Aquesta entrada també està disponible en: Español
Aquesta és la tercera capsula per implantar GTD. És la primera mixta de tota la sèrie. Inclou les dinàmiques d’organització del sistema + la revisió diària per mantenir en ordre la perspectiva més immediata.
És un escrit extens en longitud però amb uns conceptes breus i assimilables que dominaràs en pocs dies. Desprès de 15 dies aplicant les pautes per organitzar-te i revisar, la teva eficàcia guanyarà en consistència.
#GTDenMarxa Classificar és un passatemps, organitzar requereix reflexió i profunditat Share on X
Organitzar no és classificar
Organitzar-se no és assignar una acció a una llista perquè en algun lloc s’ha de ficar. Classificar és un procés superficial que porta a assignar documents a un separador de carpeta o accions a una llista de forma irreflexiva i automàtica.
#GTDenMarxa Cada llista del sistema GTD representa l'estat de les accions que conté Share on X
Per decidir l’estat d’una acció al donar-li entrada al sistema de llistes quan processes, o per canviar-la de llista quan ja esta dins el sistema, cal una mínima reflexió i entendre que el fet de canviar el seu estat comporta unes conseqüències.
No es tracta de la mateixa forma una acció a la llista de Pròximes accions que a la llista En espera o Algun dia. Organitzar requereix entendre les conseqüències del canvi d’estat.
Un apunt, quan organitzem no només parlem de l’activitat, també del material que acompanya l’activitat. Del arxiu i el material de referència dels projectes, aquell que al ser processat és etiquetat com quelcom que no requereix acció però que val la pena guardar.
Les llistes del sistema
A continuació desglosso les llistes d’accions del sistema i altres contenidors que permeten administrar activitat i informació present en les safates d’entrada. Cadascuna amb les condicions a complir per donar entrada a l’acció.
Llistes d’accions. Contenen activitat a realitzar per l’usuari
- Safata d’entrada. És la única llista oberta del sistema. Hi podem anar dipositant coses quan vulguem. Acumula tot el que està pendent de ser transformat.
- Pròximes accions. Conté l’activitat activa a realitzar fins la propera revisió setmanal. Si al processar tens una acció a realitzar abans de la revisió setmanal envia-la aquí.
- En espera. Per accions que necessitem del concurs d’una altra persona per ser realitzades. Accions delegades o que requereixen de material o informació pendent d’enviament.
- Projectes. Per les accions de tots els projectes actius. Resultats a assolir de més d’una acció física. Ho podem gestionar com una única llista o com un contenidor amb varies subllistes (una per projecte).
- Algun dia/Potser. Accions que no faràs aquesta setmana. S’hi barreja activitat definida a fer durant les properes setmanes, projectes a llarg termini, idees, somnis…
És bo crear la subllista (aquesta setmana no) per l’activitat que has de tenir present a cada revisió setmanal per activar-la o no. T’estalvia revisar la llista sencera durant la revisió setmanal.
Activitat que depèn d’una data per ser realitzada o per ser activada
- Agenda. L’activitat agendada ha de ser realitzada en una data objectiva (fixada per tercers) no per tu ni les teves bones intencions (activitat subjectiva). Dates de venciment i cites.
- Arxiu de seguiment. Esdeveniments a tenir en compte a partir d’una data, fins llavors pots fer-los desaparèixer de la teu horitzó més immediat.
Les vacances d’estiu de 2018. Crea una anotació en el teu arxiu de seguiment el dia 1 d’abril per començar a preparar-les.
Material no accionable (no requereix d’una acció)
- Material de suport pels projectes. Material de consulta pels teus projectes, referències, documents… Tenir una carpeta física i/o virtual a l’abast de la mà facilita molt les coses. Quan el tanquis revisa’l com si el processessis per separar el que has de guardar i llençar.
- Material de referència. El teu arxiu. Tot allò que creus que val la pena guardar perquè creus que et serà útil per la teva futura activitat.
Quan reorganitzar la teva activitat
De la mateixa forma que no revisem la llista de pròximes accions al complert cada cop que escollim la següent acció a realitzar, no podem estar plantejant-nos l’organització de les llistes cada cop que les repassem.
Hi ha moments idonis per canviar l’estat de les accions desplaçant-les a una altra llista i eliminar les ja realitzades:
- Al processar. Al buidar les safates d’entrada estem organitzant els elements que en surten assignant-los-hi una llista/estat.
- En les revisions. La revisió setmanal creant un escenari de treball que inclourà accions i projectes a realitzar durant la setmana, on repassem totes les llistes del sistema. I durant la revisió diària restringint la revisió a agenda i pròximes accions.
Dedicar l’atenció necessària a organitzar un sol cop al dia evita dispersar-se
Una revisió diària
En aquest punt de la implantació ja pots començar a introduir un element bàsic de revisió. Al final de cada jornada realitza una revisió diària que et permeti refrescar la memòria i tenir present que tens que fer demà.
#GTDenMarxa La revisió al final de la jornada és la teva dosi d'organització diària Share on X
Revisa la teva llista de pròximes accions i la teva agenda. Si trobes que queda alguna cosa pendent captura-ho i transforma-ho per definir les accions a realitzar. No et portarà més de 10 minuts i permet mantenir la perspectiva.
En la propera capsula ens endinsarem de ple en les revisions. Explicarem que aporten, com ens canvien la perspectiva i la forma de funcionar.
