Aquesta entrada també està disponible en: Español
Imatge via sergis blog sota llicència Creative Commons
Per programar la nostra activitat diària, o setmanal, seleccionem les següents accions del nostres projectes i les col·loquem a la llista pròxim. Hi sumem totes les cites del nostre fitxer de seguiment, del nostre calendari, i ja haurem definit tot el que hem de fer en les pròximes hores o dies. El problema sorgeix quan les accions excedeixen el temps previst per ser completades, o al aparèixer imprevistos que obren nous fronts. En aquest punt ens adonem que no podem amb tot, i ens veiem obligats a renegociar els nostres compromisos. En les línies següents veurem com podem assumir aquest procés i algun detall per gestionar la reubicació de tasques.
No ens hem de culpabilitat pel fet de posposar una tasca. Està bé buscar un perquè a la demora, però hem d’assumir-ho com quelcom normal. Si per nosaltres és una tasca remarcada, o que ens fa especial il·lusió, ho podem percebre com un petit fracàs. No ens ho agafem com una cosa personal, racionalitzem, donem una resposta de perquè no s’ha pogut dur a terme i deixem-ho aquí. Fixem un nou dia i hora, i mirem endavant.
La convicció que una acció es realitzarà es genera perquè confiem en la nostra actitud productiva, perquè apliquem un mètode com GTD que ens ha demostrat la seva eficiència, o simplement perquè som seriosos a l’hora de FER. Les sensacions negatives que apareixen cada cop que posposem una tasca s’aniran esvaint. Tot i així hem de ser curosos de no caure en la procastinització: demorar les nostres obligacions de manera reiterada perquè no ens resulten prou atractives, o per un baix grau de compromís.
Jo divideixo en dos grups les tasques a renegociar, segons si és una tasca que només m’afecta a mi, o si hi ha terceres persones que depenen de la meva feina.
Conec els meus valors, els meus objectius a mig llarg termini, i en base a ells escollir que realitzaré en primer terme, que quedarà en un segon pla i que passarà a la llista Algun dia. En certs moments podem veure’ns superats per la feina extra que ens arriba via imprevistos o peticions no programades del nostre entorn. No perdem la fermesa ni la racionalitat, valorem entre el conjunt de peticions externes i següents accions, quines son importants i quines poden ser realitzades de banda.
No sacrifiquem els nostres projectes per tal de quedar bé amb el sol·licitant de la tasca. El fet d’exposar-l’hi d’una forma raonada i elegant la nostra planificació, fent-li entendre que la resolució del seu assumpte no serà immediata, ens ajudarà a guanyar-nos el seu respecte. Et mostraràs com un professional que sap planificar.
És clau buscar l’acord amb la part sol·licitant, però portant la iniciativa, portant el pes de la discussió. Una de les practiques que més bons resultats em dona consisteix exposar-li el meu pla per escrit – e-mail – sense demanar la seva aprovació. Em limito a presentar-li un full de ruta de com aniran les coses, i si hi ha algun problema ja em contestarà. Insisteixo en que sigui per correu, així no perdo mai el control de la situació, si truca procuro estar ocupat i aplaço la trucada. Soc jo qui porto la iniciativa.
Si del que es tracta es d’obtenir una prorroga per finalitzar qualsevol feina, un aplaçament, les normes canvien. Acostumo a enviar un correu exposant de manera breu i raonada els meus motius, evitant mencionar la manca de temps i mirant de convèncer a l’altra part que estic buscant una millora del resultat final ampliant algun punt concret de la tasca. Després d’un marge de temps prudencial intento posar-me en contacte amb la persona que te capacitat de decisió per demanar-li el seu parer i obtenir una resposta. Si és afirmativa li dono les gracies i intento millorar el punt en discussió el màxim possible, si la resposta és negativa la entrega s’enviarà amb la qualitat suficient. No convé utilitzar aquest sistema com a excusa per obtenir una entrega mínims, hem d’aportar quelcom més.
Per acabar recomano que tingueu a mà alguna eina tipus planning o horari, on pugueu trobar forats per realitzar les vostres tasques pendents. Una eina amb format gràfic dona una major perspectiva. És molt útil per recol·locar activitats que s’han despenjat de la jornada, o també accions i projectes: En el meu planning reservo forats per aquest tipus de situacions. Creo una llista especial d’accions per omplir aquests moments i em torno a ficar al dia. Una forma de liquidar temes pendents.
Per renegociar les nostres tasques sense caure en emocions com la culpa, o la sensació de fracàs cal temps i practica. M’agradaria conèixer els vostres trucs habituals per organitzar aquelles tasques que es despengen del dia a dia, i per posar en espera aquells PESATS pels que tot es urgent i volen una solució a l’acte. Deixeu un comentari o feu-me’l arribar al meu compte de twitter @davidtorne. Mai esta de més conèixer els costums de treball dels que ens envolten, de ben segur que ens aportarà coses que podrem incorporar a la nostra rutina, o com a mínim ens donarà una nova perspectiva.
