Aquesta entrada també està disponible en: Español
Es pot aplicar un GTD parcial?
Aplicar GTD en la seva totalitat és una empresa necessitada de dedicació i esforç. Es tracta d’un sistema per gestionar la nostra activitat la dificultat del qual recau a l’hora de canviar els hàbits necessaris per dur-lo a la practica.
És habitual veure com els seus usuaris el deixem penjat una o més vegades. Fins i tot molts casos acaben en un abandó definitiu.
No ens hem de desmoralitzar tant si abandonem de forma temporal o definitiva. Sigui quin sigui el cas ens podem quedar amb algunes coses del sistema, una aplicació parcial que millori de forma substancial la nostra productivitat.
El post d’avui presenta algunes aplicacions parcials del sistema per arribar a aquesta millora.
Tenir-ho tot present
El fet d’organitzar les teves safates d’entrada, saber que són, identificar-les – perquè tots en tenim encara que no ho sapiguem – definir-ne unes quantes per guardar els elements que es vagin presenten durant el dia, i implantar l’hàbit de capturar per revisar tot el recollit al final de la jornada et permetrà deixar d’utilitzar la teva ment com una agenda.
Et permetrà aclarir-te i atansar-te a allò anomenat la ment com l’aigua.
- Que necessites? Identificar i crear un conjunt de safates d’entrada.
- Quin hàbit has d’aplicar? Capturar.
- Què has de tenir en compte? Hauràs de revisar les safates d’entrada, processar-les encara que sigui superficialment per refrescar la memòria encara que no apliquis l’hàbit processar/transformar.
Treballar amb la pròxima acció
Una de les principals raons per les que GTD es torna un sistema de treball feixuc és haver de convertir les ‘coses’ enviades a les teves safates en accions ben definides, llestes per realitzar-les. Si les safates estan molt poblades el temps per processar a vegades augmenta de forma exagerada.
Tot i així el fet de treballar en accions és molt potent. Al processar transformes una tasca en les accions necessàries per completar-la. Accions físiques i concretes, precises, que indiquen l’acció física a realitzar.
Processar significa decidir que fer.
Quan repasses la teva llista de pròximes accions a realitzar no has de perdre temps decidint el que i el com, això ja ho has fet abans.
Si ho aconsegueixes, la fluïdesa de la teva feina augmentarà de forma notable.
- Que necessites? Safates d’entrada, una llista de pròximes accions, una llista de projectes.
- Quin hàbit has d’aplicar? Capturar, Processar
- Què has de tenir en compte? Si és una tasca complexa a la llista de pròximes accions anota la pròxima acció física i a la llista de projectes el resultat a assolir.
Revisar o no oblidar res
Prendre’t temps per revisar agenda, llista d’accions i de projectes, la safata d’entrada per estar sota avis del que s’ha de fer i decidir sobre els assumptes pendents, aclareix la perspectiva i ens fa anar un pas per endavant.
Reservar 5-10 minuts al final de la jornada i una mitja hora al final de la setmana per fer una revisió setmanal lleugera.
Què és una revisió setmanal lleugera? El mateix que la revisió diària, revisar calendari a un mes vista, si es tenen llistes d’accions actualitzar-les, processar safates d’entrada i decidir sobre els nous assumptes. Una revisió diària ampliada i amb més perspectiva.
- Que necessites? safates d’entrada, llista de pròximes accions, agenda
- Quin hàbit has d’aplicar? Capturar, processar, Revisió diària, Revisió setmanal.
- Què has de tenir en compte? Si treballes amb accions enlloc de tasques necessitaràs una llista de pròximes accions i projectes. Bloqueja a la teva agenda el temps necessari per fer la revisió setmanal.
Gestionar que no has de fer
Disposar d’un sistema de tres llistes: pròximes accions, aquesta setmana no i Algun dia.
A part de les safates d’entrada treballaràs amb tres llistes la llista de pròximes accions pel proper que hagis de fer, aquesta setmana no per accions a realitzar però no durant els propers 7 dies i Algun dia potser com un magatzem d’idees.
El tema es crear un sistema on et centris en les tasques o accions de la teva llista de pròximes accions, deixant a l’ombra – a les altres dues llistes – el que no hagis de fer.
- Que necessites? safates d’entrada, llista de pròximes accions, llista “Aquesta setmana no”, llista “Algun dia“
- Quin hàbit has d’aplicar? Capturar, processar, revisar
- Que has de tenir en compte? És necessari revisar setmanalment les llistes aquesta setmana no i algun dia per actualitzar-ne el contingut.
Si, es pot aplicar un GTD parcial
Ja ho deia David Allen, encara que només aconsegueixis aplicar alguns aspectes del sistema et reportaran grans millores en la teva forma de treballar. Millores tangibles i una reducció del nivell d’estrès.
Si no has aconseguit implantar el sistema al complert, potser una de les anteriors formules t’ajudi a “funcionar” millor.
