GTD. De la senzillesa a la sofisticació

El que s’exposa en les següents línies és un punt de vista molt personal sobre Getting Things Done. Des que vaig iniciar la seva implementació he passat de tenir una forma d’organitzar-me a madurar com a usuari del sistema. Veig aquest procés com un camí a recórrer on no compta només l’experiència – que també – sinó un factor de desenvolupament impulsat pel sentit crític de l’usuari o en altres paraules, per la seva capacitat per reflexionar sobre com el mètode influeix en la seva activitat i com pot treure’n major partit.

Aquest procés es caracteritza per un mecanisme natural en què a mesura que es van assimilant conceptes, anem focalitzant i treballant diferents aspectes. Malgrat ser una visió esbiaixada per la meva experiència personal crec que pot esbossar l’experiència viscuda per molts de vosaltres.

Ordenar la nostra activitat

Els qui treballem amb GTD comptem amb una avantatja estratègica. Tenim una forma de fer les coses, una sèrie de pautes que ens marquen com actuar per tal d’ordenar els assumptes satisfent la necessitat racional, però queden les pulsions del inconscient, aquelles que retornen a la ment qüestions ja tingudes en compte. Aquesta segona capa de refinament només és possible quan ja hem recorregut un camí acompanyats pel mètode. Quelcom incremental estratificat en diverses fases on cadascuna aporta quelcom diferent i ens ajuda a créixer:

Fase 1. Implementar el sistema

Comencem per aplicar el mètode pas a pas tal i com marca el sistema per tal d’aconseguir els resultats promesos. Obtenim una millora notable, ens centrem en la feina i dinamitzem els nostres projectes.

Fase 2. Superar inconvenients

Prenem consciencia de les resistències generades per l’activitat habitual,  intentem solucionar-les a través del propi sistema. Per exemple, no ens hem de preocupar les accions i projectes a realitzar ja en perspectiva. Si els hem tractat o planificat – en el cas dels projectes – cadascun ha d’ocupar el seu lloc en les llistes del sistema. Si encara continua tornant a la ment quelcom falla i hem de tornar a digerir-ho via anotació registrada i enviada al inbox, en el cas de les accions, o reobrir la planificació natural realitzada si es tracta d’un projecte.

Fase 3. Es tracta de fer-ho

Posem èmfasis  en l’últim pas del flux de treball de GTD, fer/executar l’activitat.  Preparem sessions de treball amb antelació utilitzant a fons els contextos (activitats en un mateix entorn) i anticipant el temps/nivell d’energia disponible. Reservem temps per treballar en un projecte concret o amb un tipus d’accions específic (accions  no prioritàries).

Fase 4. Desaprendre

El procés d’aprenentatge ens ensenya que no existeix una escala de prioritats on es puntua cada item de les llistes, no existeix una divisió entre activitat professional i personal, no hi ha una activitat de primera i de segona segons l’àrea de responsabilitat i sobretot no hi ha distinció entre activitat que desitges fer i la que no et ve de gust realitzar (pel tipus d’activitat i el moment), per mi l’últim esglaó de resistència a batre.

Són idees preconcebudes que obren la porta a la tornada reiterada d’assumptes a la ment i creant una percepció errònia del que hem de fer o fins i tot del que ens envolta. Implementar el sistema, afrontar les dificultats generades per l’activitat, explorar els recursos per treure’n el màxim partit i aplicar el sentit crític per la millorar.

Fase 5. Millora continuada

Un cicle iteratiu de millora continuada. Millorem la forma d’afrontar les diferents activitats. Com més clares tenim les coses i més mecànicament actuem ens envaeixen menys distraccions,  interrupcions generades per un mateix  o dubtes sobre el que fem i com ho fem. Estem ajudant a formar un entorn productiu més robust i àgil.

Fase 6. Perspectiva i prioritats

Et centres en la teva perspectiva. Ja no fas en horitzontal sinó en vertical, penses en la teva visió de futur i els teus objectius. És una mica dur pels dubtes que planteja però necessitem donar-li una direcció a la nostra activitat per treure-li partit. Ens adonem que volem arribar a algun lloc.

Fase 7. GTD com a quelcom implícit

Ja no existeix tal mètode com a tal, GTD està integrat a la teva forma de fer i ja no fas referència a ell com una cosa extraordinària que requereixi una atenció específica. Et centres en fer, en resoldre els assumptes i en cobrir aquests buits d’activitat que GTD no acaba de cobrir.

Una qüestió incremental

No hi ha solucions màgiques, només una forma de fer les coses. GTD és un sistema molt clar el que el posa a l’abast de tothom, però com qualsevol formula de millora no n’hi ha prou amb aplicar-la, cal treballar-la, cometre errors, reflexionar i aprendre. És una qüestió incremental on l’experiència potencia el coneixement, on la persona que aconsegueix dominar la base pot disparar els seus resultats explotant els recursos que ofereix adaptant-los a la seva realitat.

GTD t’aporta eficiència a través d’una forma de treballar però et toca a tu fer-lo créixer superant obstacles i inconvenients.

Pot ser la base d’un entorn robust on puguis resoldre assumptes i avançar cap a objectius ambiciosos, però per crear aquest eco-sistema productiu passa pel treball i l’esforç implementant el sistema i aprenent a través dels problemes que es presenten. Només d’aquesta manera generem un espai idoni on crear i executar.

Imatge via IMG_0967.JPG sota llicència Creative Commons