Aquesta entrada també està disponible en: Español
Imatge via metaleks sota llicència Creative Commons
Quants cops t’ha passat pel cap la frase ‘Si avui m’hagués quedat a casa hauria fet el mateix que anant a treballar ’, acompanyada de la sensació de per no haver assolit els objectius de la jornada, o simplement que les nostres obligacions han acabat per escapar-nos de les mans. És pràcticament impossible no viure mai una situació semblant, però si que podem convertir-la en quelcom anecdòtic. Com fer-ho? Doncs aprenent a prioritzar, triar el més important i centrar-nos en FER. En aquest post vull parlar de la gestió de les tasques clau. Quin pes tenen dins la nostra productivitat, i com hem de treballar-les.
Si la nostra jornada laboral fos un pastis, les tasques clau serien els trossos més grans. No necessariament per volum de feina, més aviat pel decisives que resulten a l’hora de resoldre –tirar endavant – algun dels nostres projectes. Podríem etiqueta com a tasca clau, tota aquell treball que reuneixi alguna de les següents condicions:
- Tasca amb un venciment, o entrega, pròxim. Les sempre dramàtiques Deathline. No cal tenir-les a sobre per treballar-hi, si les prioritzem amb antelació evitarem caure en un sot de presses i estrés.
- Major carga de treball i/o complexitat que la resta. Tot projecte te les seves tasques centrals, pel temps que hi invertirem o pel talent a desplegar per resoldre-les. Recordem el principi de Pareto, el 20% de les tasques generen el 80% de la feina. En qualsevol dels dos casos és adient és adient seguir les recomanacions de COM i QUAN treballar-hi, mencionats més endavant.
- De la qual depèn la continuïtat del flux de treball de terceres persones. Només en el cas de tractar-se de la posada en marxa d’un projecte, on hem de dividir i distribuir les tasques amb els altres membres de l’equip. Seguint el mantra: ‘No podem tenir gent parada’. No incloem en el grup les urgències o imprevistos. Sempre podem programar el seu estudi a posteriori.
Per fer-hi front, amb les màximes garanties, reservarem els millors moments de la jornada. Quan estem més frescos i més tranquils, generalment a l’inici de la jornada. Com a professional que treballa tot el dia davant una pantalla, se que les dues primeres hores del matí són especialment importants. És el moment del dia on estic al 100% pletòric de forces, la meva capacitat analítica esta disparada. El fet de no arrossegar la carrega i els problemes que sorgiran al llarg del dia em dona calma i em sento capaç de gestionar qualsevol situació. Identifica el moment en que et sentis pletòric i reserva’l per les teves tasques clau.
Un cop estem en marxa hem de focalitzar sobre la tasca, procurant no perdre temps en detalls subsidiaris i en distraccions. Una de les claus és identificar-les i programar-les amb antelació, evitant perdre temps decidint quines de les nostres tasques pendents farem a continuació, arriscant-nos a prioritzar altres labors menors pel fet d’obtenir-ne una resolució ràpida. El que GTD anomena el poder de la següent acció. Personalment deixo preparades la llista de tasques clau del dia següent abans de finalitzar la jornada, durant els últims 15 minuts identifico les tasques a realitzar l’endemà a primera hora. L’altra clau és la continuïtat en el treball, evitar les interrupcions, preparar-nos per treballar les 2-3 hores de major rendiment únicament en el que tenim en ment. Tot el que sorgeixi haurà de ser demorat per ser ates durant la resta de la jornada.
Seguint la línea d’identificar les nostres tasques clau, programar-les amb antelació i dedicant-hi l’atenció que és mereixen durant el moment més àlgid de la jornada, rendibilitzarem la nostra jornada de forma perceptible. La nostra feina avançarà i nosaltres serem conscients d’haver aportat, de ser resolutius. Sobre paper escrit sembla fàcil però només la practica marca la diferencia. M’agradaria que compartíssim els detalls del procés Quines hores dediqueu a resoldre aquestes tasques i com les identifiqueu?, jo ha us he donat el meu parer en el post, ara us toca a vosaltres completar el contingut amb els vostres comentaris.
