12+1 errors a evitar per millorar la teva productivitat

La forma més senzilla d’erosionar la productivitat personal són les petites distraccions, futilitats o aspectes bàsics que donem com ja entesos i assimilats. Moltes vegades ens relaxem i deixem la porta oberta a l’entrada de mals costums que acabaran provocant problemes. Les següents línies són detalls a tenir en compte per mantenir-nos en guàrdia sense perdre el flow i la màgia a l’hora de passar a l’acció.

  1. Confiar en la teva ment. Saps que has d’anotar tot el que et ve a la ment i ho fas però amb el temps ho restringeixes a les coses importants: tasques a realitzar, detalls a tenir en compte… Et relaxes i penses, “bé ja me’n recordaré o si és important em tornarà a la ment…” Creem una zona de penombra abonada pels oblits i l’omissió d’accions a realitzar que potser no son importants però poden convertir-se en una nova oportunitat o experiència.
  2. No recopilar-ho tot. Una variant del punt anterior. “Hi ha coses que no considero prou importants per anotar-les i tractar-les a través de les meves llistes d’accions, quan tingui un moment ja les faré…” És una forma de crear una dualitat entre la teva activitat oficial – la important- i una de paral·lela. La recopilació ha de ser indiscriminada i realitzar el triatge al processar.
  3. Utilitzar les llistes i l’agenda per quelcom més que per la seva funció. Des d’anotar accions a realitzar associades a una cita a l’agenda, o convertir una cita en una acció per col·locar-la en la llista de següents accions – associant dia i hora a la descripció – quan és imminent (per no tenir que consultar a la agenda). Es desdibuixen els límits i es crea confusió.
  4. Enviar a la teva llista conceptes, no tasques ni accions. Pots recopilar una idea però per introduir-la al teu sistema l’has de convertir en una acció que puguis realitzar. Treballa el text assignat perquè indiqui l’activitat de forma concreta i prou especifica per saber que fer al llegir-la. Anotant quelcom com ‘lloguer’ enlloc de ‘revisar si s’ha domicialitzat el rebut del lloguer’ ens obliga a rumiar, matant la intuïció i creant espai per l’error.
  5. No valorar la complexitat de la tasca. Dos matisos, el primer no fer l’esforç de desglossar la tasca en accions individuals – projecte gtd – a realitzar de forma seqüencial. Segon, fer una apreciació a la lleugera de la seva complexitat, no visualitzar-la. En ambdós casos ens porta a una valoració errònia que pot acabar amb una feina a mig fer o un tasca procrastinada. Una correcta apreciació ens permet visualitzar quan la podem realitzar durant la nostra jornada. Ubicar-la mentalment.
  6. Intentar gestionar el temps. Utilitzar un planning com a via per organitzar-nos, assignant les accions sobre el dibuix, donant un temps predeterminat a cada tasca sense tenir en compte els imprevistos, interrupcions ni preveure com ens trobarem anímicament. Què passarà quan no puguem finalitzar la tasca? Què passa si hi ha algun impediment material que no ens permet treballar-hi? Millor gestionar l’activitat amb un sistema de context, temps i energia com GTD.
  7. Revisar els teus assumptes de forma superficial. Segur que et preocupa com van els teus projectes i el que has de fer els pròxims dies, ho revises i fixes accions per a que tot vagi bé. Fantàstic però s’ha d’aprofundir més , fins arribar a un nivell burocràtic. Netejar i ordenar les llistes de tasques, mirar a setmanes vista les teves responsabilitat, establir varis nivells de revisió…
  8. Infravalorar el poder de les pauses. Entre tasca i tasca un descans per aclarir idees. Ho tens clar i ho dus a terme com a mínim durant les primeres hores del matí però hi ha moments durant el dia – o la setmana – que passes. Estàs capficat per la feina, te’n recordes, no ho trobes important… el rendiment baixa i la teva qualitat de vida també. Molts cops la davallada és assumible però si convertim la pausa en un hàbit a la llarga millorarà el rendiment.
  9. No disposar de criteris clars per fixar prioritats. Caure en l’activitat sense direcció. Si no treballes la teva visió de futur, definit un propòsit i concretant-ho a través d’uns objectius  a realitzar el que acabarà marcant el dia a dia seran les urgències, les dates d’entrega fixades per altres i els capritxos (allò que et ve de gust fer enlloc del que has de fer).
  10. No desconnectar. No em refereixo només a deixar de banda la feina quan acabem el nostre horari laboral, també de disposar de temps de qualitat a través d’aficions o de relacions amb altres que gaudim per pur plaer i que son una font de creixement personal. Substituïm les preocupacions i/o l’estrès generat per l’esforç de la feina per quelcom plaent.
  11. No establir límits per les activitats de baix valor. Navegar sense sentit per la xarxa, revisar les apps mòbils i xarxes socials quan vulguem i tot el temps que ho vulguem fer equival a reduir la capacitat concentració i malbaratar una part important del nostre temps. Fixem moments durant el dia – o la setmana – amb un temps predefinit per evitar cremar una part important de la jornada i crear mals hàbits.
  12. No aplicar canvis de forma gradual. El canvi és bo o millor dit, inevitable. Ens adapta al entorn, a les noves necessitat, però dur a terme un ajust del comportament de forma brusca només ens condueix a un lloc: Al fracàs. Petits passos – assolir fites modestes -per aplicar un canvi com deixar de procrastinar, fer esport de forma regular…

(Bonus track) “Soc una persona eficient”. No ho diràs en veu alta però ho pensaràs, oi que si bandido ;-) Relaxar-te, pensar que ja n’hi ha prou amb el que tens i perdre l’inquietud per continuar avançant en aquest aspecte. El conformisme o la pèrdua de tensió equival a donar passos enrere. Continuar llegint sobre el tema i avaluant la teva activitat de forma continuada et mantindrà en guàrdia.

Imatge via Mis-takes sota llicència Creative Commons