Aquesta entrada també està disponible en: Español
Et resulta difícil treballar amb les pautes marcades per Getting Things Done (GTD) perquè suposen un canvi important en com fas les coses.
No anotes cada pensament que et ve al cap de forma compulsiva, no atures la teva activitat cada dia a la mateixa hora/es per buidar les safates d’entrada ni molt menys dediques dues hores a fer una revisió setmanal per ordenar assumptes.
Cada canvi és una resistència a batre. Molts escullen GTD per la seva simplicitat i l’acaben abandonant per la dificultat per seguir-lo al peu de la lletra o pels pobres resultats quan l’apliquen saltant-se preceptes importants per convertir-lo en quelcom més còmode.
Et proposo una sèrie de pràctiques per facilitar la seva assimilació de forma natural i senzilla.
Capturar
Una eina només dedicada a la captura. Una llibreta i un bolígraf que et capigui a la butxaca. Si ho fas amb el mòbil et distrauràs amb apps i notificacions.
Deixa la teva eina sempre visible per facilitar la captura. Treballes en un despatx, davant d’un ordinador? La teva llibreta i bolí sobre la taula. Són un recordatori sempre present de com actuar.
Parles amb un client, un company, el teu cap, llegeixes l’email o atens una trucada: El bolígraf a la ma i el paper en blanc sempre davant per anotar el que sorgeixi.
Transformar
Ficar alarmes per transformar. Soc poc partidari de les notificacions i alarmes però per crear l’hàbit resulta fixar dos o tres moments al dia en els que deixar-ho tot i dedicar-te a buidar les safates d’entrada.
“Amb recordatoris, no et passarà per alt un dels moments claus del sistema, el d’aclarir i prendre decisions”
Processar davant d’un gràfic del sistema de flux GTD. Et pots imprimir un gràfic del flux GTD (com aquest) per tal d’utilitzar-ho quan buidis les safates. Durant les primeres setmanes et simplificarà la vida i t’ajudarà a interioritzar el mecanisme.
Organitzar
No organitzar. Restringeix els moments per canviar accions de llista a la revisió diària i setmanal. El sistema guanya en consistència, no canvia d’accions i projectes a cada consulta. Ho centraràs la presa de decisions en el moment d’aclarir i revisar
Consultar puntualment. No cal que treballis sempre amb el teu sistema de llistes obert ni que el consultis a cada moment. Escull un context i treballa en les properes accions. Consulta’l cada cop que tinguis que escollir els propers passos a donar (escollir context, aclarir…)
“Consultar continuadament el teu sistema de llistes és una pèrdua de temps i de focus”
Reflexionar
Revisió diària. Per no oblidar-la enllaça-la amb un esdeveniment que facis al final de la jornada. Per exemple arribar a casa, o preparar-te per sortir de la oficina. Quan arribi aquest moment sabràs que és hora de fer la revisió diària.
Revisió setmanal. Busca’t una altra persona per fer la revisió conjuntament. L’ideal és una altra persona que implanti GTD i faci la revisió conjuntament amb tu. No cal que ho feu al mateix lloc, cadascú al seu despatx o casa, però trucant-vos al iniciar-la i al acabar-la.
“Al fer la revisió setmanal crea un compromís ajudant-te d’una tercera persona”
Si no coneixes algú que treballi amb GTD escull algú del teu entorn i demana-li ajuda. Que et truqui al començar i dues hores desprès, quan ja hagis acabat. Comenteu com a anat tot.
Executar
Crea una rutina per fixar prioritats objectives. Una llista de control que et dicti que es important de veritat, imprimeix-la i penja-la a un lloc visible per consultar-la cada cop que hagis de decidir que fer .
Treballar per context. Tots sabem escollir un context i treballar-hi fins esgotar-lo. Això pot convertir-se en contraproduent. Cal establir una pauta clara per escollir context i per deixar de treballar-hi. Per exemple canviar en una pausa.
Com escollir context en moments clau
Quan comencem a utilitzar GTD, a vegades quan ja uns “entesos”, passem per alt algun dels conceptes basics. Soc un gran defensor de cercar facilitadors per ajudar-nos a implementar el sistema correctament, de crear els nostres propis mètodes. Segur que vosaltres teniu els vostres, me’ls voleu fer arribar amb un comentari?
