¿Eres un Killer? Vacía la lista de próximas acciones

GTD Killer - Acaba con tus proximas acciones

La base de nuestra productividad sigue siendo la capacidad para hacer. Acabar con las acciones pendientes puede parecer sencillo, pero la incapacidad para reflexionar sobre que hay que atacar primero en el surtido de la lista de próximas acciones nos puede dejar en vía muerta.

Para ser un ‘matador’ no hay que dejar a cero nuestra lista (por otra parte, algo imposible), lo que hace falta es saber sopesar la prioridad real de cada una, como luchar contra la procrastinització y ubicar los asuntos secundarios para que no nos distorsionen. Hablamos de cómo trabajar la capacidad de finalización.

Se acabo el procrastinar

Hay obligaciones que se enquistan, no es necesario que las percibimos como un gran escollo, o como algo especialmente tedioso. Si te cuesta centrarte en las acciones prioritarias, crea una sublista con estas acciones, si no es el caso identifícalas y destácalas de alguna manera. Subráyalas, márcalas con un tag…

Nos cuesta seguir el precepto de empezar – ejecutar – terminar, nos apartamos de lo que sale de la normalidad , que no nos devuelve el disfrute de una victoria fácil. Procrastinamos y al darnos cuenta de lo que no funciona caemos en la frustración.

Para generar anticuerpos contra la procrastinitzación no hay como desarrollar el hábito de empezar, aunque sea de forma desordenada. Silenciar expresiones como “Ahora no tengo tiempo suficiente “, “No me veo con fuerzas “, “No podré acabar por … “… ponte con ella y una vez estés inmerso te harás una idea de su dificultad real. Puede ser más compleja de lo que pensabas , o ser una cuestión de dedicarle tiempo, pero al trabajar supera los perjuicios de lo desconocido.

Cada minuto invertido ayuda a enterrar las frases de rechazo que te han vendiendo a la mente cuando la lees y la relees en tu lista.

La clave, como siempre, residen en crear el hábito.  Te propongo tres vías para superar la resistencia inicial, conseguir la consolidación a través de la repetición y acabar minimizado el riesgo de procrastinación:

  1. Divide la tarea. Trabaja con microproyectos que te permitan dividir tu obligación y conquistarla a través de pequeñas metas.
  2. Dosifica el esfuerzo. En el caso que dividir una tarea no sea una buena opción por tratarse de una obligación especialmente tediosa, podemos recurrir a lo que autofocus llama la aplicación de una cantidad breve y constante de esfuerzo. Trabajaremos hasta que lo consideramos suficiente y pasaremos a una nueva tarea. Posteriormente volveremos y dedicaremos una nueva dosis … así repetidamente hasta desatascar – o finalizarla.
  3. Sistematiza el trabajo. Usa la Técnica pomodoro. Un trabajo en franjas de 25 minutos bajo la presión de un cronómetro en cuenta atrás , intercalando pausas de 5 minutos para descargar.

Terminando lo que no es una prioridad

Hay que encontrar tiempo para todo lo demás, desde las acciones de mantenimiento a las encargadas de cuidar el detalle. Ya sea al final de nuestra jornada, cuando estamos más castigados y desganados al darlo todo durante el día, o en el peor de los casos al haber quemado todos los cartuchos al intentar solucionar un problema . Si te reservas la media hora al final de cada día para las acciones de color gris que no destacan por su dificultad ni importancia, te podrás ir a casa con la falsa sensación de que has cerrado bien el día.

No hay nada como engañarse a uno mismo para no irse a casa enfadado a causa de los imprevistos que no te han dejado terminar lo realmente importante. Una forma de utilizar la paja en forma de acciones no vitales para amortiguar la frustración.

Puedes utilizar otros métodos como dedicar una hora cada dos días, las horas antes de tu revisión semanal (si la haces antes de irte de fin de semana). Una forma ideal de rematar asuntos y limpiar la lista de próximas acciones .

Como contrapunto queda la purga de acciones durante la revisión semanal. Los que trabajamos con un gran número de acciones y al revisar nuestra lista descubrimos de persistentes y que no están vinculadas a objetivos ni a ningún proyecto, nos podemos plantear si vale la pena hacerlas. Si la respuesta es no, que no te tiemble la mano.

No llegarás nunca a vaciar a tu lista de próximas acciones, pero tu capacidad de ejecución te puede ayudar a avanzar a mayor ritmo hacia tus metas. Un killer no es alguien que dispara contra cualquier acción pendiente, sino alguien que sabe marcar prioridades, elegir y resolver.

Imagen vía skgz bajo licencia Creative Commons