i que has d’atendre, als projectes amb més volum sorgits d’una planificació natural. Tots ells t’estan esperant en la teva llista de projectes i te’n has de fer càrrec sense distinció.

De que serveix la revisió setmanal, pel que fa als projectes? Doncs per revisar i purgar cadascuna de les llistes eliminant i reubicant tot allò que faci falta. Més enllà de les tasques més convencionals s’afegeix a la seqüència, accions que ens permetrà donar ordre als nous inputs d’aquest tipus  que hagin d’entrar. Seguint els següents passos durant la revisió setmanal faràs una posta a punt en condicions:

  • Identificar nous projectes en l’inbox.
  • Desglossar-los en tasques i donar-los d’alta en el teu sistema com a projecte
  • Per als més complexes, programar una planificació natural
  • Revisar les llistes de projectes actius i aturats, decidint sobre quins treballarem la propera setmana.

La llista de control, aplicada fil per randa en cada revisió  permetrà aplicar el mètode, crear l’hàbit i això reforçar el compromís amb els teus assumptes. La revisió en si, és el contingut del temps de planificació de la nostra activitat per pensar que hem de fer i com fer-ho.

La planificació hauria d’anar acompanyada d’un temps dedicat en exclusiva a rematar els projectes que han quedat penjats i que s’haurien de tancar, perquè arriba la seva data límit o per que es tracta de microprojectes que han quedat en segon pla. Dedicar una tarda a la setmana, abans de fer la revisió setmanal o un cop ja has acabat la teva activitat laboral. Seria una bona forma de posar un punt i final a la setmana laboral.

Mirant cap als nostres objectius

Una  vegada al més hauríem de realitzar una segona revisió especifica només per a projectes per tal d’analitzar el seu desenvolupament. Una revisió de l’activitat realitzada durant l’últim mes i en la que faria falta:

  • Eliminar elements de la teva llista de projectes, en espera o actius, que ja han sigut finalitzats.
  • Revisar el material de projectes, arxivar el que sigui necessari i eliminar la resta.
  • Puntejar les llistes d’objectius. Per cada objectiu mantindrem una llista de projectes a realitzar per considerar-lo complert. Durant la revisió marcarem els realitzats.
  • Modificar les llistes objectiu projecte. No son llistes tancades i poden incorporar-se nous projectes.
  • Plantejar l’activitat pel mes següent. Fixar les dates límit pels projectes que vulguem realitzar

L’important de fer de forma sistemàtica ambdues revisions és el que genera cadascuna d’elles. Un cop les hem realitzat repetides vegades començarem a extreure’n conclusions, de com avança la nostra feina, quins son els errors que cometem a l’hora de plantejar les fites en forma de projecte per al més següent, o si son erronis els criteris per tirar endavant els projectes que escollim…  Tot això ens ho dona l’experiència, una experiència basada en un mètode de treball.

Els processos de revisió ens obliguen a realitzar una tasca de caire mecànic relacionada amb la depuració i organització de les accions. Una tasca de caire estratègic planificant quins projectes son els següents a executar, pensant en els recursos que disposem. Finalment es dur a terme una tasca de reflexió que assenta els nostres pensaments i els converteix en accions i decisions per canviar la nostra forma de fer fins al moment, i que potser no ha funcionat com esperàvem.  No tant sols fem manteniment sinó que incrementem la nostra perícia sobre la planificació i administració d’accions i projectes.

He passat a veure la revisió com un acte merament administratiu a un procés de reflexió i anàlisi de la meva activitat. Moure els projectes sobre el meu pla de treball em fa ser més conscient del que faig i cap a on vaig. A tu també et passa? Que has trobat dins de GTD que t’ha permès generar aquet punt de reflexió, de maduració? Et convido a deixar-me el teu comentari o a fer-me’l arribar a @davidtorne