Aquesta entrada també està disponible en: Español
Quan som principiants ens costa classificar les accions amb nivells de temps i energia. És un element addicionals que al aprendre a usar-lo aporta major versatilitat. No es tracta només d’un cribatge secundari per escollir la següent acció sinó d’uns indicadors per aprofitar qualsevol moment de la jornada, siguin quines siguin les teves condicions.
Temps
Assignar la duració de l’acció permet encaixar-la a la rutina. És una forma de valorar la seva complexitat (duració i esforç). Al iniciar-te en GTD tens tendència a agrupar – més que classificar – les teves accions en nivells de temps 5, 15 minuts, 1 hora… sense parar-te a pensar en l’atenció real que requereix.
Vinculo el que trigaré a realitzar una acció amb la capacitat d’atenció necessària. Realitzar un encàrrec al costat de l’oficina, llegir un post o escriure un mail pot dur-me entre 5 o 15 minuts. Al no ser molt exigent és una activitat que puc realitzar de forma casual.
Escriure un post em pot dur més d’una hora, en aquest cas hauré de tenir en compte certes condicions que m’ajudin a mantenir-hi l’atenció, com dedicar-me a buscar un moment idoni per realitzar-la o preparar la meva sessió de treball abans de començar per tal d’obtenir continuïtat i generar un resultat de qualitat.
Fer la reflexió al processar em suggereix altres activitat associades i que requereixen d’una acció, com cercar material o les referències necessàries.
Alerta. No parlo d’ubicar les teves accions sobre un planning de treball, em refereixo a utilitzar els criteris de temps i energia com a primer filtre en la selecció de la teva següent acció. Els utilitzes com un pseudocontext. Més endavant trobaràs un exemple concret de selecció usant el criteri d’energia.
Fer l’exercici de raonar o visualitzar la quantitat de temps, energia o atenció que requereix una acció t’ajuda a encaixar les peces de la teva rutina, millora la comprensió de l’activitat i dels teus recursos per realitzar-la.
La teva llista de petites accions
Les accions classificades amb un atribut de 5 minuts formen la teva llista de petites accions. Si el suport que utilitzes per implementar GTD (software o eina analògica) et permet filtrar per temps – l’ideal es temps i context – ja tens un accés a l’activitat a realitzar en els racons del dia on tens 5, 10 o 15 minuts lliures.
Un apunt sobre les accions de menys de 2 minuts
Utilitzo la regla dels dos minuts per realitzar petits assumptes menors a 2 minuts seguint el criteri de J.M.Bolivar al seu llibre. Si em costa més transformar l’item en una acció, assignar-li context, temps i energia que fer-la la faig en aquell moment, sinó li assigno el nivell de temps més baix que permet la meva aplicació (5 minuts) i l’envio a la llista que correspongui.
Aplicar la regla dels dos minuts – realitzant totes les activitats menors – perllonga massa el pas de processar. Pot utilitzar-se puntualment si saps que disposes de temps suficient per perllongar àmpliament el processat i vols treure’t de sobre aquelles petites tasques presents a la teva safata d’entrada. Fer-ho per sistema genera rebuig al processat fins al punt de procrastinar-lo.
Utilitzar el criteri energia
Entre els treballadors del coneixement les accions que requereixin d’esforç físic no abunden però seria l’exemple perfecte d’una acció d’alta energia. El reservem per utilitzar-lo en accions de llarga duració o exigència considerable.
És important indicar el nivell d’energia, alt o baix, a les teves accions. No soc partidari de treballar per TMI (Tasques més importants) on preseleccionem les activitats de més prioritat o que requereixen de més energia per tal de ser realitzades en primer lloc. És una forma subjectiva de prioritzar, quelcom que no funciona i desvirtua el sistema.
Per triar la teva següent acció seleccionaràs el context i si cal aplicaràs un segon filtrat per energia o temps. Se que et genera certa intranquil·litat, et preguntes: Quan em dedicaré als pesos pesats de la meva llista de pròximes accions?
Has de buscar els contexts en els que treballes en es moments clau del dia. Començar filtrant per energia enlloc de fer-ho per context et durà a les accions de major exigència de la teva llista, a partir d’aquí pots seleccionar-ne una i continuar treballant en les accions del context a la que pertany o utilitzar el criteri d’energia com el un (pseudo)context en si mateix seguint segons el mateix criteri.
Treballar sense temps ni energia
He treballat amb gent que implementa GTD sense utilitzar els pseudocontext de temps i energia. Si treballes amb una llista de pròximes accions reduïda (25-50 accions) la segmentació en contexts pot ser suficient per obtenir la claredat que necessites. Si treballes amb una llista més poblada hauràs de recorre al temps i energia per afinar l’elecció de la següent acció.
Sovint els lectors es senten aclaparats amb el nivell de detall dels articles, sobretot si són principiants. No és qüestió d’aplicar-ho tot de cop. Es comença per una base, etiquetant les teves accions en uns pocs nivells de temps (el que comentava d’agrupar) i assignant un nivell d’energia per generar l’hàbit i entendre com s’utilitza el recurs aplicant-lo dia a dia.
Amb el temps aniràs sofisticant la teva forma de treballar i desenvoluparàs el mètode, si ho necessites. Serà quelcom que sorgirà de forma natural.
